חוק הנוטריונים ותקנות הנוטריונים מחדדים כל פרט קטן בנוגע לאישור של נוטריון. היות וחתימתו של נוטריון מהווה מסמך משפטי מחייב, יש צורך במתן מענה על שורת דרישות ארוכה מאוד בכל מקרה של שינויים במסמך.
על פי תקנות הנוטריונים, אסור לנוטריון לתת את אישורו על שינויים או ביטולים במתיחת קו שהוכנסו על מסמך לפני החתימה. רק לאחר שאותו אדם והנוטריון עצמו סימנו את השינויים והביטולים על ידי הוספת ראשי התיבות של שמותיהם, והנוטריון אף חותם בשולי המסמך על יד השינויים או הביטולים האמורים, ניתן לתת את החותמת הרשמית של הנוטריון.
מה מיוחד בחתימתו של נוטריון על מסמך?
על אף מאפיינים משותפים בין מניעת שינויים במסמך הנחתם על ידי נוטריון לבין מניעת שינויים במסמך הנחתם על ידי עורך דין, העיקרון המשפטי שונה לחלוטין. נוטריון הוא הגורם היחיד המוסמך על פי חוק לאמת, לאשר, להעיד ולערוך מסמכים משפטיים. חתימתו של הנוטריון נחשבת בעיני בית המשפט במקרים מסוימים כאישור למקוריותו של המסמך, היא מהווה אינדיקציה משפטית לזהותו של החותם עליו ואפילו משמשת בתור עדות לכך שהמסמך נחתם מרצונו החופשי והטוב של החותם. במילים אחרות, מניעת שינויים במסמך הנחתם על ידי נוטריון היא חלק בלתי נפרד מהשמירה על מעמדו המשפטי הרם והייחודי.
עוד על פי תקנות הנוטריונים, מסמך בו קיים מרחק בין הקטע האחרון של הנוסח לבין החתימות דורש העברת קו בדיו על ידי הנוטריון. הקו צריך לעבור דרך אותו חלק של המסמך ואליו הנוטריון אמור להוסיף את שמו. בסעיף קטן לאחר מכן מצוין כי במידה ויש בנוסח מסמך חלקים שנשארו אחרי החתימה על החלק, הנוטריון יסמן את העובדה או על ידי תיאורה בסוף האישור או על ידי הוספת הערה בשולי המסמך. את ההערה עליו להוסיף על ידי החלקים שנשארו על החלק "לא מולא בשעת מתן האישור" וזאת בליווי ראשי התיבות של שמו. עם זאת, שר המשפטים רשאי לפטור את תקנת משנה זו ממסמכים הנועדים לשימוש בחוץ לארץ.