נקודות חובה בהטמעת תוכנת CRM בארגון.

ישנם מספר שלבים העוזרים רבות בהטמעת תוכנת CRM בארגון, ומנטרלים התנגדויות ומכשלות בדרך. ארגונים רבים ניסו להטמיע תוכנת CRM ללא מעבר סדור על הלקחים מתהליכי הטמעה שעברו אחרים, ונכשלו. להלן שלושה טיפים המקילים על הטמעת תוכנת ה CRM בארגון:

תכנון מוקדם והגדרת צרכים בכל הרמות הארגוניות היא תנאי הכרחי. ללא הגדרות מדוייקות בתחילת העבודה תהליך ההטמעה יהיה ארוך ויקר. מחירו של תהליך הטמעה אינו רק בתשלום למטמיע, אלא ובעיקר באובדן זמן ומשאבים ניהוליים וארגוניים במסגרת התהליך. כמו כן - תהליך הטמעה הנמתח "כמו מסטיק" בגלל העדר חשיבה מוקדמת גורם לעובדים/ משתמשי המערכת העתידיים לאי אמון בתוכנה וביכולותיה.

יש לבחור תוכנת CRM המאפשרת למשתמש לעצב את מהלך הפעילות של התוכנה = להתאים את התוכנה ככל האפשר לנהלי העבודה הקיימים כיום בארגון, וזאת על מנת למזער את  הטלטלה שעובר הארגון בהטמעת מערכת ניהול חדשה. כמו כן יש לבחור תוכנת CRM שטכנולוגית תתאים לצורכי הארגון = ממשק לתוכנות חיצוניות הקיימות כיום בארגון (לא תמיד זה אפשרי). כל תוכנת CRM שתבחר ע"י הארגון חייבת לתת יכולות שהן בבסיס תפישת ה CRM:  שיתוף מידע פנים ארגוני הכולל שיתוף דוא"ל בין משתמשים, שיתוף מסמכים ושיתוף פעילויות/ משימות. כמו כן התוכנה חייבת להיות בעלת יכולת להעברת מידע ללקוחות בצורה מגוונת (דוא"ל, מכתבים, SMS, פקס וכו')

ארגון המטמיע תוכנת CRM עובר טלטלה מסויימת. תוכנת CRM מכניסה את הארגון לתבניות עבודה הנגזרות ממבנה התוכנה. תבניות אלו לא בהכרח תואמות את נוהלי / הרגלי העבודה הישנים בארגון וע"כ נוצרת התנגדות מצד חלק מהעובדים/ משתמשי התוכנה העתידיים.
על מנת למנוע התנגדות מצד משתמשים עתידים, שעשויה במקרים מסויימים לסכל את הטמעת ה CRM בארגון נדרשים שני דברים:
1) החלטת הנהלה חד משמעית לגבות את תהליך הטמעה. החלטה זו מבהירה לעובדים כי יחול שינוי בארגון וזאת מתוך צורך פנימי להתייעלות  ועל כן חובה עליהם לשתף פעולה עם התהליך.
2) שיתוף המשתמשים העתידיים ב CRM בתהליך ההטמעה. תחושת השיתוף בתהליך נותנת למשתמשים / עובדים הרגשה כי יש להם יכולת השפעה על הנושא ועל כן קל להם לקבל את הנהלים החדשים שהם היו שותפים בהגדרתם.

הקפדה על גישה לבחירת תוכנת CRM והטמעתה בהתאם לנקודות אלו תחסוך לארגון משאבים יקרים ותהפוך את מהלך ההטמעה לחלק ויעיל.