האם מעבר לניהול המסמכים של הארגון שלכם במערכת ארכיון ממוחשב תהפוך את המסמכים לנגישים יותר?
הכל תלוי בכמה גורמים המשולבים יחדיו כדי לתת פתרונות.
טיוב נתונים נכון של הניירת והמסמכים יביא לכך שגורמים רבים בארגון ירצו להשתמש במערכת הארכיון הממוחשב ככלי עבודה.
הליך מציאת המסמכים יהיה נוח נגיש ויעיל ויחסוך זמן יקר לארגון.
כפילות בתיוק מסמכים תיעלם, וגורמים רבים יוכלו לעבור במקביל על מערכת הארכיון הממוחשב.
שאלה נוספת רלבנטית היא האם יש לעשות יישור קו בכל הנוגע למסמכים ישנים ולהעלות אותם למערכת הארכיב הדיגיטאלית.
בנקודה זו יש לקחת בחשבון את אופיו של הארגון ואת הצורך בנגישות למסמכים ישנים.
במידה והחומר כבר נמצא בארכיב פיזי או במחסן יש לבצע בדיקת כדאיות והיתכנות להקמת מערכת ארכיון ממוחשב על החומר ההיסטורי, שכן ישנם חומרים שכבר אין צורך לשמור, יש חומרים שאף אחד לא נדרש להם למרות שדרישות החוק מבקשות שמירת המסמך לפרקי זמן ארוכים.
בכל מקרה עלות של שמירת מסמכים במחסן מרוחק או בחברת ארכיב לפרקי זמן ארוכים, גם של עשרות שנים כדאית יותר במידה והחומר לא נדרש ויש רק צרך לשמור אותו על פי חוק או תקנות.
גופים רבים המבקשים לבצע פרויקטים של סריקה וטיוב נתונים נתקלים בקשיים ראשוניים בהגדרות המערכת, שכן רק כשמתחילים לאפיין מערכת ארכיון ממוחשב , ערים לגודל הארגון, לתשומות כ"א והממשקים מול גורמי חוץ ולכן עבודת אפיון מערכת הארכיב הראשונה דורשת זמן רב, תכנון ומחשבה רבה. יש להיוועץ מול כל הגרומים בארגון ולקבל פידבק לעשייה שלהם כדי שגם הם יהיו חלק מקבלת ההחלטות , הליך זה נדרש כדי שהטמעת המערכת בהמשך הדרך תהיה קלה וללא התנגדויות של עובדים.
ישנם תוכנות , מערכות ארכיון ממוחשב שהינם תוכנות מדף, שיש לבצע להם התאמה כדי שניתן יהיה לעבוד איתן בארגון, סוגיה זו עולה בעיקר מניסיוני בארגונים בעלי ותק בהם שיטות העבודה וצורת הניהול של המסמכים רבת שנים וללקוחות שהינם עובדי הארגון קשה לשנות הליכים ושיטות עבודה רבות שנים.
בארגונים גדולים לפני הטמעת המערכת מתבצע הליך שידוד מערכות , בו למרות שנלקחת תוכנת מדף , הרי שסך מרכיביה מותאמים לצרכי הארגון ובעיקר לנוחות העובדים.
חשוב מאוד לבצע הליך של פיילוט וכן בדיקת המערכת בארגונים גדולים וקטנים אחרים, מחלות הילדות של מערכות המחשוב זהות בכלל הארגונים, ולעיתים קרובות עדיף ללמוד מניסיונם של אחרים ובדרך השילוב של מערכת הארכיון הממוחשב בארגון אחר כדי להימנע מתקלות בארגון שלך.
בסופו של דבר , מטרת העל של הארגון הינה לחסוך, לייעל, ולגרום לפעילות לצמוח כתוצאה מהשימוש בארכיון הממוחשב , לכן , חשיבה על דרכים למניעת סרבול, אחידות ברישום נתונים ושיתוף פעולה עם העובדים הינה הדרך הטובה ביותר ליישם את שירותי הארכיב הדיגיטליים בארגון.