חפש מאמרים:
שלום אורח
04.11.2024
 
   
מאמרים בקטגוריות של:

   
 

ארכיב - האם מעבר לניהול המסמכים של הארגון שלכם במערכת ארכיון ממוחשב תהפוך את המסמכים לנגישים יותר?

מאת: רונן כהן צמחמיחשוב ארגוני28/11/20101405 צפיות שתף בטוויטר |   שתף בפייסבוק

האם מעבר לניהול המסמכים של הארגון שלכם במערכת ארכיון ממוחשב תהפוך את המסמכים לנגישים יותר?

הכל תלוי בכמה  גורמים המשולבים יחדיו כדי לתת פתרונות.

טיוב נתונים נכון של הניירת והמסמכים יביא לכך שגורמים רבים בארגון ירצו להשתמש במערכת הארכיון הממוחשב ככלי עבודה.

הליך מציאת המסמכים יהיה נוח נגיש ויעיל ויחסוך זמן יקר לארגון.

כפילות בתיוק מסמכים תיעלם, וגורמים רבים יוכלו לעבור במקביל על מערכת הארכיון הממוחשב.

 שאלה נוספת רלבנטית היא האם יש לעשות יישור קו בכל הנוגע למסמכים ישנים ולהעלות אותם למערכת הארכיב הדיגיטאלית.

בנקודה זו יש לקחת בחשבון את אופיו של הארגון ואת הצורך בנגישות למסמכים ישנים.

במידה והחומר כבר נמצא בארכיב פיזי או במחסן יש לבצע בדיקת כדאיות והיתכנות להקמת מערכת ארכיון ממוחשב על החומר ההיסטורי, שכן ישנם חומרים שכבר אין צורך לשמור, יש חומרים שאף אחד לא נדרש להם למרות שדרישות החוק מבקשות שמירת המסמך לפרקי זמן ארוכים.

בכל מקרה עלות של שמירת מסמכים במחסן מרוחק או בחברת ארכיב לפרקי זמן ארוכים, גם של עשרות שנים כדאית יותר במידה והחומר לא נדרש ויש רק צרך לשמור אותו על פי חוק או תקנות.

גופים רבים המבקשים לבצע פרויקטים של סריקה וטיוב נתונים נתקלים בקשיים ראשוניים בהגדרות המערכת, שכן רק כשמתחילים לאפיין מערכת ארכיון ממוחשב , ערים לגודל הארגון, לתשומות כ"א והממשקים מול גורמי חוץ ולכן עבודת אפיון מערכת הארכיב הראשונה דורשת זמן רב, תכנון ומחשבה רבה. יש להיוועץ מול כל הגרומים בארגון ולקבל פידבק לעשייה שלהם כדי שגם הם יהיו חלק מקבלת ההחלטות , הליך זה נדרש כדי שהטמעת המערכת בהמשך הדרך תהיה קלה וללא התנגדויות של עובדים.

ישנם תוכנות , מערכות ארכיון ממוחשב שהינם תוכנות מדף, שיש לבצע להם התאמה כדי שניתן יהיה לעבוד איתן בארגון, סוגיה זו עולה בעיקר מניסיוני בארגונים בעלי ותק בהם שיטות העבודה וצורת הניהול של המסמכים רבת שנים וללקוחות שהינם עובדי הארגון קשה לשנות הליכים ושיטות עבודה רבות שנים.

בארגונים גדולים לפני הטמעת המערכת מתבצע הליך שידוד מערכות , בו למרות שנלקחת תוכנת מדף , הרי שסך מרכיביה מותאמים לצרכי הארגון ובעיקר לנוחות העובדים.

חשוב מאוד לבצע הליך של פיילוט וכן בדיקת המערכת בארגונים גדולים וקטנים אחרים, מחלות הילדות של מערכות המחשוב זהות בכלל הארגונים, ולעיתים קרובות עדיף ללמוד מניסיונם של אחרים ובדרך השילוב של מערכת הארכיון הממוחשב בארגון אחר כדי להימנע מתקלות בארגון שלך.

בסופו של דבר , מטרת העל של הארגון הינה לחסוך, לייעל, ולגרום לפעילות לצמוח כתוצאה מהשימוש בארכיון הממוחשב , לכן , חשיבה על דרכים למניעת סרבול, אחידות ברישום נתונים ושיתוף פעולה עם העובדים הינה הדרך הטובה ביותר ליישם את שירותי הארכיב הדיגיטליים בארגון.

  

 





 
     
     
     
   
 
אודות כותב המאמר:

רונן כהן צמח, בעל תואר מוסמך במינהל עסקים בהתמחות במערכות מידע וניהול חברות הייטק הינו מנכ"ל חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ מזה מאז שנת 1999.

 
     
   
 

מאמרים נוספים מאת רונן כהן צמח

מאת: רונן כהן צמחאבטחת מידע19/04/121685 צפיות
במאמר זה אנו דנים על חשיבות ההגנה מפני גניבת זהות. גניבת זהות מתרחשת כאשר מישהו עושה שימוש במידע האישי שלך כגון שם, מספר זהות, מספר כרטיס אשראי או מידע מזהה אחר, ללא רשותך ומבצע הונאות או פשעים אחרים. גניבת זהות היא פשע חמור האם אתה מוגן? הגנה על נתוני החברה באקלים העסקי של ימינו הפך להכרח חיוני.כדי להשיג ביטחון מקסימאלי, ולמנוע כל הפרה של פרטיות, אנשי מקצוע מסתמכים על נתונים של מכשירים מקצועיים. יש מגוון אפשרויות שיכולות להגן על העסק כגון: סריקת מסמכים לתוך ארכיון דיגיטלי, גריסת ניירת נייר, אבטחת מידע ועוד. כל אלו ועוד יכולים להבטיח הגנה גבוהה לרשומות עסקיות ועד מסמכים צבאיים סודיים.

מאת: רונן כהן צמחניהול ידע07/03/121271 צפיות
תהיתם מה יקרה למיליוני דפים שיוצאים מדי יום במדפסות ומכונות צילום ברחבי הגלובוס, האם גם מחר וביום שלמחרת נעשה בהם שימוש ? נדפדף ,נתייק, נחפש בתוך תיקיה או קלסר? סריקת מסמכים היא הדבר הבא, אולי לא שמתם לב אבל ארגונים גדולים חברות ומשרדי ממשלה כבר הפנימו, וכבר היום מנסים לדבר עם הסביבה באמצעות קבצים דיגיטאליים.

מאת: רונן כהן צמחאבטחת מידע08/01/121454 צפיות
מאת : רונן כהן צמח סגן שר החוץ התבטא לאחרונה כי מתקפת הסייבר שחווינו מצד האקרים מהעולם הערבי הינן למעשה מתקפת טרור וככזו יש להתייחס אליה ולהגיב אליה בהתאם. ברמת המדינה הוחלט להקים מטה ללוחמת סייבר כדי להגן על האינטרסים החיוניים של מדינת ישאל בכל הנוגע להגנת המידע וניהול המסמכים שלה.

מאת: רונן כהן צמחניהול ידע26/07/101609 צפיות
על פי חוק הארכיונים משנת 1955, מוטלת על מוסדות המדינה,דהיינו משרדי ממשלה, חברות ממשלתיות,עיריות,מועצות,רשויות מקומיות וכד` ליזום הפקדה של רשומות ומסמכים בלתי פעילים שמיועדים לשמירה לצמיתות בשל ערכן המנהלי,המשפטי או המחקרי, בגנזך המדינה.

מאת: רונן כהן צמחעסקים - כללי18/07/101200 צפיות
ניהול ארכיב מסמכים בארגון או אפילו בבית הפרטי הינו תהליך שבו אנו מרכזים את קבצי המסמכים שלנו במקום מוגדר. מסמכי הנייר נדרשים להפוך להיות קבצים דיגיטאליים שניתן לבצע עליהם פעולות נוספות. שיטת ניהול המסמכים האחידה קובעת כי המסמכים הינם חלק מהמידע הארגוני השיתופי וכי כל הידע הנצבר צריך להיות זמין ונגיש לשליפה למשתמשים.

מאת: רונן כהן צמחעסקים - כללי22/06/101286 צפיות
ההתקדמות הטכנולוגית בכל תחומי החיים ובעיקר בתחום המחשוב חשפה את העסקים לפגיעה ממשית ומיידית של חבלה. חבלה בזדון או בנקל , הפכה להיות החשש הגדול ביותר של מנהלי מערכות מידע ואבטחה בארגונים. ההיקף העצום של המידע המצטבר מידי יום, אמצעי ייצור המידע שהינם מחשבים ועמדות המחוברים לרשת האינטרנט ולאמצעי איחסון או שימוש חיצוניים , גרם לכך כי ישנם גורמים רבים , שונים המסוגלים בכל רגע נתון להשפיע על דרך התנהלות העסק ועל שרידותו.

מאת: רונן כהן צמחניהול04/05/101193 צפיות
זוהי סקירה קצרה על הנעשה בתחום שירותי הארכיב הפיזי לנייר הידוע בעולם בשמו המקצועי physical record centre .

מאמרים נוספים בנושא מיחשוב ארגוני

מאת: צח סחרמיחשוב ארגוני26/04/173447 צפיות
מרכזיית IP וירטואלית לעסקים בענן - התקדמו לעולם התקשורת החדש ללא צורך ברכישת תשתיות התקדמו למרכזיית טלפונים חכמה בענן, תהנו מכל היתרונות (שרידות, תכונות מתקדמות ועוד) ועדיין תחסכו ממון רב (הקמה מיידית, ללא צורך ברכישת תשתיות יקרות, ברכישת חומרה, הזמנת קווים, עלויות תחזוקה והוצאות מיותרות נוספות

מאת: שלום כהןמיחשוב ארגוני06/11/163552 צפיות
בישראל של היום נפתחים מאות עסקים חדשים מידי שנה ושנה, עסקים בתחומים שונים שמוכרים מוצרים שונים או מספקים שירותים שונים, אך לצערנו חלק לא מבוטל מאותם עסקים לא מצליח לשרוד את השנה הראשונה ואלו שכן מצליחים לשרוד עד חמש שנים ואז נופלים. יש מספר קטן של עסקים שמצליחים ואפילו מצליחים בגדול וזאת בגלל כמה דברים שהם נותנים עליהם את הדעת. אחד הדברים הללו הוא ניהול נכון של העסק ולאו דווקא ברמה האישית...

מאת: yuval ozמיחשוב ארגוני12/04/151869 צפיות
מאמר שיעזור לכם להבין קצת יותר לעומק מהו שרת וירטואלי ומה הקשר שלו אלינו, למה משתמשים בו ומי משתמש בו

מאת: אלי זהבמיחשוב ארגוני16/03/151809 צפיות
מערכות פריוריטי וזום לעסקים שניהם מבית אשבל טכנולוגיות ולמעט הכותרת בראש מסכי התוכנה לא ניתן להבדיל בין במערכות, אם כך נשאלת מה ההבדלים המרכזיים בין התוכנות למעט ההפרשים במחיר. במאמר זה נענה על השאלה מעמוד על ההבדלים המרכזיים.

מאת: יוסי ויזלמיחשוב ארגוני15/02/152383 צפיות
לא תמיד פרויקט ERP הוא כשלון, אבל הרבה פעמים הוא מסתיים בהרגשת "חמיצות". מדוע ?

מאת: MyBusinessמיחשוב ארגוני25/11/142039 צפיות
חשיבות השימוש בתוכנה מקצועית ואיכותית לניהול העסק שלכם והיתרונות הטמונים בכך.

מאת: יונימיחשוב ארגוני03/03/148166 צפיות
מכשיר fax משולב הוא מכשיר המאגד בתוכו את האפשרות לפקסס, האפשרות לצלם, האשרות להדפיס והאפשרות לסרוק. ישנם יתרונות רבים במכשיר כזה כשהראשון שבהם הוא חיסכון בכסף – יותר זול לקנות את הכול במכשיר אחד מאשר לשלם על כל מכשיר ומכשיר בפני עצמו

 
 
 

כל הזכויות שמורות © 2008 ACADEMICS
השימוש באתר בכפוף ל תנאי השימוש  ומדיניות הפרטיות. התכנים באתר מופצים תחת רשיון קראייטיב קומונס - ייחוס-איסור יצירות נגזרות 3.0 Unported

christian louboutin replica