איתור מסמכים יכול להפוך למשימה לא פשוטה, פעמים רבות שבהם רציתם לאתר מסמכים ולא הצלחתם למצוא בין ערימות הקלסרים הגעתם למסקנה כי צריך לבצע שינוי ארגוני. ניהול חכם ונכון של המידע הפיזי הקיים בארגון עשוי לחסוך זמן ומשאבים רבים . אם מתכננים נכון את אופן ניהול המסמכים בארגון, מבינים שהרבה יותר קל, מהיר וזול לבצע מטלות יומיומיות מול הספקים ולקוחות.
ככל שיותר ארגונים מתקדמים לעידן האלקטרוני של אובייקטים דיגיטליים חשוב להבין שהמעבר מצריך תהליך מסוים שתחילתו בביצוע סריקת מסמכים לתוך ארכיון דיגיטלי וסיומו בהטמעת תוכנה לניהול המסמכים שנסרקו. המסמכים שנסרקים מכילים כמות אדירה של מידע כגון: תיקי עובדים, תיקי לקוחות, חשבוניות ספקים, קבלות, דוחות ועוד ולכן חשוב בנוסף, לשים דגש על גיבוי הקבצים על גבי חוות שרתים.
המסמכים שנסרקים לתוך ארכיון דיגיטלי מאורגנים ע"י מערכת לניהול מסמכים שתוכננה במיוחד עבור סביבת הפעלה מבוקרת , המערכת מספקת אחסון מאובטח ומאפשרת לנהל את המסמכים בקלות ולעקוב אחר כמות גדולה של קבצים.הארכיון הדיגיטלי מספק בעלות אפקטיבית, סביבת אחסון יעילה המאפשרת נגישות וזמינות של כל המידע בארגון.
מרגע שהתוכן מגיע לסריקה, המערכות שלנו מתחילות לבדוק את התהליך על מנת להבטיח כי מה שנשלח לחברה הוא מה שהלקוח יקבל בחזרה כקובץ דיגיטלי. באמצעות המערכת של חברת ארכיב1 חוסכים זמן יקר בחיפוש ידני של מסמך, שליפת המסמך מתבצעת בלחיצת כפתור, ביצוע בדיקות איכות לקבצים הדיגיטליים, המרת המסמכים לקבצי PDF.
המהפכה הדיגיטלית שינתה את צורת הניהול בארגונים מקצה לקצה. ארכיון דיגיטלי הפך לפתרון המועדף על רוב הארגונים. עבודה ללא נייר מאפשרת לעבוד עם מערכת ידידותית לניהול מסמכים, מידע זמין בכל עת, שימור המידע וגיבוי המסמכים.
גם אתם יכולים לעשות זאת ולהתקדם לקראת פתרון כולל, לדבר באמצעות קבצים סרוקים, לקטלג ולמפתח את כל הארכיון הפיזי כך שתוכלו למצוא מסמכים ביתר קלות.
בעתיד הקרוב יותר חוקים ותקנות יביאו את הצורך של סריקת מסמכים לרלבנטי ובסיסי גם למשתמשי הקצה בעסקים קטנים ובבתים.
לייעוץ ועזרה נשמח לעמוד לרשותכם בכל עת.
למידע נוסף אודות ארכיון דיגיטלי צרו קשר עכשיו 1-700-07-10-10