|
|
|
|
|
|
|
|
ארכיב - למה לנהל מסמכים ? האם ניתן להסתייע בחברות ארכיב?
|
|
|
|
|
איך מייצרים שינוי בניהול ארכיב המסמכים בארגון?
השינוי מגיע תוך כדי הטמעת שיטת עבודה חדשה והבנה של העובדים והמשתמשים כי כעת יש פלטפורמה אחת אחידה ושקופה המאפשרת יצירת תקשורת בין גורמים שונים בארגון תוך שיתוף ידע והדדיות.
יש לוודא כי בקרב העובדים מתחולל שינוי בגישה לעבר הצורך בכך שכל המסמכים ללא יוצא מן הכלל ירוכזו במקום אחד. המשתמשים צריכים לפעול לפי השיטות והכללים החדשים שהוטמעו החל משלב יצירת המסמך, דרך אישור תוכן המסמך, צורת המפתוח ולבסוף מקום השמירה ודרך החיפוש בתוך מערכת ארכיב המנהלת את המסמכים , זאת מערכת ניהול המסמכים.
ארגונים רבים מקימים מערכות מתקדמות לניהול מסמכים בהשקעה כספית גבוהה ומאחר ולא מתקיימת הדרכה ראויה והטמעה המערכות אינן מנוצלות וכסף רב יורד לטמיון.
אם אין המשכיות בארגון ולא מחנכים את העובדים לכך שכל דבר שמגיע לארגון ללא יוצר מן הכלל אמור להיות סרוק ומשויך לספריה מתאימה שכל הארגון רואה אותה, אזי ישנה בעיה קשה לארגון כיוון שיהיו חסרים לו מידעים חיוניים.
חייבות להיווצר רציפות ובקרה של גורם מרכזי הבודק את המידע המגיע, מבצע בדיקה גם על מידעים מיוצרים ומוודא גם בצורה אקראית וגם בניהול תוכנה כי המידעים נשמרים וממפותחים כפי הנדרש.
בדיקת אפקטיביות של מערך ניהול מסמכים ארגוני יכולה לתת את אותותיה לאחר מחזור של שנה לפחות.
הסיבה לכך היא עונתיות במהלך השנה, תחלופת עובדים, השוואה בין מסמכים שמגיעים ממקורות מסוימים לדוגמא, ספקי חוץ אחת לשנה , או מסמכים המיוצרים בארגון אחת לשנה. לכן אפשרות לראות בפועל מהירות תגובה של הארגון, התייעלות , כמויות מסמכים נסרקות וכן בדיקת המערכת מול חלופות אחרות שנוסו בשנים קודמות יכולה להתבצע לאחר שנה לפחות.
זו הסיבה שתהליך ההטמעה הינו ארוך ואמור להיות יסודי ולשנות את נהלי העבודה של החברה ואת שיטת העבודה הנהוגה , מעין ריצת מרתון ארגונית עד להגעה ליעד בו ב DNA הארגוני טבוע השינוי של ניהול המסמכים.
ישנן מספר גישות לניהול המידע בארגון:
הגישה הראשונה גורסת כי כל המסמכים נמצאים חשופים לצורך שיתוף ידע בארגון לעיני כל , עם מידור מסוים למסמכים מסווגים.
הגישה השנייה גורסת כי לא כל המסמכים חשופים אלא כל אחד רואה את מה שהוא צריך לעבודתו , וכדי לקבל אינפורמציה לצורך עבודתו עליו לפנות לגורם הרלבנטי שיכול לאתר עבורו את החומר.
גישה שלישית סוברת כי המידע צריך להישמר ברמה של לוחות זמנים פרויקטים או אגפים (כמבנה חטיבתי) ואז רק העובדים באותו פרויקט/אגף יכולים לראות ולהשתמש במידע.
סוגיה נוספת הינה אותנטיות המסמך, כי הרי מסמך נוצר על ידי אורגן בארגון , האם ניתן לשנות את המסמך , להוסיף עליו, לגרוע אותו , למי הסמכות , הרשות , גם על כך יש לתת את הדעת ובכל ארגון ההחלטה היא שונה.
לבסוף , יש לקחת בחשבון את העלויות הנלוות ממהלך נרחב של שינוי ארגוני בתחום ניהול המסמכים,
האם הארגון ערוך לנהל ארכיב מסמכים? האם מערות המידע והחומרה יתמכו או שצריך לשדרג? כמה זמן יקח המהלך והאם זרימת המידע בארגון עלולה להיפגע כתוצאה מכך? כמה תעלה המערכת והאם כדאי להשקיע את התשומות לעומת התוצרת שתתקבל בסוף התהליך.?
מסקנתנו היא שלא בכל ארגון התהליך כדאי, הסיבות לכך רבות, גודל הארגון, בשלותו, כ"א במקום, התרבות הארגונית, אופי המסמכים המיוצר.
ניתן לשלב שיטות שונות של ניהול מסמכים באמצעות חברות ארכיב חיצוניות ולקבל את המסמכים סרוקים למערכת על פי דרישה.
לצורך ביצוע הפעילות המתוארת במאמר יש להיעזר בייעוץ מקצועי כדי לקבלן את ההחלטות הטובות ביותר לארגון שלכם. בהצלחה.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
אודות כותב המאמר:
רונן כהן צמח, בעל תואר מוסמך במינהל עסקים בהתמחות במערכות מידע וניהול חברות הייטק הינו מנכ"ל חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ מזה מאז שנת 1999.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
מאמרים נוספים מאת רונן כהן צמח
|
במאמר זה אנו דנים על חשיבות ההגנה מפני גניבת זהות. גניבת זהות מתרחשת כאשר מישהו עושה שימוש במידע האישי שלך כגון שם, מספר זהות, מספר כרטיס אשראי או מידע מזהה אחר, ללא רשותך ומבצע הונאות או פשעים אחרים. גניבת זהות היא פשע חמור האם אתה מוגן?
הגנה על נתוני החברה באקלים העסקי של ימינו הפך להכרח חיוני.כדי להשיג ביטחון מקסימאלי, ולמנוע כל הפרה של פרטיות, אנשי מקצוע מסתמכים על נתונים של מכשירים מקצועיים. יש מגוון אפשרויות שיכולות להגן על העסק כגון: סריקת מסמכים לתוך ארכיון דיגיטלי, גריסת ניירת נייר, אבטחת מידע ועוד. כל אלו ועוד יכולים להבטיח הגנה גבוהה לרשומות עסקיות ועד מסמכים צבאיים סודיים.
|
|
תהיתם מה יקרה למיליוני דפים שיוצאים מדי יום במדפסות ומכונות צילום ברחבי הגלובוס, האם גם מחר וביום שלמחרת נעשה בהם שימוש ? נדפדף ,נתייק, נחפש בתוך תיקיה או קלסר?
סריקת מסמכים היא הדבר הבא, אולי לא שמתם לב אבל ארגונים גדולים חברות ומשרדי ממשלה כבר הפנימו, וכבר היום מנסים לדבר עם הסביבה באמצעות קבצים דיגיטאליים.
|
|
מאת : רונן כהן צמח
סגן שר החוץ התבטא לאחרונה כי מתקפת הסייבר שחווינו מצד האקרים מהעולם הערבי הינן למעשה מתקפת טרור וככזו יש להתייחס אליה ולהגיב אליה בהתאם.
ברמת המדינה הוחלט להקים מטה ללוחמת סייבר כדי להגן על האינטרסים החיוניים של מדינת ישאל בכל הנוגע להגנת המידע וניהול המסמכים שלה.
|
|
האם מעבר לניהול המסמכים של הארגון שלכם במערכת ארכיון ממוחשב תהפוך את המסמכים לנגישים יותר?
זה תלוי כאמור במספר גורמים המשולבים יחדיו כדי לתת פתרונות.
טיוב נתונים נכון של הניירת והמסמכים יביא לכך שגורמים רבים בארגון ירצו להשתמש במערכת הארכיון הממוחשב ככלי עבודה.
הליך מציאת המסמכים יהיה נוח נגיש ויעיל ויחסוך זמן יקר לארגון.
כפילות בתיוק מסמכים תיעלם, וגורמים רבים יוכלו לעבור במקביל על מערכת הארכיון הממוחשב.
|
|
על פי חוק הארכיונים משנת 1955, מוטלת על מוסדות המדינה,דהיינו משרדי ממשלה,
חברות ממשלתיות,עיריות,מועצות,רשויות מקומיות וכד` ליזום הפקדה של רשומות ומסמכים בלתי פעילים שמיועדים לשמירה לצמיתות בשל ערכן המנהלי,המשפטי או המחקרי, בגנזך המדינה.
|
|
ההתקדמות הטכנולוגית בכל תחומי החיים ובעיקר בתחום המחשוב חשפה את העסקים לפגיעה ממשית ומיידית של חבלה.
חבלה בזדון או בנקל , הפכה להיות החשש הגדול ביותר של מנהלי מערכות מידע ואבטחה בארגונים.
ההיקף העצום של המידע המצטבר מידי יום, אמצעי ייצור המידע שהינם מחשבים ועמדות המחוברים לרשת האינטרנט ולאמצעי איחסון או שימוש חיצוניים , גרם לכך כי ישנם גורמים רבים , שונים המסוגלים בכל רגע נתון להשפיע על דרך התנהלות העסק ועל שרידותו.
|
|
זוהי סקירה קצרה על הנעשה בתחום שירותי הארכיב הפיזי לנייר הידוע בעולם בשמו המקצועי physical record centre .
|
מאמרים נוספים בנושא עסקים - כללי
|
מתנות לראש השנה, עציצים ממותגים, שיבטיחו לך הצלחה עסקית כל השנה.
המטרה של כל עסק, למצוא מתנה לראש השנה שתשלב את הרצון לשמח את העובדים והלקוחות שתקדם את העסק עם תוצאות מעולות לטווח ארוך, וזאת בהשקעה כספית קטנה יחסית. עציץ ממותג עם הלוגו והמסר שלכם, משפט קצר או מוטו המאפיין את העסק, זו דרך מצוינת להעניק תשומת לב – לעובדים וללקוחות כאחד. נשמח לעזור ישראל רף 052-2978583
|
|
סרטון מתנות ממותגות לטו בשבט ברוח החג עם מסר אישי ממותג
מתנות לטו בשבט ברוח החג עם מסר אישי ממותג, מתנה שמרחיבה את הלב ומעלה חיוך תיצור אווירה נפלאה לשמירה על הקשר עם הלקוחות, צוות העובדים, הספקים, ונותני השירות. מתנה שתשדרג את היחסים שלכם עם הלקוחות והעובדים לאורך כל השנה
יש דרך לעזור לכם להשיג את המטרה הזו! נשמח לעזור ישראל רף 052-2978583
|
|
1. מהו תכנון?
בכל מקום בו אנו נמצאים, אנו משתמשים במרחב בדרכים שונות. על מנת להבטיח ניצול יעיל של המרחב, יש צורך לתאם בין מגוון השימושים המתקיימים בו, ולדאוג לתשתיות כמו תחבורה, מים, חשמל ועוד. לשם כך מתקיים הליך התכנון ברמות שונות, מתכנון נקודתי ועד תכנון כלל ארצי. הליך זה קובע כיצד ישתלבו השימושים השונים, הלכה למעשה, ונותן מענה לשאלות כגון היכן וכמה ניתן לבנות במרחב נתון, מה נחוץ לשם אישור הבנייה וכיצד ניתן לספק את הצרכים של המשתמשים. בסופו של הליך התכנון מתקבלת תכנית, המורכבת בעיקרה מתשריט (מפה המבטאת באופן גרפי את הוראות התכנית הנוגעת למרחב גאוגרפי נתון), תקנון (הוראות בכתב הקובעות מה מותר ומה אסור לבנות על הקרקע שבתכנית, כיצד לבנות ולאיזה מטרות) ומסמכים נוספים בהתאם לצורך.
|
|
הריני להעלות בפניכם נוהל עבודה, לדיון בהתנגדויות בפני הוועדה המקומית לבקשות להיתרי בניה
ולתכניות בנין עיר.
נוהל העבודה יועלה לאתר האינטרנט ההנדסי של הוועדה המקומית לתכנון ולבניה. הנכם
מתבקשים לפעול מעתה ואילך בהתאם להנחיות המפורטות בנוהל העבודה.
הנוהל נערך בהיוועצות עם היועץ המשפטי ומושתת על ההוראות הקבועות בחוק התכנון והבניה
התשכ״ה 1965( כהגדרתו בנוהל – חוק התכנון והבניה( ועל הקבוע בתקנות התכנון והבנייה )רישוי
בנייה(, תשע״ו 2016( כהגדרתן בנוהל – תקנות רישוי בניה(.
|
|
כל בעל עסק מכיר את החשיבות של תהליך ה"מיתוג" בקרב קהל הלקוחות הקיים, הלקוחות הפוטנציאליים והקולגות העסקיים השונים. לצד עטים, מחברות ומוצרים שאנו רגילים לקבל מתנות בכנסים, יש את בעלי העסקים שמעניקים מתנות מוצרי פרסום שאנשים באמת שומרים אותן…
עציצים ממותגים עם מסר אישי נשמח לעזור ישראל רף 052-2978583
|
|
נטוורקינג הוא אחד הכלים החזקים ביותר בעולם הפרסום ובאירועים עסקיים.
מהו המוצר הפרסומי היעיל ביותר עבורך שיבדל אותך משאר המשתתפים ויקנה לך יתרון משמעותי לטווח ארוך. מסר אישי או עסקי ממותג בעציץ – המוצר הפרסומי הטוב ביותר לאירועים עסקיים לקבלת תוצאה עסקית מעולה.
אשמח לעזור ישראל רף 052-2978583
|
|
נושא הסמכת iso מאז ומתמיד היה נושא רגיש לבעלי עסקים ומותגים שגורר לאחרי כן כאב ראש, לחץ וחרדה. הסיבה לכך היא כי לא כולם באמת יודעים מה צריך על מנת להגיע להסמכה המושלמת, ואין כאן מורכבות כבדה מדי, בעיקר כאשר מלווים אתכם אנשי המקצוע הטובים ביותר.
|
|
|
|
|