כאשר ניגשים לפרויקט של ניהול תוכן ארגוני, ישנם מספר גורמים אשריש לקחת בחשבון, כמו: עלות, טכנולוגיה וכמובן – אבטחת המידע. לפניכם מספרנקודות שחשוב להביא בחשבון במהלך תכנון פרויקט של ניהול תוכן ארגוני.
עלות – תועלת
מאז ומעולם, הסתכלו מסתכלים גופים עסקייםעל השורה התחתונה: אמי"לי – "אני – מה יוצא לי מזה?". מערכת ניהול תוכן פנים ארגונית, עשויה לשפר ולייעל את ביצועי החברה ואת המחלקות השונות שבהלאין שיעור. אך כדי להבין בדיוק האם ההשקעה תחזיר את עצמה, ואם כן – כיצד,יש לצוות את אנשי טכנולוגיות המידע ואנשי התוכן של החברה מתחילתו הראשונית של הפרוייקט.
מורכבות ההטמעה והשימוש
מערכות לניהול תוכן ארגוני, אמורות לפתור בעיות – לא לייצר כאלה. לכן, יש לודא כי המערכת הנבחרת מתאימה לכםבצורה אידאלית ולא לקחת מערכת שתאלץ אתכם לבצע בה אינספור התאמות לדרישות שלכם.
אבטחת מידע
כדי להפיק את המירב ממערכת ניהול התוכן הארגוני, סביר להניח שתזרימו לתוכה כמויות אדירות של תוכן, שחלקו לבטחרגיש. מסיבה זו, יש לחשוב היטב על המקום שבו יאוחסנו המערכת והמידע (האםב"ענן" או על מחשב/שרת מקומי), ואילו פרוטוקולים של אבטחה ישמשו כדי להגןעל גישה לא מורשית למידע.
איזון בין צרכי העסק לטכנולוגיה
בסופו של פרויקט, על מערכת ניהול התוכן חלק להיהפך לחלק ממערך המחשוב של העסק. עליה להיות זורמת, ידידותית ולייעלאת עבודתם של אנשי הארגון. לכן, חשוב לבצע את ההטמעה בצורה איטית ומאוזנת,אשר תאפשר בקרה על ביצועי המערכת וניהול סיכונים, כמו גם פתרון תקלות והרצה מהירים ויעילים.
אילת צורי – מנהלת המכון להדרכה בכתיבה שיווקית לאינטרנט, ניהול תוכן לפורטלים בהדרכה בכתיבה עסקית וכו.. מפתחת שיטת צורי להדרכה בכתיבה שיווקית ועסקית