ברגע שמנהל מגדיר את אחד מעובדיו כ"עובד עצלן", מתעוררים
שני כשלים תקשורתיים עיקריים, שעליהם אתן את הדעת בפוסט זה: האחד נעוץ בהיבט המילוני-לשוני – ואילו השני טמון בהיבט התקשורתי-ארגוני.
ייחסו חשיבות למילים שיוצאות מפיכם
אתה הוא המילה שלך, למילה יש כוח. כפי שאמר פאבילויס סיירוס במאה ה-1 לפנה"ס: "הדיבור הוא ראי הנשמה. כפי שאדם מדבר, כך היא נשמתו". המילה "עצלן" היא מילה כה דרוגטיבית וכה שלילית, שלא רק שהיא לא תורמת לאפקטיביות של התקשורת וגורעת מכבודו של העובד, אלא שהיא גורעת במידה רבה מכבודו של המנהל המצהיר על כך.
המילה "עצלן" מציגה את נשמתו של המנהל באור שלילי להחריד. אין זה אומר שאין עצלנים בעולמנו, אבל להגדיר עובד כעצלן הוא כישלון ידוע מראש. לא את כל עובדינו אנו בוחרים, וגם אם כן – תמיד יהיו בהם תכונות שנאהב יותר או פחות, והשאלה החשובה ביותר מבחינתו של המנהל היא קודם כל ולפני הכל כיצד להניע את העובד לפעולה?
האם הציפיות שלנו מהעובד ריאליות?
הגדרתו ותיוגו של אדם זה או אחר כעצלן הם בבחינת פרשנות. כידוע לנו, הפרשנות שלנו את התנהגות הסובבים אותנו נעוצה הן בציפיות שלנו מהם והן מאופן ההתקשרות שלנו עמם.
בהקשר הזה ראוי לציין כי המנהל חייב לשאול את עצמו האם הציפיות שלו מהעובד הן ריאליות בהשוואה למטלות הרובצות לפתחו? בעידן הדואר האלקטרוני שבה מלאכת ניהול הזמן בצוות (Task Management) כבר מזמן נגרעה מהמנהל לטובת יישומי הדוא"ל, הרי שלגמרי ייתכן תרחיש שלפיו העובד מקבל הנחיות ישירות מדרגים אחרים, כך שלמעשה אין לו כל פנאי לבצע את המשימות שהוטלו עליו על ידי מנהליו הישירים. במילים אחרות, לא מן הנמנע הוא כי במקרים כאלה ואחרים, אפילו המנהל הישיר של העובד אינו מודע למטלות האקס-טריטוריאליות אלה כלל, ולכן הוא מפרש את קצב ההתקדמות של העובד כאיטי ומתייג את העובד כעצלן.
השקיעו זמן בלהסביר לעובד מה בדיוק חייב להיעשות
מעבר לכך, הגדרת הציפיות קשורה במישרין גם לכך שלעתים קרובות מנהלים פוטרים את עצמם מהסבר על המטלה ואחר כך מתפלאים מדוע היא מתבצעת בעומק רב מדי או בשטחיות רבה מדי. בדיוק מהסיבה הזו תמיד חשוב לתקשר עם העובד ולהסביר לו מהי התוצאה הרצויה, מהי מידת ההתעמקות בה ועל מה ניתן לוותר. מעמדת המנהל קל לשכוח עד כמה רחב משימות מסוימות הן גוזלות משאבי זמן.
כך למשל, לקוח שלי, בנק גדול, התעקש להורות למבקרים להגיש את דוח הביקורת הפנימית ערוך כולו בטבלה. מאחר שהעורך של מעבד התמלילים Word אינו בנוי לטבלאות כה עמוסות (100 עמודים לדוגמה), בילו אנשי המקצוע, המבקרים, שעות במילוי דרישה לכאורה פשוטה זו. כמובן, כשביקשו להסיר את ההוראה רק לטבלאות עצמן נענו בשלילה.
מבחינת התקשורת בין העובד למנהל, הרי שבמקרה המבחן דנן אנו חווים בהעדר קשב מצד ההנהלה לצורכי העובדים, לצד היעדר היכולת להבחין בין עיקר לטפל. כשהעובד מרגיש כי המומחיות המקצועית שלו נחשבת פחות, וכי עליו לבזבז שעות עבודה יקרות על משימות שנתפסות בעיניו כמיותרות, הרי שלא רק שהמוטיבציה שלו יורדת, כי אם גם היעילות שלו והספקי העבודה. כבר מזמן הוכיחו חוקרים, כי רגשות משפיעים עלינו מאוד ובפרט רגשות שליליים, כמו פגיעה ביוקרה בכבודנו וביוקרתנו המקצועית.
ערכו עם העובד תיאום ציפיות מסודר
היבט שלישי שקשור לפרשנות על עצלנות הוא ההבדל בין הקצב של אנשים. לעתים קרובות, הבדלי המזג בין אדם זה או אחר לרעהו מפורשים בטעות כעצלנות. אני יכולה להעיד על עצמי כבעלת טמפרמנט, שפעמים רבות טעיתי ופירשתי את הקצב (האיטי לדעתי) של האחר כעצלנות. יש לתקשר ולערוך תיאומי ציפיות עם העובד, כדי לוודא את קצב ההתקדמות.
בסדנה לתקשורת שערכתי פעם בתנועה הקיבוצית, הפגינו מנהל ועובדת יחסי חברות טובים. במהלך הסדנה שיתפו השניים כי בעבר, לא היו הדברים כך. בעקבות מיזוג בין מפעלים, החלו המנהל והעובדת לעבוד יחדיו. בתחילה, היה המנהל בטוח כי העובדת היא עצלנית גדולה. לאחר שתקשרו ביניהם את הסוגיה לא פעם ולא פעמיים, התגלה כי קצב ההתקדמות שלה הוא פשוט איטי מאוד. לכן, מעתה והלאה לכל מטלה קבעו ביניהם את מידת ההתעמקות, את לוח הזמנים ואת תכולת העבודה.
בנוסף, אם התברר לעובדת במהלך העבודה כי המטלה ארוכה משחשבה, היא תקשרה גם זאת עם המנהל. חשוב לומר כי גם המנהל מצידו פיתח במשך הזמן סבלנות ואורך רוח כלפי הקצב של העובדת, תוך שהוא מעריך את היסודיות שלה, את הנאמנות שלה ואת היושר שלה – תכונות חשובות לא פחות.
אילת צורי - המכון להדרכה בכתיבה עסקית מפתחת שיטת צורי להדרכה בכתיבה שיווקית,כתיבה עסקית,
כתיבה שיווקית לאינטרנט,כתיבה אינטרנטית,ניהול תוכן לארגונים,תקשורת פנים בארגון,תקשורת ניהולית ועוד..
מגוון סדנאות בנושא. מלקוחותינו המרוצים- סלקום, בזק והראל ביטוח.
לפרטים נוספים: 03-6471355/ 052-3510583