ארכיב - שמירת מסמכים במשרד

להלן מספר פעולות העשויות לשפר את ניהול הארכיב המשרדי ויכולת הגיבוי:

את הניירת הפיזית ניתן בקלות לתייק בתיקיה או קלסר עם כותרת רצויה כגון: נושא, מספר (לדוגמא ת.ז) ותאריך ערך ולתייק את הניירת על פי סדר ונושא מתאימים בקלסר.

בנוסף רצוי לסרוק את כל המסמכים הישנים וניתן להשתמש בתוכנות שקוראות את המסמכים באופן אוטומטי ומתייגות אותם על פי מלות מפתח, וכך ניתן לבצע חיפוש יעיל.

למסמכים דיגיטאליים שנוצרו במחשב יש צורך לתייק ולשמור בצורה שונה.

ראשית , תנו שם למסמך , רצוי שיכיל גם תאריך או שם המחבר לדוגמא : ביקורת במפעל 1/5/2009  ואת המסמך לתייק בתיקיה במחשב אשר כותרתה הינה נושא או תאריך.בנוסף, ניתן לקבוע שבכל ראש מסמך תיכתב מילת מפתח שתגדיר אותו לדוגמה, "חוזה עבודה", " וכך יהיה ניתן לאחזר את המידע בשלב מאוחר יותר בצורה יעילה.

גיבוי מסמך ניתן לבצע במספר אופנים:

1. על המחשב עצמו לפתוח ספריה בכונן D או אם אתם מחוברים לשרת אז על אחד מכונני השרת.
2. את המחשב המקומי ניתן לגבות באופן שבועי /חודשי בהתקן u.s.b  או כונן חיצוני ולהוריד אל ההתקן את החומר שעל המחשב. כיום מרבית ההתקנים הינם בעלי נפח גבוה וזולים לשימוש.
3. את השרת המשרדי ניתן לגבות באמצעות קלטת גיבוי, אחת ליום או לשבוע ולאחסנה במשרד או לקחת אותה הביתה. ניתן לשלוח את הקלטת לאחסון בחברה חיצונית המעניקה שירותי אחסנת קלטות בכספות המיועדות לשמירת מדיה מגנטית וחסינות אש.
4. אפשרות נוספת לגיבוי הינה באמצעות שמירת החומר על חוות שרתים חיצונית באמצעות העברת החומר באמצעות האינטרנט בצורה מאובטחת ואוטומטית ובכך להבטיח את קיום הגיבוי גם אם שכחנו לבצע גיבוי עצמי.

לצורך שמירת חומרים בהיקף רחב ובצורה המיטבית ללא צורך בהשקעת זמן ועבודה רב, ניתן להשתמש בשירותיהן של חברות פרטיות המגבות ומתחזקות מדיה מגנטית על פי תקנים בינלאומיים, תוך שימוש בטכנולוגיה מתקדמת. שימוש בשירותיהן של חברות אלו הוא גם אמצעי הגנה במקרים של הרס פיסי שעלול להיגרם לארכיב המשרדי כגון מפגעי מזג אויר, שריפה או גניבה. סכנה נוספת שקיימת היא פגיעה בשרתי המשרד שסביבת העבודה הממוחשבת תלויה בהם. ללא גיבוי ראוי, חזרה לפעילות תקינה במשרד עלולה לקחת זמן רב.

אחזור המידע השמור אפשרי באמצעות חיפוש במחשב, כיום כל מערכות ההפעלה מאפשרות חיפושים נוחים ומיונים של חומר. ניתן גם להשתמש בתוכנה לאחזור מידע , תוכנת ארכיון מסמכים משרדית המאפשרת חיפוש מילה או כותרת של מסמך.

מחד, המעבר לסביבה ממחושבת מאפשר יכולת גיבוי ושמירת מידע ברמה גבוהה, ומאידך, תקלה טכנית או האפשרות למחוק קבצים עלולים להביא לאיבוד מסמכים יקרי ערך שהארגון עשוי להזדקק להם בעתיד.