העצה החשובה ביותר היא תעשה את מה שהכי נוח לך לעשות וכמובן בצמוד אליה מה שהכי יעיל וחסכוני עבורך.
התוקף לשמירת מסמכים וניירת נובע ראשית מחקיקה ותקנות, לאחר מכן מרצון לדעת ולשמור על מידע שיצרנו או שהגיע לידינו ושלישית מהידיעה שבידינו מסמך בעל ערך כספי, רגשי, היסטורי, ועוד.
כל ארגון או אדם שואף לייצר לעצמו סביבת עבודה נוחה מאורגנת ומסודרת , רק שלעיתים לא מוצאים את הידיים והרגליים ולא יודעים להגדיר מה חשוב ומה לא ומה צריך לשמור ובאיזו דרך.
לתוך זה נכנסים שירותי ארכיב או ייעוץ בנושא הארכיב המסייעים לפתור בעיות מסוג זה.
יש לנו רצון לגרום לעצמנו לשלוט במה שאנחנו עושים כי שליטה שווה כח ובסופו של דבר מביאה ליצירת חיסכון או לחילופין ליצירת מקורות הכנסה נוספים.
גם מי שאנו באים איתו במגע , קולגות, לקוחות ואנשים בסביבה הקרובה מעריכים סדר וארגון ומעניקים נקודות זכות רבות למי שמצוי בענייניו ויודע לשלוט במעשיו ובמידע שזורם תחת כפות ידיו.
אין לחשוש מלהיכנס לבדיקה ובחינה של מהות המידע שיש לנו ולארגן אותו כך שניתן יהיה לשלוט בו, רבים וטובים דוחים את העיסוק בכך מתוך פחד להתעמת עם "הכאב ראש" והבלגן כיוון שלא יודעים ולא רוצים לפנות זמן לניהול הרשומות שלהם.
לכל אדם או ארגון יש חומרים שונים לשמירה , סדרי עדיפויות שונים בניהול החומר , לגוף אחד חשובים מסמכים כספיים ולאיש אחר דווקא חוזים משפטיים , לכן אגע במספר נקודות שהם כללי אצבע בדרך לניהול נכון של המידע .
ראשית : מיון וסינון: על פי כללים תקנות וחוקים , יש לראות למה אנו כפופים כאנשים יחידים או כארגון , האם ישנם חוקים חיצוניים און כללים פנימיים אשר לאורם אנו צריכים לשמור את המידע. מי מייצר את המידע, כיצד הוא מגיע אלינו, מה כמות המידע שמגיעה אלינו מדי יום, מהי צורת המידע האם במסמכי נייר , צילומים, פקסים, מכתבים, חומר דיגיטלי. עבור לקוחותיי אני מייצר נוהל עבודה מסודר שעל פיו אנו מתקדמים ובוחנים את כלל הפעילויות והמטרות הנובעות מניהול המידע.
שנית: קביעת כללי תיוק , מסודרים על פי נורמות קיימות או לחילופין אימוץ שיטות חדשות לדוגמא : קטלוג פיזי לפי מספר נומרי רץ, מיון לפי נושאים, קלסרים נפרדים לנושאים מסודרים על פי צבעים ועוד.מבוצע יישור קו לגבי ההיסטוריה של המידע , ולגבי החומר החדש הוא כבר מיוצר ומתויק על פי נהלי העבודה והכללים החדשים שקבענו.
שלישית: ביצוע הדרכה הטמעה פיקוח ובקרה כי הכללים שקבענו אכן מיושמים, לאחר פרק זמן קצר מגיעות תוצאות הנמדדות ביכולת שלנו לאחזר מידע.
שלושת השלבים הללו הכתובים בקצרה מהווים רק קצה הקרחון ביכולת שלנו להשתלט על המידע שלנו, יש להשתמש במגוון כלים ויכולות כגון: שמירה פיזית של ניירת במשרד במחסן או בחברה המספקת שירותי ארכיב, שימוש בסריקה של ניירת ומסמכים והעלאתם לתוכנה מתאימה המנהלת את המידע וניתן ממנה לאחזר כל מידע בלחיצת כפתור , גיבוי של הנתונים ויצירת כללים אחידים המשרתים את הפרט והארגון.