בכל עסק בין אם הוא קטן בינוני או גדול ישנם ארבע מחלקות שחייבות להתקיים והם מהווים את היסודות לכל עסק והפרמטרים לנוסחת האיזון להצלחה עסקית:
1. יסוד האש - ההנהלה (Management).
2. יסוד הרוח - שיווק ומכירות (Marketing).
3. יסוד המים - כספים (Finance).
4. יסוד האדמה - תפעול (Operation).
חשוב להגיד כי עסקים קמים ונופלים על החלטות ניהוליות ולכן אין הבדל מהותי בין עסק גדול לקטן אצל כולם צריכים להתקיים ארבעת המחלקות שהוזכרו קודם.
ההנהלה
המוח של העסק מורכבת ממנכ"ל ומנהלי המחלקות השונים ותפקידם מתחלק לשני חלקים שמשלימים אחד את השני. בחלק הראשון קובעת ההנהלה את החזון של העסק את האסטרטגיה העסקית והשיווקית ואת הטקטיקה לפיה יש לפעול כדי להגיע למטרות העסקיות - קובעת את התוכנית העסקית של העסק לשנים הבאות בדרך כלל חמש שנים . בחלק השני ההנהלה צריכה לשלוט,לפקח ולבקר את המחלקות הקיימות ולוודא שהדברים נעשים כמו שכתוב בתוכנית.
מחלקת השיווק ומכירות
תפקידה יצירת לקוחות ושימורם. תחילתו בזיהוי הצרכים אצל לקוחות, ומסתיים במסירת המוצר ללקוח ובשירות לקוחות לאחר המכירה. להוציא לפועל את האסטרטגיה השיווקית של העסק שהוכתבה על ידי ההנהלה. יצירת לקוחות מתוך פילוח השוק,בניית מועדון לקוחות כדי לשמר את הלקוחות הקיימים כי עסק שיש לו לקוחות מרוצים אף פעם לא יפסיד. יצירת לקוח חדש עולה פי 5 משמירה על לקוח קיים ומחלקת מכירות עוסקת בפעולת המכירה או ההפצה עצמה ללקוחות השונים .
מחלקת כספים
עוסקת בנושאים הכספיים של העסק: תזרים מזומנים,גבייה מלקוחות,תשלומים לספקים,מעקב אחרי חשבון הבנק.בעסקים בינוניים ומעלה גם הנהלת חשבונות, ניהול תקציב העסק ומתן דוחות פיננסים להנהלה.
מחלקת תפעול
עוסקת בתפעול השוטף של העסק. לדוגמא:מזכירות,נהגים,אחזקה וניקיון,מחסנאים ואנשים אחרים שאחראים על התפקוד השוטף של העסק.
תפקידיו של העצמאי ובעל העסק הקטן:
1.להחליט איך העסק שלו יראה = הנהלה.
זה גם ברמה הפיזית - כשלקוח נכנס לעסק מה שהוא רואה זו ההתרשמות הראשונה שתגרום לו להחליט האם הוא רוצה לקנות או להזמין את השרות.זה יכול להתחיל מסידורי ויטרינה דרך ריחות ,ריהוט צבעים וכדומה.. זה גם ברמה השיווקית - קהל יעד -לאיזה קהל אני רוצה לפנות ,מחזור המכירות שאני רוצה להגיע,אמצעים להגיע ללקוחות ועוד....
2.לנהל משא ומתן עם הספקים והלקוחות= מחלקת שיווק.
לקוחות - לקיים שיחת שיווק אפקטיבית כדי שיקנו,תנאי אשראי,הנחה במחירים,לגרום ללקוח חווית קניה מהנה כדי שיחזור ו/או שיספר לחוג מכריו. ספקים - לקיים שיחת שיווק אפקטיבית שתבנה אמון ובכך לקבל תנאי אשראי נוחים,ומחירים אטרקטיביים.
למכור את המוצרים או השירותים שהוא מציע = מחלקת מכירות.
3.ניהול פיננסי של העסק = מחלקת כספים.
מעקב אחרי חשבון הבנק,תזרים מזומנים עדכני לכל רגע,גביה מלקוחות ,תשלומים לספקים,טיפול בנושא המימון ,הכרת והבנת דוחות כספיים שתאפשר לו בדיקת מצב הרווחיות של העסק מול רואה החשבון.
4.ניהול תפעולי של העסק = מחלקת תפעול.
עבודה פקידותית,אחזקה וניקיון,חלוקת עבודה לעובדים,קניית סחורה וסידורה בעסק ,עבודה מול נותני שירות ובניית תוכנית אופרטיבית לפעילות יומיומית.
5.לבחון ולבדוק את ביצועי העסק = הנהלה.
אחד התפקידים החשובים ביותר - האם עומד ביעדים הכספיים - האם העסק מרוויח מספיק,האם השיטה שאני משתמש בה עובדת ואם לא איך אפשר לשפר את הביצועים .