תוכנית עסקית היא מסמך המתאר מיזם. לעתים תוכנית עסקית יכולה לתאר עסק בתחילת דרכו, ולעתים פרויקט בודד מתוך מגוון הפרויקטים של היחידה העסקית. המסמך חייב לכלול מספר פרקים המשותפים לכל המיזמים, כגון: שיווק, טכנולוגיה, מימון וכדומה. בנוסף לכך, יכולים להיות בתוכנית העסקית פרקים הרלוונטיים למיזם הספציפי בלבד, כגון פעילות גלובלית, היבטים משפטיים, רישום פטנטים, מיזוגים ושיתופי פעולה הכרחיים, וכדומה. אל התוכנית העסקית יכולים להיות מצורפים נספחים שונים, כגון דיאגרמות וגרפים, חישובי תזרים צפוי, ניתוח מצב הענף וכדומה.
מדוע יש צורך בכתיבת מסמך שכזה? ראשית כל, המסמך נדרש לכל פעולה של גיוס הון, בין אם מדובר בהלוואה או בהשקעה. למעשה, בכל פנייה לגורם מממן פוטנציאלי, נדרש להציג את התוכנית העסקית המפרטת בצורה תכליתית ומתומצתת את מהות המיזם, את הצורך במימון, את הצפי להכנסות וכדומה. יש לציין שבכל תוכנית עסקית כלול תקציר מנהלים – אותו דף המסכם בצורה הלאקונית ביותר את כל המסמך. לעתים אנשים בכירים אינם יכולים להשקיע את הזמן בקריאת התוכנית כולה. תקציר מנהלים, המתמצת את כל המידע בקיצור מירבי, יכול לאפשר להם להתרשם מהמיזם תוך זמן קצר.
אם כן, תוכנית עסקית היא מסמך ייצוגי, הפועל מתוך המיזם החוצה, והמייצג אותו בשלבי התהוותו. יחד עם זאת, הצורך בהכנת תוכנית עסקית הוא מעבר להצגת המיזם. התהליך עצמו, בו כל המידע הקיים, התחזיות, הציפיות והתקוות, מעובדים ומנוסחים בצורה מקצועית, עוזר למקימי העסק או היזמים. הם נאלצים לנתח את הענף, לבדוק את המתחרים, לבחון מחירים של חומרי גלם, להיכנס אל פרטי התחיקה בנושא הרלוונטי, לקבל מידע על מיסוי צפוי וכדומה. בדיקת הפרטים האלה עוזרת לעתים לשנות ולשדרג את הרעיון המקורי, ולהפוך אותו לתחרותי.
קיימים פורמטים שונים של מסמכי התוכנית העסקית, בהתאם לסוג העסק או המיזם. כך, למשל, אם הרעיון העסקי הוא הקמת מרכז ספורט, יש לפרט את נושא המקרקעין וקבלת היתר ברשות המקומית. אם מדובר על הוספת שירות שטיפת רכב למוסך קיים, אין משמעות לנושא המקרקעין אך נדרש לבדוק את הנושא של רישוי עסקים.
חשוב להקפיד על כך שהתוכנית העסקית תקיף את כל התחומים הנוגעים במיזם, ותכלול את כל ההשפעות האפשריות עליו. יחד עם זאת, חשוב שהמסמך ינוסח בצורה תמציתית, ללא פירוט יתר, על מנת להקל על קריאתו. לעתים תוכנית עסקית מוצלחת יכולה לתרום להתרשמות חיובית של משקיעים פוטנציאלים ולהבטיח למיזם התחלה טובה.