רבים חושבים כי CRM משמש בעיקר חברות גדולות וארגונים ענקיים, אך זו טעות לחשוב כך.
התוכנה משמשת גם הרבה פרילנסרים ועסקים, שמתנהלים בידי אדם אחד בלבד. מכיוון שפרילאנסים וחברות קטנטנות כאלו נאלצים לבצע את כל המטלות היומיומיות בעצמם,
CRM משרתת אותם כהלכה.
בנוסף, מכיוון שבעל החברה הוא גם המזכירה, הנהלת החשבונות, השיווק, הייצור והתפעול, CRM מסייעת לשמור על סדר ושליטה. היא מקלה משמעותית במשימות האדמיניסטרטיביות הרבות ובכך משחררת יותר זמן לעבודה פרודוקטיבית ויצירתית.
בעזרת התוכנה, כל הפרטים על הלקוחות שלכם מתועדים במסד נתונים מסודר, שיש לו גישה נוחה. תוכלו לספק ללקוח שירות במהירות או לענות על שאלות. אין צורך להתחיל לחטט בפנקסים וברשימות כדי לחפש מידע חשוב. תוכלו לאחסן בתוך כל איש קשר הצעות מחיר שנתתם לו, היסטוריית רכישות, תחומי עניין, תאריכים חשובים (יום הולדת ויום נישואין, בהם תוכלו לשגר לו מבצעים) וכו'...
בנוסף, לעסקים קטנים ולפרילנסרים, כל לקוח פוטנציאלי הוא חשוב. לא קל "לדוג" לקוחות, במיוחד כאשר התקציב המוקדש לפרסום הוא יחסית קטן. מובן שחברות גדולות יכולות להרשות לעצמם לנהל קמפיינים יקרים להחריד, אך פרילנסרים נאלצים להסתפק בפרסום צנוע יותר. לכן, מערכת CRM חשובה במיוחד לאנשים אלו. כל שיחה מתועדת במערכת.
כמובן שחשוב לבחור מערכת CRM אשר מתאימה לאדם אחד בלבד, ולא למערך מכירות ענק של אנשי מכירות. תוכנה זו בדרך כלל עולה פחות מתוכנות מפוארות ומתוחכמות. מערכת CRM לעסקים קטנים היא בהחלט משהו שאתם יכולים להרשות לעצמכם.
ישנן שתי אפשרויות לרכישת התוכנה: תוכלו לרכוש תוכנה אשר תותקן במחשב שלכם, או לשלם מידי חודש סכום קבוע, עבור הזכות להשתמש בממשק CRM דרך האינטרנט.
באמצעות מערכת CRM, אפשר לייבא אנשי קשר מ-GMAILאו OUTLOOK, לעקוב אחרי ההיסטוריה של השיחות עם הלקוחות, לשלוח לעצמכם תזכורות מיידיות דרך המייל, לנהל קמפיינים ולידים, להפיק דוחות, לבצע אינטראקציה עם הדוא"ל, לנהל יומן כדי לתעד את הפגישות והאירועים החשובים, לאחסן קבצים, לעקוב אחרי חשבוניות וקבלות ולענות ללקוחות מתעניינים.
חשוב שתשקלו, אם אתם זקוקים למערכת שאפשר להיכנס אליה דרך האייפון. מאחר ואין לכם סוכני מכירות ואתם אלו שמתרוצצים בפגישות בשטח, יתכן שממשק דרך הסלולארי יהיה אידיאלי עבורכם.
הממשק שימושי במיוחד אם אתם אוהבים לעבוד בגינה, בבית קפה או במרפסת. כך, לא תצטרכו להיסחב עם לפטופ או פנקסי רשימות מסורבלים. תוכלו לבדוק מהי כתובתו של לקוח כאשר אתם נוסעים אליו, הצעת מחיר שנתתם לו וכו'.