משרד המשפטים אחראי על הסמכת נוטריונים, ולכן על אדם המבקש להתמנות כנוטריון להגיש בקשה לוועדה הרלוונטית במשרד המשפטים. לא כל אדם יכול להתמנות כנוטריון ולכן תפקיד הוועדה לוודא שהמועמד עומד בתנאים המוקדמים על מנת לבחון את מינויו כנוטריון. נוטריונים משמשים כזרוע עזר משפטית של הממסד לאישור מהימנותם של מסמכים שונים בעלי חשיבות בחיים הציבוריים והחברתיים.
כיוון שלמשרדי הממשלה ולארגונים הציבוריים אין תמיד את הכלים לאישור אותנטיות של מסמכים שונים המוצגים על ידי אזרחים, הואצלו סמכויות האישור והתיקוף בידי נוטריונים שמהווים למעשה נציגים של הרשויות ומסייעים להם בניהול התקין של החיים החברתיים הציבוריים. אין צורך להרחיב על חשיבותה של האמת והאותנטיות לחיים הציבוריים בכלל ואימות מסמכים שונים בפרט. אם אדם מציג דיפלומה של רופא, מטבע הדברים יש לוודא שהמסמך מהימן ותקף.
מי עומד בתנאים הדרושים לכהונת נוטריון ?
אחד התנאים הבסיסים לצורך הסמכה כנוטריון הינו תואר במשפטים וניסיון של עשר שנים בעורך דין פעיל. על המועמד להוכיח שהוא עוסק בתחום למעלה מעשר שנים ושמעולם לא הושעה מלשכת עורכי הדין או חמור מכך הורשע בעברה הנושאת עימה קלון. לאחר בדיקה מדוקדקת של המועמד, הניסיון שלו, והכישורים, מחליטה הוועדה המיוחדת אם לאשרו כנוטריון מוסמך.
נוטריונים משמשים כאמור כמעין זרוע משפטית של המדינה, ולכן לתהליך המינוי וההסמכה חשיבות רבה. כיוון שחתימתם של נוטריונים מהווה גושפנקא רשמית המאשרת אותנטיות של מסמכים ותצהירים שונים, יש חשיבות רבה למהימנות שלהם. נוטריונים הינם למעה שופטים של מסמכים ותצהירים ובסמכותם לקבוע את מידת האמיתיות של המסמכים המובאים לאישורם.
אישור אותנטיות
נוטריונים נושאים כאמור אחריות כבדה למהימנות של מסמכים שונים. מסמכים כאלה יכולים לכלול תצהירים שונים מפי עדים, דיפלומות מקצועיות, ירושות, הסכמי ממון, ועוד מסמכים חשובים המשפיעים בצורה ישירה על התנהלות תקינה של חברה. ללא אמות מידה מגובשות להערכת המהימנות של מסמכים, חברה מודרנית המושתתת בתחומים רבים על האותנטיות של מסמכים כתובים, תתקשה להתנהל בצורה תקינה.לכן תהליך מינוי של נוטריונים חשוב במיוחד לחחים הציבוריים ומכאן המשקל הרב שמקבל תהליך המינוי.