מנהלי משרדים ובעלי עסקים רבים מתחבטים בשאלה האם להשקיע במיכון משרדי ובפרט במיכון משרדי "כבד" כגון גיליוטינות, מכונות כריכה, מגרסות וכיו"ב.
עולה כאן שאלת הכדאיות של רכישת ציוד זה אל מול קבלת השירות ממיקור חוץ – הבאת חברה אשר תספק את שירותי הכריכה, גריסה חיתוך וכיו"ב.
התשובה לשאלה זו נגזרת מאופי העסק והיצע השירותים בשוק. גיליוטינה לחיתוך נייר למשל, אינה שירות נפוץ ובכדי להשיגו תצטרכו לגשת אל בית העסר (ע"פ רוב בית הדפוס) ולבקש לעשות שימוש בגיליוטינה שברשותם. בנוסף לכך גיליוטינות הנן מכשיר זול יחסית וניתן להשיג גיליוטינה איכותית במחירים הסובבים סביב 1000 ש"ח ועוד מע"מ.
מאידך, מכונת כריכה הנה רכיב יקר הרבה יותר אולם גם הוא לא ניתן באופן מקובל ע"י חברות המגיעות לעסק שלך על מנת לכרוך את הניירת שלך לחוברות.
חוברות אינן מוצר סטנדרטי בכל בית עסק ומתאימות לבתי עסק העורכים כנסים, ישיבות עם לקוחות גדולים עם מצגות כך שחוברת הנה דרך אלגנטית לרכז את החומר מהמצגת בידי הלקוח.
קיימות מספר שיטות כריכה ולכל אחת המכשיר המיועד לה. מכונת כריכה ספירלה (מכונה גם כורך ספירלה), הנה כריכה בשיטה פשוטה בה מנוקבים כל הדפים בצידם ומושחלת דרכם מעין ספירלה אשר אוגדת את הדפים. שיטת כריכה זו הנה פשוטה ומינימאלית ואינה מייצר רושם אצל הלקוח.
שיטה נוספת הנה כריכה בחום על ידי מכונות כריכה הפועלות בחשמל. בשיטת כריכה זו יש להניח את הכריכה בתוך המכשיר, למרוח דבר מיוחד על פנים הכריכה במקומות המיועדים לכך ואז להפעיל את מעונת הכריכה אשר מהדקת אד הדפים בתוך הכריכה תוך יצירת חום אשר מספק כריכה חזקה ועמידה.
כריכה זו, ע"י מכונת כריכה בחום הנה אלגנטית ועולה הרבה כסף לבצעה מחוץ למשרד. מאידך גם המכונה עצמה עולה כסף ולפיכך רכישת מכונת כריכה בחום מומלצת רק למשרדים בהם מתבצעות עשרות כריכות בשנה או יותר.
גריסה הנה נושא חשוב אשר המודעות לו נמוכה מידי. גריסה הנה אמצעי זהירות לשמירה על פרטיות הלקוחות וחשוב להקפיד לבצעה ע"מ להמנע מתביעות. מגרסות אינן מוצר יקר וניתן להשיג מגרסות אישיות לעובדים או מגרסות מחלקיות. מאידך קיימים גם ספקי שירות אשר מספקים שירותי גריסה בעסק שלך ונותנים לך תעודת השמדה עבור המסמכים שנגרסו. שירות גריסה חיצוני מומלץ לעסקים להם חשוב לשמור על סודיות באופן קיצוני כגון מפעלים ביטחוניים למשל או לעסקים בהם כמות הגריסה רבה ולא מעונינים כי העובד יבלה את יומו אל מול המגרסה. ברוב יתר העסקים ניתן להסתפק בביצוע גריסה עצמאית כל עוד הגריסה מתבצעת כנדרש ע"י העובדים.
אם כן לסיכום ניתן לומר כי שיקולי עלות ונוחות אמורים להכתיב למנהל המשרד האם לרכוש מיכון משרדי ספציפי ולעשות בו שימוש במשרד או להשאיר עבודות אלו לספקים חיצוניים.