במציאות העסקית המורכבת של ימים אלו כל עסק ,עצמאי או חברה בע"מ זקוקים לשירותיו של רואה חשבון. גם אם העוסק/נישום מטפל בכוחות עצמו בהנהלת החשבונות השוטפת, מומלץ להעזר באיש מקצוע לצורך הגשת הדו"חות השנתיים והתקופתיים החודשיים לשלטונות המס
אנשים שמנהלים בעצמם את הספרים עלולים לשלם מחיר יקר על טעויות: שגיאות אופייניות הן מצד אחד לדרוש זיכוי על הוצאות בלתי רלבנטיות ולא לבקש הכרה בהוצאות כמו שיחות טלפון לעבודה מהבית, טלפון סלולרי המשמש לעבודה, הפקדות בקופות גמל וקרן השתלמות. רואה-חשבון צריך אחר-כך לעבוד קשה כדי להתיר את הסבך.
השאלה היא כיצד לבחור רואה חשבון נכון, שיוכל לטפל במקצועיות ובמסירות בצורכי העסק ושיהיה לעזר משמעותי בקבלת החלטות.
הגידול במספר רואי החשבון בישראל מגדיל את התחרות ומוריד את המחירים. כיום רשומים בלשכת רואי החשבון קרוב ל-9,000 איש.
להלן מספר "טיפים" שעשויים לעזור בבחירת משרד רואה חשבון:
המלצות - קבלו המלצות מחברים וקולגות, הכינו רשימה שתכלול מספר מועמדים שונים לתפקיד רואה חשבון ותשאלו את הממליצים לגביהם.
גוגל - הקשת שם המשרד ושמות השותפים בגוגל או במנועי חיפוש אחרים, תספק לכם הרבה אינפורמציה אודות המועמדים, שלילית וחיובית כאחד. יחד עם זאת, זכרו שאתר אינטרנט של רואה חשבון הינו "אריזת המוצר" בלבד ולפיכך מהווה רושם ראשוני בלבד.
פגישה - בשלב הבא קבעו פגישת פנים אל פנים לצורך קבלת אינדיקציה טובה יותר לגבי המועמד. כך אפשר לבחון את הכימיה שנוצרת עם אותו רואה חשבון, שהרי התנהלות בין לקוח ובין רואה חשבון אמורה להימשך על פני תקופה ארוכה .
המלצות - בקשו מכל רואה חשבון שאתם בודקים שמות של ממליצים מקרב לקוחות משרדו בכל תחום אפשרי. גם אם הוא יבקש מכם לא להתקשר ללקוחות לפני שהוא משוחח עימם, ראו זאת בחיוב - הוא דואג לפרטיות ולבטיחות של לקוחותיו. לאחר שיחה עם הממליצים הצליבו מידע לזה שנתקבל מאותו רואה חשבון.
בררו את הרקע של המועמד - בדיקת נסיונו של רואה חשבון , כמוה גם ותק שנות העבודה ,היכן עבד רואה החשבון בעבר ובאיזה סוג של משרד הוא ביצע התמחות הינם שלב קריטי בבחירת רואה חשבון מתאים. לכל ענף יש מדדים וחוקים ספציפיים, המצריכים בקיאות רבה.
שאלות - שאלו שאלות מקצועיות שעולות מהמציאות הפיננסית של עסקכם, בחנו את אופי התשובה ואם היא מספקת לדעתכם.
אל תתרשמו בקלות – הפעילו את חוק ההגיון ואל תתפתו להבטחות או להתרברבות של רואה חשבון זה או אחר בנוגע לקשריו במוסדות המס. התחלופה שם גבוהה והזמן הממוצע שפקיד נמצא בתפקיד מסוים אינו ארוך מידי
חוזה התקשרות - יש לבדוק היטב את הסכם ההתקשרות עם כל רואה חשבון מועמד לתפקיד, מה הוא מציע ,מה התמורה ואם קיימת אפשרות לסיים את ההתקשרות בהתאם לשיקול דעתכם.
וודאו שיש למשרד אתר אינטרנט - פירמות חשבונאיות מחזיקות אתר אינטרנט, בו ניתן לבצע פעולות חשבונאיות וכך לחסוך זמן וכסף רב. בחנו אם אפשרות זו הולמת את צורכי העסק מכיוון שהיא עשויה לספק מענה הולם.
כמה עולה - מחירי שירותי רואה חשבון
לפני שנכנסים לסוגיית המחיר, כדאי לפעול באופן הבא כדי למנוע אי הבנות בנושא התשלום בעתיד - העלו על הכתב כל סיכום ביניכם לגבי אופי התשלום, מועדו ושעות העבודה.
המחירים:
כתיבת דו"ח אישי לאדם פרטי עולה כ-500 דולר; ניהול תיק של עצמאי קטן, כולל הנהלת חשבונות ודו"ח שנתי, יעלה במשרד קטן בין 1,000 ל-1,500 דולר לשנה. במשרדים בינוניים וגדולים יגיע המחיר עד 8,000 דולר, תלוי בגודל העסק. בממוצע משלמים 5,000-2,000 דולר.
עבור הצהרת הון ודיונים במס-הכנסה ומע"מ, גביית רואי החשבון נעשית על בסיס שעות העבודה הנדרשות, כאשר התעריפים נעים בין 100 ל-400 דולר לשעה (שותף בכיר במשרד מוביל יגבה את תעריף השיא). לעומתו, רואה חשבון מתחיל יגבה בסביבות ה-100 דולר. מספר השעות ווריאבילי והטווח נע בין 5 ל-100 שעות כתלות במורכבות הלקוח והתיק.
שימו לב, במקרים מסויימים רואי החשבון יגיישו הערכה כוללת של המחיר, תוך שהם מסתמכים על מספר שעות העבודה.
הגישה המסורתית היא, שתיק קטן מתאים למשרד קטן, אך אין ספק שיתרון הגודל של המשרד הוא יתרון עבור הלקוח. טיפול של שותף בכיר אינו שקול לטיפולו של עובדים זוטרים, והזמינות של רואה חשבון חשובה.
זמינות ונגישות, מאפשרים קבלת סיוע מקצועי בזמן אמת. בעל מקצוע מיומן, שעובד בפירמה מאורגנת, יוכל לייעץ בכל תחום גם מבלי להכיר את התיק הספציפי ומבלי שצריך לפנות אליו יותר מפעם אחת.
אופי התקשורת עם רואה החשבון
ההתפתחות הטכנולוגית מאפשרת היום שימוש בממשק און ליין בין לקוח ובין רואה חשבון המטפל בענייניו. זה מייעל בצורה ניכרת את המעקב השוטף אחר ניהול החשבונות, דבר שלא מתאפשר בדרך הניהול הרגילה, אולם קל מאד לביצוע כאשר האינטרנט מאפשר נגישות מיידית לנתונים.
בנוסף, משרד עם רמת מיכון גבוה יידע ליעץ ללקוח איך להעלות את הרמת יעילות העסק.
חשוב שבעל העסק יהיה מעודכן בכל הפעולות המתבצעות בתיק שלו ע"י רואה חשבון כגון, מעקב שוטף אחר הוצאות והכנסות, רווחיות ואלמטים נוספים, שיכולים להביא לשיפור משמעותי בתפקוד העסק.
תדירות בדיקות תכנון המס
יש לבדוק איזה דוחות נוהג המשרד להפיק בזמן אמת אודות פעילות העסק כמו, מאזני בוחן, גרפים, ומגמות של העסק ביחס לתקופות קודמות ולעסקים מסוג דומה. בררו אם רואה החשבון בודק את נתוני העסק עם מדדים של סבירות הכנסה המתפרסמים מעת לעת ע"י מס הכנסה.
כחלק מהליך הבירור, עמדו על סוג התקשורת של הפירמה עם הלקוחות ותדירות העברת המידע. חשוב כי משרד רואה חשבון יהיה אקטיבי בבדיקת סבירות ההוצאות וההכנסות,בייעוץ ובתכנוני מס ולא יסתפק בעריכת דוחות ובאיסוף חשבוניות וספירתן.
חלק חשוב מעבודת רואה חשבון, הוא בחינת הנתונים הכספיים של העסק כך, למניעת "הפתעות" בסוף השנה. עליו,איפוא, לערוך חישובי תכנון מס במהלך השנה ולוודא שהמשכורות המשולמות לבעלים או הדיבידנד תואמים את צרכיו ואת צורכי העסק. יש לבדוק אם נערכת בדיקה לאופטימיזציה של חבויות המס, במישור של החברה ובמישור של הבעלים.
חשוב מאוד לברר מראש באיזה תדירות מבצע אותו רואה חשבון בדיקה שכזו. המינימום ההכרחי הוא בתדירות של אחת לחצי שנה, אך מוטב לעשות זאת בתכיפות גבוהה יותר. כמובן שעסקים גדולים ומורכבים, מצריכים בדיקות לעיתים קרובות.
אם אתה מקים עסק חדש, חפש רואה חשבון המבין מה זה עסק חדש ובנוי לתמוך בו. בתור עוסק חדש, בשנה- שנתיים הראשונות תשאל המון שאלות טפשיות (זה הגיוני, עוד לא למדת מה השאלות ה"נכונות"). אתה רוצה רואה חשבון שיש לו את הסבלנות, הנכונות להסביר. כעוסק חדש סביר מאוד שתשנה את מאפייני הפעילות שלך כמה פעמים במהלך השנים הראשונות לפעילותך (עקומת הלמידה). חפש רואה חשבון שבנוי לזה, שהשינויים שאתה עושה לא יזעזעו אותו. בקיצור, מישהו שמתאים לעסק שלך ומבין מה נדרש עבור פתיחת עסק חדש.
איל טובי, רו"ח - הכותב הינו בעל משרד רואה חשבון, מגשר, מרצה במכללה למנהל וחבר בארגון עסקים BNI