הנהלת חשבונות הינה צורת רישום של פעולות העסק, אשר מטרתה לתעד את התנועות והפעולות המבוצעות בחיי העסק, מבין הפעולות ניתן למנות הכנסות, הוצאות, הפרשות, רישום נכסים, התחייבויות ועוד. ניהול ספרי חשבונותיו של עסק מחוייב בהתאם להוראות ניהול ספרים לפיו נקבע לכל בעל עסק פרטים לגבי אופן ניהול ספריו לפי סוג פעילותו, היקף המחזור ומספר עובדים אשר מועסקים על ידו.
יש להתייעץ עם רואה חשבון בכדי לבחון איזו שיטת הנהלת חשבונות נדרש העסק לנהל את ספריו
להלן שיטות לניהול ספרי חשבונות:
א. שיטת ניהול ספרים בשיטת החד צידי - בהתאם לשיטה זו כל פעולה נרשמת רק בדוח רווח והפסד כגון הכנסות והוצאות. השיטה מתאימה לבעלי עסקים קטנים בעלי מחזור והיקף פעילות נמוך. שיטה זו אינה מתעדת את הבנקים של החברה יתרת ספקים, יתרת לקוחות, הפרשות חייבים וזכאים. היות ושיטה זו הינה פשוטה יותר היא מתאימה לבעלי עסקים קטנים לצורך דיווח פעילותם לצרכי מס.
ב. שיטת הנהלת חשבונות כפולה - שיטה אשר לפיה כל פעולה נרשמת פעמיים, הן בצד הזכות והן בצד החובה כך שבסופו של תהליך נוצר דוח רווח והפסד ודוח על המצב הכספי של הישות (מאזן). שיטה זו מורכבת יותר ומתאימה לבעלי עסקים גדולים יותר בעלי פעילות עסקית בינונית ומעלה. באמצעות שיטה זו ניתן לנהל את פעילותה הכלכלית של הישות העיסקית לרבות ספקים, לקוחות, תאידים בנקאיים, הכנסות הוצאות ועוד.
הנהלת חשבונות לפי השיטה הכפולה הינה מורכבת יותר וכתוצאה מכך יקרה יותר ולכן אינה מתאימה לכל עסק, היות וכלכלית ייתכן ולא כדאי לכל עסק לנהל שיטת הנהלת חשבונות כפולה בשל עלויות גבוהות יותר בהשוואה לניהול ספרים לפי הנהלת חשבונות חד צידית.
מי חייב לנהל ספרים בהתאם לשיטה הכפולה? ניהול בספרים בהתאם לשיטה הכפולה מתחייב באמצעות מספר רב של חוקים כגון הוראות ניהול ספרים, חוק החברות, חוק העמותות ועוד. אי ניהול ספרים בהתאם להוראות ניהול ספרים עשוי להוביל לפסילת ספרים ולסנקציות רבות מצד רשויות המס, לכן על כל בעל עסק לבדוק בתחילת כל שנה האם חלה עליו חובת ניהול ספרים או שלא.