זהו מאמר טכני בעיקרו והוא עוסק ברכיבים שצריכים להופיע בתוכנה להנהלת חשבונות. מעין צ'ק-ליסט שמאפשר לבחון האם מה שאתם צריכים נמצא בתוכנה.
מסמכים עיקריים - על התוכנה להפיק את המסמכים הבאים:
- חשבונית מס - משמשת לחיוב כרטיס הלקוח וזיכוי. החשבונית מכילה תיאורי פריטים ועלותם, תשלומי מע"מ וסכום סופי. ברגע שהפקתם חשבונית מס תהיו חייבים לשלםמסיםעל הכנסה זו.
- קבלה - משמשת לזיכוי כרטיס הלקוח. מכילה פרטי התשלום או התשלומים וכן ניכוי במקור אם יש וסכום סופי.
- חשבונית מס/קבלה - מחייב ומזכה את הלקוח במסמך אחד. מכילה את מרכיבי שני המסמכים וחייבת לאזן בין חלק החשבונית לחלק הקבלה. לאחר הפקת מסמך זה העסקה סגורה.
מסמכים נוספים:
- הצעת מחיר - נוצרת בדרך כלל במבנה חשבונית. חשוב שאפשר יהיה לערוך את המסמך כדי להפיק ולתעד את השינויים בהצעות המחיר במהלך המaא והמתן מול הלקוח. כדאי מאוד שאפשר יהיה להפוך בקלות את הצעת המחיר להזמנה ולחשבונית.
- הזמנה - לאחר שלקוח אישר את הצעת המחיר היא הופכת להזמנה. ניתן לבצע זאת במסמך נפרד או בהצעת המחיר עצמה.
- חשבונית עסקה - חשבון או דרישת תשלום שאינו נכלל בחישוב ההכנסה למס. כיום ניתן להפיק מסמך זה ללקוח ולהפיק חשבונית מס רק לאחר פירעון התשלום.
- תעודת משלוח - משמשת להעברת טובין ולעדכון המלאי. בהמשך העסקה יהיה צורך להפיק מתעודות המשלוח חשבוניות ללקוח. מסמך זה אינו חובה במידה ואתם מפיקים תמיד חשבונית או שאינכם מספקים טובין כלשהם.
מסמכי מלאי:
- הזמנת רכש - מאפשרת להזמין מוצרים ושירותים מספקים ולאחר מכן להפוך אותה לחשבונית רכש. כך תדעו תמיד מה הזמנתם מהספקים.
- חשבונית רכש - נוצרת מול החשבונית של הספק, מוסיפה את המוצרים למלאי ומתעדת את סכום ההוצאה בסעיף המתאים.
כאמור, תוכנה להנהלת חשבונות זקוקה למנגנון נוח שיאפשר יצירת מסמך ממסמכים קודמים מבלי להזין שוב את הנתונים. לדוגמה - יצירת קבלה מחשבונית (או מחשבוניות). להתרשמות מאופן פעולתו של מנגנון זה נסו את תהליך "קבלת הנתונים" בתכנת 'עסקית'. הורידו והתקינו את תוכנת ההדגמה להנהלת חשבונות והפיקו בה הצעת מחיר ללקוח. לאחר מכן צרו תעודת משלוח ללקוח זה ולחצו על "קבלת נתונים" מעל שם הלקוח. בחרו את הצעת המחיר שיצרתם, אשרו והדפיסו את תעודת המשלוח. בדרך זו הפיקו חשבונית מתעודת המשלוח וקבלה מהחשבונית. קל ופשוט.