החוק
על פי החוק חשבונית ממוחשבת הנשלחת בדואר אלקטרוני חייבת להכיל את המילים "מסמך ממוחשב" ועם חתימה דיגיטלית של השולח. למרות שנראה כי חוק זה אינו נאכף במלואו נכון לרגע זה אלא לארגונים וחברות גדולות, הרי שרק באופן זה מותר לשלוח חשבוניות מס באופן חוקי בדוא"ל.
מהי חתימה דיגיטלית?
למרות השם המטעה משהו, החתימה הדיגיטלית אינה חתימה גרפית אלא הצפנה, מלשון "חתום וסגור". החתימה הדיגיטלית מצפינה את הקובץ באופן שאינו ניתן לעריכה על ידי גורם חיצוני. נסיון לערוך את הקובץ יגרום להודעת "חותמת שבורה" ותפגע באמינות הקובץ.
למה צריך חתימה דיגיטלית?
החתימה הדיגיטלית מוודאת שהמסמך האלקטרוני שנוצר בתוכנה להנהלת חשבונות אכן נשלח ע"י החותם ולא עבר עריכה ע"י גורם אחר. קיומה של החתימה מונע זיופי מסמכים והונאות מס.
סוגי חתימה דיגיטלית
חתימה מאושרת - חתימה זו מאומתת על ידי שרת של החברה המפיקה את החתימה. כשתפתחו מסמך כזה תופיע הודעה כי המסמך תקין ומאומת, זאת ללא צורך בהתקנה נוספת.
חתימה מאובטחת - חתימה שמצריכה לשלוח קובץ אימות ע"י מפיק המסמך. לאחר התקנת קובץ החתימה כל המסמכים המופיעים ממקור זה יאומתו (תופיע הודעה שהמסמכים תקינים ומאומתים) באופן אוטומטי.
מחירים ועלויות של חתימה דיגיטלית
עלות חתימה מאושרת יכולה להגיע למאות דולרים לשנה.
חתימה מאובטחת נרכשת במחיר חד פעמי, אך מחייבת "מאמץ" נוסף בדמות משלוח קבצי אימות ללקוח פעם בתקופה (שנה ויותר).
האם אפשר לקבל חתימה בחינם?
קיימים שני סוגי חתימות "חינם":
חתימת תוכנה - כל המשתמשים בתוכנה מקבלים את אותה חתימה הנושאת את שם חברת התוכנה. חתימה זו אינה מאושרת ע"י רשויות המס מכיוון שאינה ייחודית לשולח.
חתימה מאובטחת חינם - אפשר לקבל עם חבילות תוכנה מובילות להנהלת חשבונות. במקרה זה החתימה ייחודית לכל שולח ונושאת את פרטיו.