לרוב כשאנו מארגנים אירוע מחוץ לבית במקום שאינו מוסדר אנו זקוקים לציוד וריהוט לאירועים . השכרת ריהוט נהוגה בסוגים רבים של אירועים חברתיים, משפחתיים, ציבוריים ותרבותיים.
השכרת ריהוט היא למעשה השכרת ציוד הכרחי לקיומו של אירוע. יש להבדיל בין סוגי הריהוט לפי ובהתאם לסוג האירוע שבו מדובר.
כך למשל אירועים שהם בעלי אופי ציבורי כמו למשל כנס פוליטי, מערכת קדם בחירות, כנסי ארגונים ועמותות בהם הריהוט צריך להיות מותאם ונוח הן למיקום ולהן לסוג האירוע. השכרת ריהוט הכולל כסאות יוקרתיים מדי או שולחנות מהודרים לא יתאימו לאירוע כזה.
ישנם אירועים משפחתיים שבהם השכרת ריהוט מהווה אלמנט חשוב מאוד ומותאמת לסוג האירוע ואופיו. ישנם אירועים משפחתיים מיוחדים המצריכים דווק השכרת ציוד כולל ריהוט מסוגים יקרים יותר. כסאות מהודרים, שולחנות מעוצבים ועוד.
אירועים תרבותיים כמו כנסי תרבות, ערבי שירה גדולים, ערבי הענקת פרסים ספרותיים וכדומה, גם הם לא יצריכו השכרת ריהוט או השכרת ציוד יקרים מדיי, ועדיף מאוד להסתפק באירועים מסוג זה בכסאות, שולחנות, פשוטים ולא מהודרים או יוקרתיים מדיי.
לפני שמחליטים על השכרת ריהוט הכוללת גם השכרת ציוד יש להביא בחשבון את הגורמים הבאים:
א. שמעה ושמה של החברה המשכירה. האם מדובר בחברה ידועה ובעלת שם, או בחברה בלתי ידועה.
ב. בכל מקרה רצוי וכדאי ראשית כל לבדוק היטב את ההמלצות לגבי המשכירה. לבקש רשימה קצרה של לקוחות מרוצים ולבקש מהם ללא כל חשש המלצות על החברה המשכירה.
ג. תקני בטיחות. שולחנות וכסאות בעלי תקני בטיחות הם אמינים יותר ובטוחים יותר מריהוט שהוא חסר תקנים כאלו. כך או כך מדובר בהחלט בצעד בטיחותי הכרחי.
ד. מחיר-כדאי ורצוי להתמקח על מחיר ביחס להשכרת ריהוט השכרת ציוד על מנת להבטיח קשרים גם לעתיד לבוא, ובכך לאפשר גם לכם וגם לספק החברה המשכירה להיות מרוצים מהקשר שנוצר.
ה. הסכמה לגבי סידור הריהוט, שלמותו, ואופן החזרתו. תמיד יכולה להישאל השאלה מי עתיד להחזיר את הציוד והריהוט. עדיף ורצוי שזה ייוותר תחת השגחתו של המשכיר עצמו.
בסיכומו של דבר מרבית האירועים בישראל יכולים להשתמש בהשכרת ריהוט בתור כלי נוסף לאירוע, שזה יהיה חוסך בעלויות, וייתן מענה קצר, מהיר ויעיל גם להתקשרויות נוספות בהמשך.