יישום ERP – השאר אותו פשוט

אנו רוצים שה ERP יהיה פרויקט עסקי ולא פרויקט IT, לכן, אנו עובדים עם המנהלים שלנו כדי לתכנן כיצד זה הולך להיראות.

יותר ויותר, עסקים קטנים ובינוניים SMBs)), מגלים שגודל ארגון קטן או בינוני  אינו בהכרח  מתורגם לפעילות וצרכים קטנים ומורכבים פחות בתחומי הנהלת החשבונות, מכירות, ניהול קשרי לקוחות, ושוק ה ERP מתרחב בתחום ה SMBs.

חברות קטנות רבות הבינו את היתרון התחרותי הקיים בניהול תהליכי וטכנולוגי.

כיום, חברה יכולה להיות קטנה בגודלה, אך עדיין להתחרות בשוק הגלובאלי כנגד חברות גדולות יותר.

חברות אלה הפכו להיות צרכניות מורכבות של טכנולוגיה.

לעיתים תכופות פונות חברות מתחום ה SMBs לכיוון מערכות ה ERP כתכנון עתידי, "לכשתגדל ותתרחב החברה", ולרבים מחברות אלה זה נוטה להפוך לפרויקט ה"מתנגן" כל הזמן ברקע, אך טרם בא למימוש.

חברות אלה הן לעיתים תכופות קטנות יותר, בעלות פחות ניסיון, וזהו עבורן הפרויקט הגדול הראשון שהן עושות בעצמן ועבורן כמובן זה גם אתגר.

בין הנושאים בהם חברות SMBs נתקלות:

עובדי IT רבים מתוך הארגון חסרי ניסיון ביישום וביצוע פרויקט בקנה מידה מעין זה, והמומחים Subject Matter Experts (SME) "" מתוך העסק לנושא זה מוצאים כי קשה להם למצוא את הזמן ולהיות מעורבים מספיק להרמת הנושא, היות והם כבולים לפעילות השוטפת.

מה שעושה את זה קשה לבצוע בארגונים קטנים הוא הזמן המוגבל של אלו המומחים ובעלי המקצוע המכירים את הארגון מתוך העסק, אשר להם הידע כיצד העסק פועל, התהליכים העסקיים הקיימים היום והיכן הם רוצים למצוא את הארגון בשנים הבאות.

כמובן שלכאן יש להוסיף את נושא התקציב ואת העובדה שהמגמה היא שהעסק הולך וגדל.

יחד עם זאת, לארגוני SMBs לא קיימת האפשרות של בניית צוות בן 30 איש לפיתוח, ניהול והרמת מערכת ERP, ומניסיון נצבר של עבודה מול חברות קל מאוד לרדת מהמסלול כשמדובר בפרויקט ERP שאינו מנוהל נכון.

הנקודות הבאות צריכות לעזור לחברות קטנות יותר למקסם את הסיכוי שלהן להצלחה:
    

בחר במודל היישום הנכון

בזמן שחברות רבות בוחרות ליישם ERP כפרויקט פנים ארגוני,  אחרות פונות למודל "מארח" Hosted, המאפשר חוסר מורכבות ופשטות ברכישה, פריסה או תחזוקה.

צורת הבחירה שלך תשקף ותשפיע על הראיה האסטרטגית שלך להכנסת מערכת ERP בעתיד. קיימת התפלגות סביב הנושא של עד כמה אתה רוצה להשתמש בטכנולוגיה כדי להשאיר את החברה "עובדת", כנגד היתרון התחרותי.

חברות אשר רוצות לשדרג את  התועלת, ולשמור על הפונקציונאליות של המשרד האחורי; החלק האדמיניסטרטיבי של חברה (שיש לו קשר ישיר מועט ביותר עם הלקוחות), צריך להסתכל על השירות/ האירוח כעל סוג של פריסה.

אל תהפוך זאת לפרויקט טכנולוגי

מעבודה עם מנהלים בכירים וותיקים, ניתן לומר שכדאי "ללכוד" את יכולות העסק והדרישות התפקודיות לפני בקשת ה (Request For Proposal) RFP ליישום מערכת ה  ERP הממשמשת ובאה.

ההמלצה הכי גדולה היא, אל תנקוט בגישה בה ההיבט הטכנולוגי יהיה המוביל, בדוק תחילה כי אכן הצרכים בתהליכי העסק נתמכים ומאפשרים לו לפתח ולשדרג את תהליכיו בעתיד. אתה רוצה שהפרויקט יהיה עסקי ולא פרויקט IT. לכן, עבוד עם המנהלים העסקיים שלך על כיצד אתם רוצים שזה יראה, או לפחות למה אתם רוצים שזה יהיה דומה.

אל תיתן לספקים שלך להחליט

ל SMBs רבים ישנה מערכת יחסית ארוכת זמן עם אינטגרטורים והנטייה היא לקצר את בחינת התהליך, ולתת לחברה החיצונית להחליט לבד. זהו צעד מוטעה.

הטכנולוגיה בהיבט של שיטות ותהליכים טכניים היא כל כך אסטרטגית, שזאת טעות לאפשר למישהו להחליט על כך בשבילך ללא ידע מעמיק והיכרות עם החברה.

לכן חשובה כל כך היא גם המעורבות של העוסקים בתוך החברה.

המפתח הוא לערב את הגורמים המובילים בארגון למן ההתחלה, וכן לוודא שתהליכי הליבה של העסק והמטרות העסקיות לטווח הארוך משתקפים בתוכנה.

אתה רוצה שיסודות ה ERP יישארו איתך לפחות חמש שנים, לכן זה חייב להתאים לאסטרטגיה ארוכת הטווח של החברה לפחות לחמש שנים הבאות .

עקרון "הנשיקה" הוא ידיד שלך

SMBs רבים ממעטים להעריך את קנה המידה של השינוי המעוצב על ידי הכנסת מערכת ERP, ובוחרים בגישת היישום של ה"מפץ הגדול" ( Big-Bang), הכל בבת אחת.

למרות זאת, מומלץ תחילה להתמקד ולהתרכז בהכנת הליבה התפקודית הבסיסית, ולאחר מכן ותוך כדי להוסיף מרכיבים נוספים.

"פשטות וחוסר מורכבות היא המנטרה", קח את היסודות וצרוב אותם עם העסק תחילה.

קח לך "סמן" מהחבר'ה הגדולים

תהליך הערכה כרוך בשקידה נאותה תוך תכנון מדוקדק וקפדני של כל פעילויות החברה ובדיקת ההשלכות של כל החלטותיה העסקיות, בדיקה ומחקר על המוצר והספקים, מצגות מפורטות וביקור ושיחה באתר הלקוחות הקיימים של הספק.

כל זה יכול להיות מאוד נורמאלי להערכות של טכנולוגיה בארגונים גדולים. אך זה יכול להיות חדש לחברות ה SMB.

תהליכי בדיקה אלה מושרשים כבר בחברות וארגונים גדולים, אך חברות ה SMBs לא עושות זאת בתכיפות כזאת, כך שמן הסתם הם יחפשו את קיצורי הדרך ואת הדרך הקלה. הם יכולים לראות מוצר אחד ולחשוב שזה נראה מאוד מרשים, אז מדוע להמשיך הלאה?

עזרה מבחוץ היא "מפתח" אך היה בררן

בזמן שיועץ חיצוני יכול להיות חיוני לצוות ולעזור בבחירה, עליך לוודא שאתה בוחר ספק תוכנה אשר מצוי בקיא ומכיר התחום בו הינך פועל בתעשייה.

לסיכום,

חברות SMBs רבות ימצאו כי הכנסה ויישום של מערכת  ERP מטביעה נקודת מפנה אמיתית בצמיחת החברה. זה לא קל לביצוע, זה חשוב, אבל זה מאוד קשה.

מעולם לא נתקלתי, בכל מקום שהוא במישהו  מדלג על התהליך ושזה גם יצליח, אבל אפשר לומר בוודאות שאם אתה נשאר ממוקד, שותף לתהליך ומחזיק את ערוצי התקשורת פתוחים, אתה תצליח והארגון יהיה שבע רצון.