מספר נקודות אשר יאפשרו לך כארגון SMB בתהליך בחירת התוכנה המתאימה לארגונך ?

1

Project planning and kickoff       
הגדרת מטרות ואילוצים, הרכבת צוות הפרויקט, ומינוי מנהלי הפרויקט

2

Documentation of the current situation
                הגדרת מסמכים, בקשות לתשתית, וניתוח ותיעוד תהליכים של הארגון.

3

Needs assessment
                בחינה, זיהוי והחלטה היכן ניתן לזהות הזדמנויות לחיסכון מיידי, קיום  פגישות לסיעור 
                מוחות ומתן קדימות לדרישות.

4

Software vendor identification
זיהוי והערכה של רשימה ארוכה של מועמדים על פי פרמטרים קובעים פשוטים של דרישות, יוזם תהליך מול הספקים, מכין בקשה להצעה RFP, ומבקש ומעריך תשובות.

5

Software evaluation
הכנת תסריטים של הצגה, נותן ניקוד למצגות שבחנת, מנהל ומציג ניתוח פערים (gap analysis), בודק תמחור, מתכנן תוכנית לטרום יישום, בודק לקוחות של המערכת, מנהל משא-ומתן ומבצע חוזים.

חברות  רבות עושות את הטעות של דילוג על כל הצעדים הנדרשים לבניית בסיס להחלטותיהם, ומתחילים בצעד של פנייה ישירות לספקי התוכנה.

נהיגה על פי השלבים בקווים הכלליים שצוינו מעלה , מאפשרת לך לחקור את התהליכים העסקיים בארגונך, צוות הפרויקט והחברה יהיו מעורבים עמוקות, ויהיו לך נקודות תקן לבדיקה, לצורך השוואה בין חבילות המערכות השונות לצרכי הארגון.

אולם,  כיצד תזהה ותבחר את חבילות התוכנה שתצטרך לשקול בתהליך של מבחר שלך?
  

האינטרנט

התנגד לדחף לחפש ברשת כצעד הראשון שלך. אם תרשום ב google      "ERP" תוכל להגיע לכ 133 מיליון דפים. נסה להיות יותר ספציפי שימוש ב " ERP בתחום הייצור" ואז תוכל לקבל  " רק " 30 מיליון דפים. אם תמשיך לזקק את החיפוש שלך על ידי הוספת פרמטרים נוספים כמו " תעשיה " עדיין יצאו הרבה מאוד דפים של מידע. במקום זאת , התחל על ידי שימוש במדור של תוכנה.

מדור של תוכנה הוא אתר אינטרנט או פרסום שמתמחה במחקר וארגון של מידע על מוצרי תוכנה שונים. המדריכים האלה יכולים להיות בעלי מיקוד תפקודי, כמו פתרונות לניהול החשבונות ; להתמקד בתעשייה, כמו הפצה סיטונאית וכו'...;
 

התחל את החיפוש שלך על ידי שימוש בשני פרמטרים קובעים ראשיים :
האם ספק התוכנה בעל מומחיות בתעשייה שלך וייחודי לתחום? לדוגמא שוק המיועד לאלקטרוניקה, הפצה סיטונית, ספק תוכנה ללא  " תחום " מומחיות יכול לא להבין את הדרישות הייחודיות של התהליך העסקי שלך ולא יוכל לטפל בעומק הפונקציונאליות בסוגים של הפעולות העסקיות הספציפיות לעסק שלך.

האם גודל חברתך, הנמדדת על פי מספר המשתמשים ומיקומם, מתאים לחבילה של הספק? רכישת חבילת תוכנה שעוצבה לארגונים קטנים יותר יכולה להוות מצב בו הפונקציונאליות אינה תומכת בכל התהליכים העסקיים שלך. ואילו רכישה של חבילת תוכנה המעוצבת לחברות גדולות, יתכן שתרגיש שאתה קונה יותר מדי סיבוך ומורכבות בתהליכים העסקיים והארגון שלך יצטרך לשלם יותר מדי זמן ואנרגיה בניסיון ליישם אותה.

במקומות רבים תמצא גם מדריכים המנהלים את המחקרים שלהם לתוך הפונקציונאליות של חבילות . אלו הם  "בסיסים של ידע" המכילים מאפיינים שיכולים להיות מדורגים על פי סדר עדיפויות ומבוססים על הדרישות שלך, ויוצרים ניתוח המדרג את התוצאות כך שהחבילות "הכי טובות" מתאימות ליכולות להיות המתאימות ביותר.  איכותם של מקומות אלה משתנה, וודא לפני כן, שאותו מקום מאשר את הנתונים שהוא סיפק על ידי הספקים.

ברגע שיש לך כבר רשימה הניתנת לניהול של ספקי התוכנה שאתה מעוניין לעבוד עימם, אתה מוכן להמשיך צעד הבא בתהליך של הפרויקט הנבחר שלך.

אירוסין עם ספק התוכנה

מתודולוגיות רבות של בחירת תוכנה ממליצות לכתוב RFP ולהגיש את המסמך לרשימה שלך של ספקי התוכנה.

ב"תהליך עבודה" זה היה נהוג לעבוד עד כה, אולם בשוק התחרותי של היום, חברות תוכנה אינן יכולות להרשות לעצמן להחזיק צוות בלתי מוגדל ולאפשר לו לענות לכל RFP שהתקבל.

RFP's מאוד יקרים למענה, במיוחד אותם אלה הדורשים מענה והתייחסות ל"כ 90 עמודי אנציקלופדיה..."

ברגע שה"רשימה הארוכה" או "הקצרה" של ספקי התוכנה זוהתה, תצטרך להעסיק את איש המכירות של הספק בתהליך. כמו כל ארגון מכירות טוב, ספקי התוכנה יסווגו ויקדישו את האמצעים להקמת תקציב, יצירת צוות לפרויקט, והגדרת מסגרת של זמן כדי להביא להחלטה של קניה.

אנו ממליצים לך להשתמש תחילה באנשי המכירות של הספקים לקבלת המידע הדרוש לצורך סינון רשימת הספקים הפוטנציאליים, מספקים שאינם מתאימים לדרישות החברה שלך. לרוב החברות, שלושה או ארבעה ספקים צריכים להישקל לצורך הצגה והערכה של הפיתרון המוצע. תצטרך להקצות זמן לפחות לאורך כחודשיים לצעד זה בתהליך.

על מנת להאיץ את התהליך ניתן לבקר ביריד/תערוכה של ספקי הטכנולוגיה, כך תוכל למצוא ריכוז גדול של ספקי תוכנה, וליצור התקשרות מול אנשי המכירות במקביל מול מספר ספקים מהרשימה שהכנת בצורה יעילה ביותר.

כמובן שלא בהכרח יתאים עיתוי הכנס לשלב בו אתה נמצא בתהליך בחינת המערכת, לא כל ספקי התוכנה מציגים בכנס זה, ולא בהכרח יופיע שם גם הספק התואם לתחום של עיסוקך.

לסיכום:

תהליך בחירת תוכנה יכול להיות מורכב ולצרוך זמן רב. אם נעשים קיצורי דרך או מדלגים על שלבים בתהליך, הסיכון בבחירת חבילת תוכנה אשר לא תעמוד בציפיות ההנהלה, לא תתמוך בתהליכים העסקיים ויחול גידול במספר העובדים הנדרשים לתפעול המערכת, תגרום ליישום כושל בהכנסת המערכת לארגון.

מומלץ להתייעץ ביועץ מומחה על פי התחום בו הנכם מתמקדים חייבים לזכור – רק בשלב הבחירה והערכת הספקים הלקוח הוא באמת "מלך", לאחר ההתקשרות ויישום המערכת הלקוח פועל בדרגות חופש נמוכות בשוק שבוי. לכן, תהליך הבחירה והבחירה הנכונה הינו קריטי.

חשוב אם כך לשים לב לאבני הדרך וגם אם רוצים להאיץ את התהליך, יש לצמצם במידת האפשר את ההתקשרות מול מספר ספקים מצומצם העונה על עיקרי התהליכים העסקיים בארגון, והיכן אני רוצה להיות בעוד מספר שנים?,  על מנת שבחינת הפרמטרים מול ספקי התוכנה תהיה יותר אפקטיבית ונחרצת.