השאלה הראשונה , של רוב האנשים ששמעו על פיתוח התוכנה לניהול ועד הבית , הייתה – "למה בכלל צריך תוכנה כזו?"
אז באמת רוב האנשים לא הבינו את הצורך בפיתוח תוכנה לניהול ועד בית , אך לאחר סקר שערכתי בקרב ועדי בתים בישראל , גיליתי כי 82% מתוך הנשאלים היו מרוצים אם הייתה להם אפשרות לרכז את ניהול תיק ועד הבית במקום אחד. והביעו תמיכה רבה ברעיון לפיתוח תוכנה עבור ניהול ועד הבית.
במאמר זה הייתי רוצה להשים דגש על תפקידו של ועד הבית , מהם הפעולות הראשונות שעליו לעשות בעת כניסתו לתפקיד ועד הבית ולנגד , אילו פעולות אסור לו לעשות כדי לשמור על מקומו כיו"ר ועד הבית ועל שלום עם שכניו.
כיום, כל בניין, ללא תלות במספר הדיירים או גודל הבניין , חייב שיעמוד בראשו דייר ,או מספר דיירים , אשר יהיה אחראי על ניהול שוטף של הבניין , כמו : אחזקת הבניין , תשלום חשבונות , קשר עם נותני שירות וכו..באופן כללי עקב העומס הרב הנוצר עקב ניהול ועד הבית , רצוי לחלק את התיק ל 3-4 תחומי אחראיות:
·גזברות – דייר או שניים שיהיו אחראים על גבייה וניהול מאזן הכספים בקופת ועד הבית.
·אב בית – אחראי על ניהול תחזוקה שוטפת של הבניין , גילוי ליקויים קיימים , ואחראיות על חברת האחזקה של הבניין (במידה ויש ).
·יו"ר ועד הבית – אחראי לרכז את כלל הנתונים משאר חברי ועד הבית ולדאוג לניהול שוטף של הבניין ושל ועד הבית.
ע"פ הנאמר ניהול ועד בית יכול להוות נטל לא קל עבור ועד הבית , כמובן כאשר נטל זה נופל על דייר אחד כיוון שלא תמיד יש הענות להצטרפות לחברות בועד הבית מה שנראה לגיטימי למדי . לכן, בעזרת קל ועד – התוכנה לניהול ועד הבית , יוכל ועד הבית לרכז את כלל הנושאים שנאמרו לעיל בתוך תוכנה אחת שתבצע בשבילו בקלות את כלל הפעולות הדרושות לניהול ועד הבית , החל מגזברות , ניהול מאזן של קופת ועד הבית ושל חשבון הבנק , תזכורות אוטומטיות לדיירים המאחרים בתשלום , הדפסה והפקה של דוחות ואפילו תדאג לגבייה בהמשך.
איחולים על קבלת התפקיד הנכסף - יו"ר ועד הבית!
לאחר סיום הבחירות לראשות ועד הבית בבניין הוכתרת כיו"ר ועד הבית .
אז מה עושה בכלל ועד הבית?! על מה עליי להקפיד?
*לפני שאנו מתחילים לנהל את ועד הבית חשוב לזכור!
לעולם אל תוציא כספים מקופת ועד הבית על דעת עצמך , על כל הוצאה שאינה הוצאה חוזרת ( תשלומי חשבונות חודשיים ) או אינה הכרחית ( פיצוץ צינור מים , תקלה במערכת החשמל ) , קבע אסיפת ועד. ובאסיפה ערוך הצבעה עבור תמיכה ברעיון ההוצאה. אם אין תמיכה של לפחות 50% ותר על הרעיון. הוצאת כספים מקופת ועד הבית ללא תשאול הדיירים יכולה לגרום למריבות , ויכוחים , הדחה מהתפקיד , ואפילו להגיע למצב של תביעה משפטית.
נקודות שחשוב ליישם לפני כניסה לתפקיד ועד הבית:
1) אסיפת ועד- פעם בתקופה (רבעון ) קבע אסיפת ועד לצורך הצגת נתוני הפעילות של ועד הבית כמו הוצאות הכנסות , מאזן וכו.. ( למשתמשים בתוכנה קל ועד – ניתן להפיק דוח רבעון הכולל את כל הנתונים הדרושים בלחיצת כפתור בעמוד הדוחות שבתוכנה )
2) בעת קביעת גובה תשלום דמי הועד רצוי לערוך דוח הערכה של ההוצאות החודשיות במסגרת ועד הבית ולקחת מקדם ביטחון של 20% עבור הוצאות בלתי צפויות , כלומר דמי הועד יחושבו ע"פ הנוסחא הבאה:
