היכולות המקצועיות של כל חברה או עסק נמדדות בין היתר ברמת המקצועיות של הנהלת החשבונות בתור חלק בלתי נפרד מהעבודה השוטפת אל מול הלקוחות, ספקים ונותני שירות אחרים. תוכנת הנהלת חשבונות אשר תהיה ידידותית למשתמש ובעלת יכולת הנפקה של כל התעודות, הקבלות והמסמכים השונים היא ללא צל של ספק לב ליבו של כל עסק. האם אתם עדיין "תקועים מאחור" ומבצעים הנהלת חשבונות באופן ידני? האם אתם משתמשים בתוכנת הנהלת חשבונות שאינה משביעת רצון ומעכבת תהליכים שונים במהלך העבודה? זהו הזמן לרכוש תוכנת הנהלת חשבונות באופן מושכל תוך תשומת לב יתרה לפרטים הבאים:
הנוחות למשתמש
תוכנת הנהלת חשבונות טובה ומקצועית היא תוכנה שפותחה "מהשטח". ראיונות, תצפיות ואיסוף נתונים מעובדי הנהלת חשבונות בעסקים וחברות מביאים בסופו של דבר ליצירת המוצר הסופי אשר חייב להיות מותאם ונוח למשתמש, אחרת ייזנח. הנוחות למשתמש נמדדת בממשק צבעוני וברור, אפשרויות לחזור אחורה ולבצע תיקונים בקלות, מגוון קיצורים אשר יחסכו את הצורך להשתמש בעכבר ואפשרויות גיבוי מגוונות.
פונקציות חשובות
בבחירת תוכנת הנהלת חשבונות חשוב מאוד לשים לב שהיא כוללת את הצרכים המיוחדים עבור העסק שלכם :
• הפקת כלל הטפסים והמסמכים בעבודה השוטפת.
• הפקת דו"חות ע"פ חתכים מוגדרים מראש ושליחתם למייל.
• יכולת התאמה לבנקים וכרטיסי אשראי.
• ביטול חשבוניות, החלפה וביצוע שינויים.
• שינוי מחירים והגדרתם – ע"פ מחירון, מחיר ספציפי ללקוח.
• יצירת כרטיסי לקוח וספקים.
• עדכון שערי מטבע חוץ.
• ניהול יומן.
• יצוא ויבוא של קבצים – מנתונים בתוכנות אחרות כגון חשבשבת, אקסל, אקסס ועוד.
• כלי לניהול קודי המע"מ, מיסים (ניכוי מס במקור או לא).
עליכם לבחור תוכנה להנהלת חשבונות מספק אשר מתחייב לתמיכה טכנית עבורכם במקרה של תקלות כמו גם לשירות מקצועי אשר דובר את אותה "השפה המקצועית" שלכם מלבד לפן הטכני. תוכנת הנהלת חשבונות טובה היא כזאת שלא תיתקע או תקרוס, תעבור הטמעה בקרב עובדי הנהלת החשבונות ביתר קלות ותדחוף את העסק או החברה שלכם קדימה בייעול השירות אל מול הלקוחות והספקים והפקת דו"חות כספיים לא רק לשם עמידה אל מול רשויות המס אלא בשבילכם והשליטה שלכם בעסק.