ארכיון דיגיטלי – הקץ לניירת!
כל ארגון נתקל במוקדם או במאוחר בכאב ראש מוכר: צבירה הולכת וגדלה של ניירת. גם מי שמסדר את המסמכים בארונות באופן מופתי, עדיין נשאר עם שתי בעיות גדולות – מקום ודליפת מידע: דפים ממלאים מדפים, מדפים ממלאים ארונות, ארונות ממלאים חדרים וחדרים ממלאים קומות. כך הארגון צובר עם הזמן הרים של מסמכים, שהופכים את ה"יעילות" בתיוק מסמכי נייר ללא יעילה בעליל. ומה לגבי אבטחת המידע? הכוח של הארגון טמון בידע שלו, ולכן איבוד או גניבה של מידע עשויה להוביל לתוצאות הרסניות. כיצד ארכיון דיגיטלי נותן מענה לבעיות אלה?
ארכיון דיגיטלי – חזק בחסכון
מהו ארכיון דיגיטלי? זוהי מערכת המאפשרת לארגון לבצע סריקת מסמכים, שמירה וניהול שלהם בצורה דיגיטלית. ומהם היתרונות של המערכת? באמצעות שימוש בארכיון דיגיטלי אפשר לחסוך פעמיים: ראשית, מעבר לארכיון דיגיטלי מאפשר חסכון עצום במקום. לא עוד חדרים שלמים של מסמכי נייר! סריקת מסמכים ושמירתם על גבי המחשב תפנה שטח אחסון יקר. שנית, חסכון בזמן. במקום לבזבז דקות יקרות על מציאת מסמך נייר מתוך אלפי מסמכים, מערכת ארכיון דיגיטלי מאפשרת למצוא כל מסמך בתוך שניות, באמצעות מנוע חיפוש מתוחכם.
ארכיון דיגיטלי – חזק בביטחון
חוששים מאיבוד מידע יקר? למערכת ארכיון דיגיטלי מספר יתרונות שיאפשרו לכם לישון בשקט. סריקת מסמכים ושמירתם בארכיון דיגיטלי ממוחשב מאפשרת לבצע גיבוי שלהם בכל רגע נתון – במחשבי הארגון ובאתרים מרוחקים. בדרך זו גם אם יגרם נזק למחשב אחד בו שמור המידע, עדיין יהיה אפשר לגשת אליו ממקומות אחרים בהם הוא מאוחסן. בונוס נוסף בסריקת מסמכים לתוך ארכיון דיגיטלי היא היכולת לקבוע מי ייחשף לאיזה מידע. כיצד זה מתאפשר? את ארכון הנייר אליו הייתה גישה פחות או יותר לכל אחד, מחליף ארכיון דיגיטלי שבו אפשר לצפות במסמכים עפ"י הרשאות שקבע מנהל המערכת. בדרך זו כל בעל תפקידים בארגון ייחשף רק למידע שרלוונטי עבורו, והסיכוי לדליפת מידע יקטן בצורה משמעותית.
מחפשים פתרונות לייעול העסק? זה הזמן להתקדם לארכיון דיגיטלי, ולהתחיל לחסוך זמן, כסף וכאבי ראש!