הפקת כנס הינה משימה מורכבת, המצריכה תכנון מוקפד ותיאום אלמנטים רבים יחד להוצאה לפועל של האירוע בהצלחה. אחד האלמנטים החשובים בהפקת כנס הינו בחירת המקום לאירוע. אלמנט זה יכול להשפיע על המידה בה יצליח האירוע. ראשית, המיקום יכול להשפיע על המידה בה הכנס ימשוך מבקרים, על הנכונות של דוברים, מציגים, עסקים ושותפים לקחת חלק באירוע, על היכולת להוציא לפועל את התוכן המיועד לכנס (הרצאות, הצבת דוכנים וכו'), על התדמית של האירוע ועוד.
כאשר מחפשים מקום לכנסים חשוב לבחור מקום שאכן מיועד לארח אירועים מסוג זה, דוגמת מרכז כנסים. מרכז כנסים מיועד לארח אירועים גדולים ומורכבים, מציע מספר אולמות כנסים המאפשרים קיום מספר הרצאות או מושבים במקביל, וחללים נוספים בהם ניתן להציג דוכנים, לערוך קבלת פנים, כיבוד קל או ארוחה בישיבה ועוד. בנוסף, מרכז כנסים יחזיק את הציוד הטכני הדרוש, וישדר את האווירה הנכונה לכנס טכנולוגי - יוקרה וקידמה.
ישנם כמה שיקולים שיש לקחת בחשבון בבחירת מקומות לכנסים, ביניהם המיקום הפיזי של מרכז הכנסים, גודל המקום, צרכים טכניים ועוד.
כנסים טכנולוגיים לרוב יבקשו למשוך קהל מכל רחבי הארץ ופעמים רבות גם קהל מחו"ל, ולכן הבחירה במקום במרכז הארץ תהיה הטובה ביותר. חשוב לוודא שהמקום נגיש בנוחות ובקלות מצירי התחבורה הראשיים, הן למגיעים ברכב והן למגיעים בתחבורה ציבורית, ובסמוך למקום אפשרויות חניה רבות.
כנס טכנולוגי יבקש להציג פיתוחים חדשים ולהציע דיונים סביב נושאים טכנולוגיים מתקדמים. לרוב כנס כזה יכלול מיצגים שונים, שיוצגו במקום או באמצעות צילום ו/או מודלים. לשם כך יש צורך בחללים מתאימים שיאפשרו זאת, לדוגמה חלל רחב בו ניתן להציב ביתנים, ביניהם יוכל הקהל להסתובב בנוחות. בנוסף, יש צורך במספר אולמות כנסים בגדלים המתאימים לכמות הקהל הצפויה ויאפשרו קיום מספר הרצאות במקביל.
הוצאה לפועל של כנס טכנולוגי תצריך ציוד טכני דוגמת הגברה, אמצעי הקרנה ועוד. חשוב לוודא מראש כי המקום שתבחרו עבור הכנס מחזיק בציוד הדרוש כדי להימנע ממצב של תקלות ביום האירוע. במידה ויש צורך בציוד נוסף, וודאו שיש במקום התשתית המתאימה להפעלתו. וודאו מבעוד מועד מה הצרכים שלכם ושל המשתתפים ומפעילי הביתנים באירוע, והגיעו למקום עם רשימה מסודרת.
מרכזי כנסים מהווים פתרון מעולה כמקום לכנס או מקום לאירוע עסקי גדול. מגוון האולמות והחללים שבהם מאפשרים הקצאה מיטבית שלהם לחלקים השונים המרכיבים את האירוע, ומפיקיו יכולים ליהנות ממגוון שירותים במקום אחד, ובכך לחסוך זמן יקר, ופעמים רבות גם לחסוך בעלויות. מומלץ לבקר במספר מקומות פיזית כדי להתרשם מן המקום, האפשרויות שבו ורמת התחזוקה שלו לפני קבלת החלטה. ביקור כזה יוכל לעזור לכם גם להתרשם מן הצוות במקום ומרמת השירות לה תוכלו לצפות בשלבי ההפקה וכן ביום האירוע עצמו.