הפקה של אירועים עסקיים גדולים מצריכה תכנון מוקפד להבטחת הצלחת האירוע. כמות המשתתפים הגדולה צריכה לבוא לידי ביטוי בבחירת המקום בו יערך האירוע, בבחירת שירותי הקייטרינג וספקים נוספים אחרים אשר יוכלו לספק את התנאים הדרושים.
הפקת כנסים, ירידים ואירועים עסקיים גדולים אחרים מצריכה מקום גדול אשר יוכל להכיל את כמות המשתתפים הגדולה, הפעילויות השונות הכלולות באירוע, ועדיין לספק מרחב ותנועה נוחה למשתתפים באזורים השונים. מרכזי כנסים מספקים מגוון רחב של אולמות גדולים וחללים שיכולים להתאים לאירועים גדולים וכן לאפשר מרחבים שונים לפעילות בו זמנית. אם מדובר באירוע שכולל הרצאות ו/או מופעים, מומלץ לבחור במקום שבו אולם אודיטוריום אשר יכול להכיל מספר גדול של משתתפים, הינו בעל עיצוב משופע, כך שכל אדם יוכל לראות את הבמה מכל מושב וזווית, ולרוב מכיל ציוד טכני כמו מסך, מקרן, ציוד הגברה ועוד. כמו כן, חשוב לבחור במקום אשר נמצא במיקום מרכזי ונגיש כך שכלל המשתתפים יוכלו להגיע אליו בקלות ובנוחות, בין אם בתחבורה ציבורית או ברכב פרטי.
כידוע, כיבוד מהווה אלמנט חשוב ביותר בחוויה של המשתתפים ולא פעם יהיה לו משקל גדול ברושם עמו יוותרו בסיום האירוע. בהקשר של שירותי קייטרינג לאירוע עסקי גדול חשוב לתת את הדעת לכמה נקודות עיקריות: בחרו חברת קייטרינג אשר מתמחה באירועים גדולים ותוכל לספק אוכל טעים ואיכותי גם כשמדובר במספר גבוה של מנות. התאימו את סוג האוכל ואופן ההגשה לאופי האירוע ואורכו. אם מדובר על אירוע ארוך ורשמי, מן הסתם ארוחת צהריים עשירה עם סידורי ישיבה בשולחנות תהיה האופציה המועדפת. לעומת זאת כאשר מדובר על אירועים עסקיים בעלי אופי חופשי וקליל כמו מסיבות חברות גדולות, אפשר לשקול דוכני אוכל וסידורי ישיבה אלטרנטיבית.
ישנה חשיבות עצומה לתכנון מוקפד של תוכן וסדר אירוע עסקי גדול אשר עתיד להימשך לאורך היום או אף לאורך מספר ימים. ככל שהאירוע מורכב מיותר אלמנטים ובוודאי אם מדובר על מספר פעילויות הנערכות במקביל, רמת מקצועיות ההפקה היא שתכריע האם יהיה מדובר על אירוע מוצלח או כושל. באירועים ארוכים מומלץ לשזור תכנים מגוונים אשר יותירו את המשתתפים עם עניין ואנרגיה. גם אם מדובר באירוע מקצועי ורשמי יותר, כדאי לשלב גם תכנים קלילים יותר לאורך האירוע שיאפשרו 'אוורור' וחידוש אנרגטי.
מומלץ להסתייע בשירותי הפקה מקצועיים עבור אירועים עסקיים גדולים להשגת אירוע מוצלח אשר ישיג את מטרתו, בין אם זה מסיבה לעובדים שתהווה תמריץ לעובדים ותגבש את צוותי העבודה, העברת ידע ומיתוג החברה כמומחית בתחומה או חשיפת מוצר חדש וקידום מכירות.