ספר קופה [ניהול פנקסים]

ספר קופה [ניהול פנקסים]

ספר קופה במהותו נועד לשקף את תנועת הכספים הנכנסת לעסק והיוצאת ממנו, בין אם כספים אלה הן במישור העסקי ובין אם במישור הפרטי. די בכך שהם עברו דרך הקופה כדי שתקום חובה לרשמם בספר הקופה.

למעשה ספר הקופה מהווה מכשיר לפיקוח על תנועת המזומנים שבעסק, אשר מסייע לפקיד השומה לאמת התקבולים שהתקבלו והתשלומים ששולמו במזומן או הצ'קים שהוסבו לספקים, כדי לעמוד על אמיתות ההכנסות וההוצאות שדווחו על ידי הנישום בהתאם להצהרותיו. זאת, אף שתנועת הכספים בקופה אינה כוללת רק כספים המזוהים עם הכנסות והוצאות אלא תקבולים ותשלומים מכל סוג שהוא.

סעיף 11 להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973 (להלן - ההוראות) מפרט את כל הנדרש לגבי ספר קופה[1].

החובה לנהל ספר קופה הוטלה ככלל, על מי שחייב לנהל מערכת חשבונות לפי שיטת החשבונאות הכפולה, בין אם מפאת מחזור עסקאותיו, ובין אם מפאת מספר המועסקים בעסקו או בשל קריטריון אחר.

ספר קופה יהיה ספר כרוך או חשבון קופה במסגרת מערכת חשבונות לפי שיטת החשבונאות הכפולה.

"ספר כרוך", הינו ספר שהוא כרוך שדפיו מוספרו במספרים עוקבים לפני תחילת השימוש בו, או שדפיו כרוכים בפנקס ומוספרו במספרים עוקבים מראש, אך כשתולשים ממנו דף יישאר העתק הימנו כרוך בפנקס כשהוא נושא מספר זהה לדף שנתלש, או קובץ קבוע.

סעיף 11(ב)(1) להוראות כולל גם הוראות בדבר אופן רישומם של התקבולים ושל התשלומים. הסעיף קובע, כי יש לרשום כל תקבול ותקבול וכל תשלום ותשלום. כלומר, כל תקבול יירשם בשורה נפרדת לפי סוג התקבול. כך למשל, אם תקבול מסויים כלל שני סוגי תקבול, מזומן וצ'ק, המזומן יירשם בחלק המיועד למזומן והצ'ק יירשם בחלק המיועד לצ'קים[2]. כמו כן, אין לרשום מספר תקבולים ביחד. לדוגמא, אם נתקבלו שני תקבולים בגין מכירות בהקפה והוצאו שתי קבלות, בספר הקופה תירשם כל קבלה בנפרד. רישום מספר תקבולים ביחד עלול להיתפס כסטייה בניהול ספר הקופה.

ברם, סעיף 11(ב)(2) קובע, כי נישום הרושם תקבוליו בסרט קופה רושמת או ספר פדיון יומי, ירשום בספר הקופה רק את הסיכום היומי שלהם. כידוע, הדרישה לנהל סרט קופה רושמת נועדה ליעל את רישום התקבולים בעסק שיש בו תנועת לקוחות אינטנסיבית וסכומי עסקאות נמוכים יחסית.

סעיף 11(ב)(1) להוראות קובע הוראות העוסקות באופן ניהולו של ספר הקופה ובתכנים או הפרטים שיירשמו בו. הסעיף קובע, כי בספר הקופה יירשמו כל "תקבול" וכל "תשלום".

בסעיף 1 להוראות הוגדר "תקבול" כך:

"תקבול" - כל סכום במזומן, בשטר, או בשיק שהתאריך הנקוב בו מאוחר מתאריך קבלתו או בכרטיס אשראי שקיבל הנישום/העוסק במישרין או בעקיפין, במהלך עסקו."

מהגדרת תקבול עולה, כי כל סכום שנתקבל באחד מאמצעי התשלום שצויינו בהגדרה, טעון רישום בספר הקופה, אם נתקבל במהלך העסקים. לכן, מענקים שנתקבלו במהלך העסק, הלוואה מידיד או מלקוח או מספק, לצורך העסק, חייבת רישום בספר הקופה בהיותה תקבול שנתקבל במהלך העסק.

סעיף 11(ב)(1) קובע, כי הרישום של תקבול או תשלום מסויים ייעשה בציון התיעוד והתאריך. ציון התיעוד ייעשה באופן שיאפשר את איתור התיעוד שבו נרשם התקבול. כך למשל, אם התקבול נרשם בקבלה יש לציין שהתיעוד הוא "שובר קבלה" ואת מספרו, וכשהתיעוד הוא חשבונית מס/קבלה, יש לציין שהרישום בוצע על סמך תיעוד חשבונית מס/קבלה ואת המספר.

אשר לתאריך, יש להקפיד על הרישום בספר הקופה לפי סדר כרונולוגי, וזאת כדי ליצור התאמה עם היתרה בקופה בעין. בהתאם לסעיף 20(1) להוראות, הרישום בספר הקופה ייעשה תוך שלושה ימים מיום ביצוע הפעולה. כך למעשה, נישום שרושם בספר הקופה אחת לשלושה ימים יידרש לרשום את הפעולות לפי סדרן הכרונולוגי כדי ליצור אפשרות לקבוע את היתרה בספר הקופה ולהתאימה עם הקופה בעין. יש לשים לב לכך שהסעיף אינו משמיע דרישה לקבוע את היתרה או לסכם היתרה עם כל רישום, אלא די בכך שהרישום נעשה באופן כזה שמאפשר לקבוע את היתרה כדי להתאימה עם הקופה בעין. ניתן להבין הוראה זו על רקע סעיף 11(ד) שקובע, בין היתר, כי היתרה תירשם לפחות בסוף כל חודש. הוראה זו מחזקת המסקנה שלפיה, במהלך החודש אין חובה לרשום בספר הקופה את היתרה לאחר כל רישום.

מועד הרישום, אשר נקבע אחת לשלושה ימים, הינו פרק זמן קצר למדי, המעורר קושי הנוגע לכשירות חשבון הקופה שבמערכת חשבונות לפי השיטה הכפולה כספר קופה אצל נישומים שמערכת השיטה הכפולה מנוהלת מחוץ למקום העסק. כאשר הרישום לפי השיטה הכפולה מתבצע פיזית במשרדו של מנהל חשבונות חיצוני, הרישום מתבצע אחת לחודש ולאחר תום החודש. אומנם נוהל רישום זה מתאים לספר תקבולים ותשלומים ואף לרישום לפי השיטה הכפולה, אך בוודאי אינו מתאים לספר הקופה שכן הדבר עלול להיתפס כליקוי בניהול הפנקסים בשל האיחור ברישום. לפיכך, במצב כזה חייב הנישום לנהל ספר קופה במתכונת של ספר כרוך.

סעיף 11(ב)(1) קובע, כי אם נתקבלו תקבולים בצ'קים, יש לציין בספר הקופה פרטים מזהים על צ'ק כמו מספר הצ'ק ושם הבנק שמשוך עליו. אולם בהתאם לסעיף 19(א) להוראות, אין חובה לחזור ולרשום פרטים מזהים שנרשמו בתיעוד או בספר חשבון אחר, אלא די בכך שצויינו פרטים לאיתור התיעוד שבו נרשמו הפרטים הנדרשים. לפיכך, היות והרושם בספר הקופה חייב ממילא לציין את התיעוד שבו נרשם התקבול, יהיה הנישום בנסיבות אלה פטור מציון פרטים על הצ'ק ודי בכך שהוא מפנה לתיעוד שבו נרשמו פרטים אלו.

לאור סעיף 24 להוראות, אשר מחייב סימול הדדי ברישומים מתיעוד לספר חשבון, יש לציין על התיעוד את מספר העמוד והשורה של ספר הקופה שבו הוא נרשם.

להלן דוגמא לספר קופה:

בסעיף 11(ב)(3) להוראות נכלל סייג לרישום תקבולים מסויימים בספר הקופה ובלבד שמתקיימים התנאים שנקבעו לשם כך[3].

סעיף 11(ב)(3) עוסק בשני סוגי פטור, פטור על סוג מוגדר של תקבולים שהוא פטור ספציפי ופטור לכל התקבולים שהוא פטור כללי.

ניתן להניח, כי פטור ל"סוג מוגדר" של תקבולים מתייחס לדוגמא לתקבולים בכרטיס אשראי שאינם עוברים דרך הקופה אך מהווים "תקבול" כהגדרת מונח זה בסעיף 1 להוראות, או לתקבול דרך העברה בנקאית שהוא תקבול בעקיפין. הסעיף קובע, כי תקבולים מסוג מוגדר אשר הופקדו בבנק ביום קבלתם או למחרתו פטורים מרישום בספר קופה. הואיל והפטור הוא ספציפי לסוג מוגדר של תקבולים, הנישום יהא חייב לרשום בספר הקופה את התקבולים האחרים שאינם בגדר תקבולים ספציפיים. נישום שנהג להסב צ'קים דחויים שקיבל, לטובת ספקים ונותני שירות ולא להפקידם בבנק, ייאלץ לשנות מהרגלו זה אם הוא מעוניין לפטור עצמו מרישום הצ'קים בספר הקופה. קושי אחר בקבלת פטור מרישום בספר קופה נוגע לצורך בהפקדת צ'קים דחויים, למי שלא נוהג לעשות כן בשל העמלה הגבוהה הנגבית בבנק על הפקדת צ'קים דחויים.

פטור כללי מניהול ספר קופה יינתן כאשר הנישום מפקיד בבנק את כל תקבוליו במלואם ביום קבלתם או למחרתו. נכון שהסעיף מקנה פטור מרישום רק לתקבולים ולא לתשלומים, אולם ניתן להניח כי הפטור מרישום התקבולים יוביל בהכרח גם לפטור מרישום התשלומים. זאת, היות ומבחינה מעשית הפטור מותנה בכך שכל התקבולים יופקדו בבנק ביום קבלתם או למחרתו, בכך, נחסמת למעשה את האפשרות לבצע תשלומים מהקופה. יוצא אם כן, שאף אם הנישום ירצה לשלם מהקופה, בפועל אין כסף שבאמצעותו יהיה ניתן לשלם. אשר על כן, וכפועל יוצא של הפטור מהחובה לרשום את כל התקבולים, הנישום, הלכה למעשה, יהא פטור מהחובה לנהל ספר קופה.

הפטור כשלעצמו מותנה בקיומם של מספר תנאים במצטבר שהם זהים לשני סוגי הפטור, כפי שיפורטו להלן:

א. התקבול הספציפי או כל התקבולים הופקדו בבנק.

ב. ההפקדה לבנק מתבצעת באותו יום שבו נתקבל התקבול או למחרתו. יש לציין, כי ייתכן ותהיה חריגה ממועדים אלו בשל סיבות התלויות בבנק, אך לא בנישום. כך למשל, במקרה שהבנק סגור, בשביתה, או מכל סיבה אחרת שאין לנישום שליטה עליה.

ג. העתקי החשבונות (הכוונה לדפי חשבון הבנק שכוללים את התנועות בחשבון) נשמרו על ידי הנישום כחלק ממערכת החשבונות.

ד. קיימת שיטה לתיאום בין הסכומים שנרשמו בתיעוד לבין הסכומים שמופיעים בשוברי הפקדות הבנק (אם כך, יש לשמור גם את דפי ההפקדה לבנק). אחת משיטות התיאום יכולה להיות, לציין ליד כל סכום בהפקדה את מספר התיעוד.

סעיף 11(ג) להוראות עוסק במקום החזקתו של ספר הקופה[4]. הוראה זו רלוונטית רק לספר קופה שהוא ספר כרוך, שכן חשבון קופה המנוהל במסגרת מערכת חשבונות לפי השיטה הכפולה הוחרג במפורש מסעיף זה. חשבון הקופה, יוחזק במקום שבו מנוהלת ומוחזקת מערכת החשבונות לפי השיטה הכפולה.

אולם, גם כפי שהוסבר לעיל, ספר כרוך עשוי להיות גם קובץ קבוע. לכן נראה, כי יש להשוות את דינו של ספר כרוך שהוא קובץ קבוע לדין חשבון קופה במערכת החשבונות הכפולה ולפוטרו מהחובה להחזיקו במקום שבו מוחזקים המזומנים.

הדרישה שלפיה ספר הקופה יוחזק במקום שבו מוחזקים המזומנים, משרתת שתי תכליות. האחת, כדי לתאם היתרה שבספר הקופה עם הקופה בעין בזמן אמת, ובטרם ביצוע כל רישום. השנייה, כדי לעמוד בדרישת הוראת סעיף 20(1) שלפיה, מועד הרישום בספר הקופה ייעשה בתוך שלושה ימים מיום ביצוע הפעולה.

סעיף 11(ג) להוראות קובע עוד, כי ניתן להוציא את ספר הקופה באופן ארעי, למטרת רישום, התאמה ובדיקה. מהוראה זו עולה בבירור, כי פעולה הרישום לא חייבת להיות בעסק, אלא עשויה להתבצע על ידי גורם חיצוני כגון, מנהל חשבונות, אך בכפוף למגבלה של מועד הרישום. גם מהוראה זו עולה, כי עסק שמחזיק ביותר מקופה אחת יהיה חייב לנהל ספר קופה לגבי כל אחת מהקופות ויחזיקו יחד עם המזומנים. נראה, כי קשה להשלים עם טענת נישום, שלפיה מנוהל ספר קופה אחד לכל הקופות והוא מוציאו באופן ארעי מקופה לקופה כדי לבצע רישום בו.

מקום החזקת המזומנים יכול להיות קופת מתכת, מגרה, או כלי אחר, ובלבד שבו יוחזקו רק הכספים של העסק ולא יתערבבו עם כספים פרטיים.

[1] סעיף 11 להוראות קובע:

"11. ספר קופה

(א) ספר קופה יהיה -

(1) ספר כרוך; או

(2) חשבון קופה במסגרת מערכת חשבונות לפי שיטת החשבונאות הכפולה.

(ב) (1) בספר הקופה יירשם כל תקבול וכל תשלום בציון התיעוד ותאריך באופן שניתן יהיה לקבוע מתוכו ומתוך התיעוד שטרם נרשם בו את היתרה ולתאם יתרה זו עם הקופה בעין; כללו התקבולים שיקים, יצוינו פרטים לזיהויים, כגון מספר השיק ושם הבנק שעליו נמשך;

(2) על אף האמור בפסקה (1), נישום/עוסק המנהל ספר פדיון יומי או סרט קופה רושמת ירשום בספר הקופה את הסיכום היומי של ספר הפדיון או של סרט הקופה הרושמת בלבד;

(3) על אף האמור בפסקה (1), נישום/עוסק המפקיד בבנק את כל תקבוליו או תקבולים מסוג מוגדר במלואם ביום קבלתם או למחרתו אינו חייב לרשום תקבולים אלה בספר הקופה, ובלבד ששמר כחלק ממערכת החשבונות את העתקי החשבונות שקיבל מהבנק ובתנאי שקיים שיטה לתיאום תיעוד התקבולים שהופקדו עם שוברי ההפקדה בבנק.

(ג) ספר קופה, למעט חשבון קופה, יוחזק במקום החזקת המזומנים, ובלבד שמותר יהיה להוציאו באופן ארעי לצורך רישום, התאמה ובדיקה.

(ד) הדפים בספר הקופה יסוכמו בדיו ולפחות בסוף כל חודש תירשם היתרה בדיו."

[2] ניתן ללמוד זאת מהוראה 11(ב)(1) מהמלים "... באופן שניתן יהיה לקבוע מתוכו ומתוך התיעוד שטרם נרשם בו את היתרה ולתאם יתרה זו עם הקופה בעין."

[3] סעיף 11(ב)(3) להוראות לניהול חשבונות קובע כדלקמן:

"(3) על אף האמור בפסקה (1), נישום/עוסק המפקיד בבנק את כל תקבוליו או תקבולים מסוג מוגדר במלואם ביום קבלתם או למחרתו אינו חייב לרשום תקבולים אלה בספר הקופה, ובלבד ששמר כחלק ממערכת החשבונות את העתקי החשבונות שקיבל מהבנק ובתנאי שקיים שיטה לתיאום תיעוד התקבולים שהופקדו עם שוברי ההפקדה בבנק."

[4] סעיף 11(ג) להוראות לניהול פנקסים קובע:

"(ג) ספר קופה, למעט חשבון קופה, יוחזק במקום החזקת המזומנים, ובלבד שמותר יהיה להוציאו באופן ארעי לצורך רישום, התאמה ובדיקה."

\הרשמה לקבלת חומרים מקצועיים בחינם ישירות למייל לחץ כאן

לרכישת לקסיקון המסים ולמעבר לאתר הכותב לחץ כאן