פיתוח הדרכה חיוני בכל ארגון השואף למצוינות. רצוי להתחיל להשקיע בנושא כבר בתחילת הדרך, אך ברוב המקרים בשלב זה של חיי העסק ישנן הוצאות דחופות יותר. יחד עם זאת, עסק גדול ומצליח, יכול לשפר את תפקודו משמעותית אם ישקיע בפיתוח הדרכה בצורה נאותה . ננסה לראות איך זה קורה בפועל.
חברת בנייה גדולה ומצליחה בארץ פעלה במספר פרויקטים גדול בו זמנית. לצורך כך הועסקו מנהלי פרויקטים מצויינים, שקיבלו אחריות על פרויקטים בודדים. כאשר ההנהלה החליטה לקבל תמונת מצב כוללת, נתבקשו מנהלי הפרויקטים השונים לבצע תחקירים אודות פרויקטים שהסתיימו, ולהצביע על ההשגים כמו גם על קשיים ואפילו על כשלים.
התברר שמנהלי פרויקטים רבים פעלו מול נותני שירות שונים (קבלני משנה וספקים של חומר), על פי שיקולם האישי ונסיונם הקודם בחברות אחרות. השוואה מדגמית העלתה פערי מחירים משמעותיים ששילמה החברה עבור שירותים דומים או זהים מנותני שירות שונים. יחד עם זאת, כמות ההזמנות הכוללת של החברה הייתה אדירה, ובהזמנות מהסוג הזה המחירים הצפויים היו אמורים להיות נמוכים בהרבה. ההנהלה הבינה שבמקום להנות מיתרון הגודל, היא פיספסה אותו בכך שכל מנהל פרויקט פעל באופן עצמאי.
לצורך תיקון המצב, הטמיע צוות פיתוח ההדרכה מערכת ממוחשבת לניהול ספקים. המערכת אישפרה לנהל מעקב צמוד אחרי כל הזמנה והזמנה, ולהשוות את המחירים להזמנות קודמות מהספק, או מהזמנות קודמות למוצר או השירות המבוקש. כל מנהל היה חייב להזין את נתוני ההזמנה, את הספק הנבחר ואת מידת שביעות רצונו מהשירות שקיבל. לאחר תקופה קצרה התגבשה במערכת רשימה שחורה של נותני שירות לא מומלצים; מנהלי פרויקטים לא הורשו לפנות אל הספקים האלה. שאר הספקים דורגו על פי קריטריונים של איכות גבוהה ומחיר נמוך.
עד מהרה למדו גם הספקים להתייחס לכל מנהל פרויקט בתור נציג של חברה ענקית, ולא מבקש שירות מן השורה, ואילו המנהלים קיבלו קלף מיקוח בעל עוצמה בניהול משא ומתן. כתוצאה מכך השתפרו מדדי הפרויקטים באופן משמעותי, גם באיכות, גם בלו"ז וגם במחיר. כך צוות פיתוח הדרכה שיפר את ביצועי החברה.
לסיכום, השקעה בפיתוח הדרכה היא השקעה משתלמת. ניתן לראות מהדוגמא שגם ארגון גדול ומצליח עשוי להתרם מהותית בהשקעת משאבים בתחום.