כאשר יש מכונת קפה משרדית במשרד, אז הכנת הקפה לוקחת פרק זמן קצר מאוד. כדקה אחת. מכונת קפה משרדית בנויה בצורה מאוד מתוחכמת. יש בה טכנולוגיה מודרנית מעולה. הקפה נעשה בצורה אוטומאטית. מניחים את הקפסולה במקום המתאים. סוגרים את המכונה לוחצים על כפתור, ותוך זמן קצר הקפה ממלא את הכוס. אי אפשר לטעות במינון. תמיד יודעים איזה טעם טוב יש לקפה. תמיד הוא יהיה באותו טעם.זה היתרון של מכונות אוטומאטיות. במקרה של הכנת קפה למכונות האוטומאטיות יש בעיקר יתרונות. יתרון אדיר אחר הוא סוגי הקפה שאפשר להכין. פשוט אפשר לרכוש סוגי קפסולות קפה שונות כל אחד וטעמו. יתרון גדול אחר הוא שהמכונה לא תופסת מקום גדול ולא נשאר הרבה לכלוך אחרי הכנת הקפה.
אורח במשרד
משרד הוא מקום עבודה דינאמי. יש בו עובדים שזקוקים להפסקות קפה מדי פעם. לעיתים הם זקוקים לשתיית קפה לצורך הפגת מתחים, לצורך מחשבה, לצורך אגירת כוחות ולחידוש המרץ. מכונת קפה משרדית שמכינה קפה בצורה מעולה תעשה את העבודה. כשיש אורח חשוב במשרד בין אם זה לקוח, או ספק חשוב, אפשר להציע לו קפה מעולה במבחר טעמים. קפה עוזר לקשירת קשר ידידותי בין אנשים, להפגת מתח ביניהם אם הוא קיים, וגם ליצירת כימייה. אפשר לנהל סמול טוק סביב כוס קפה, ואחר כך לגשת לנושאי השיחה החשובים שלשמן בא האורח. מקובל היום לשתות את הקפה בכוסות חד פעמיים. גם אורחים חשובים שותים קפה חד פעמי במקומות עבודתם השונים כך שיש פה מנהג רווח.
רכישת מכונת קפה
ספקים רבים מציעים מבחר של מכונות קפה ללקוחותיהם. יש גדלים רבים של מכונות. כל לקוח צריך לבחור את המכונה מתאימה לו מבחינת הגודל. יש אפשרות לרכוש מכונת קפה משרדית בכסף מלא, ואחר כך להזמין את הקפסולות השונות ואת המוצרים הנלווים. כמו כוסות חד פעמיות, סכום, מעמדים שונים, ערכות קפה ועוד.ספקים רבים מציעים מסלול של טרייד אין למכונות ישנות תמורת חדשות. יש אפשרות להשכיר את המכונה. כלומר, לקבל אותה ללא כסף . התנאי שמציב הספק הוא רכישה של כמות מסוימת מינימאלית של קפסולות במחיר שנקבע מראש. במחיר משקללים את עלות המכונה. השיטה הזאת נוחה למי שיש לו כמות שותי קפה גדולה מספיק בכדי למלא את מכסת הרכישות. היא מתאימה לו גם כי הוא לא צריך לעשות הוצאה גדולה עבור מכונת קפה משרדית.