על מנת לנהל עסק יעיל מבחינה כלכלית, לא די לדאוג לכך שההכנסות תעלנה על ההוצאות. אחד הכלים היעילים ביותר לניהול חשבונאי הוא בניית תזרים מזומנים. תזרים זה משקף את כל התנועות של היחידה העסקית שהתרחשו בפועל. במילים אחרות, זוהי קופה רושמת של העסק, המציגה את מצבו הפיננסי בכל רגע נתון.
בניית תזרים מזומנים היא אחת הפעולות ההכרחיות בניהול חשבונאי של יחידה עסקית. דו"ח תזרים מזומנים הוא אחד המסמכים שחובה להגיש לרשויות המס. יחד עם זאת, לבניית תזרים מזומנים מטרה נוספת וחשובה, מעבר לפעילות חשבונאית תקינה ודיווח לרשויות. לכן חשוב שבעלי עסקים יהיו מעורבים בהכנת הדו"ח, ומה שחשוב במיוחד – בהכנת התחזית של התזרים.
בניית תזרים מזומנים הכרחית למניעה או מזעור של בעיות תזרים בעסק. מהן בעיות תזרים? מדובר בכינוי לכשלים פיננסיים שאינם קשורים להיעדר או מיעוט הכנסות ביחס להוצאות. הדוגמא הקלאסית לבעיית תזרים היא ההשקעה הנדרשת להקמה והרצה של עסק חדש: על היזם לעמוד בהוצאות במשך תקופה מסוימת, עד שההכנסות מתחילות להגיע. לעתים עסקים לא שורדים את התקופה הזאת, לכן בבניית תזרים מזומנים חשוב לבדוק מראש כמה זמן תימשך תקופת התזרים השלילי ומה יהיה ערך התזרים הנמוך ביותר.
דוגמא נוספת לבעייה תזרימית היא תנאי תשלום של ספקים לעומת תנאי תשלום של לקוחות. בענפים מסוימים מקובל לשלם בתנאי שוטף +, כלומר התשלום על השירות מתקבל לאחר תקופה מסוימת מיום קבלתו, ולא באופן מיידי. אם העסק משלם על חומרי גלם או שירותים באופן מיידי, ומקבל תשלום על המוצרים או השירותים שהוא מספק בדחייה מסוימת, גרף התזרים שלו יראה הפסדים. לחלופין, אם העסק משלם על חומרי הגלם בתשלום מעוכב, ומקבל תשלומים מהלקוחות באופן מיידי, הוא ירוויח. בעולם העסקים הישראלי ידוע שחברה גדולה עשתה רווחים יפים בתקופה מסוימת רק מהמשחק בין תנאי התשלום של ספקים ולקוחות, ולא הודות לפעילות המקצועית שלה.
לסיכום, בניית תזרים מזומנים מאפשרת ליזם או לבעל עסק לעלות על נקודות כשל אפשריות או לחלופין לאתר את הנקודות בהן ניתן להשקיע כספים ולהנות ממקור רווח נוסף.