ניהול ידע בענן

מבוא

בואו נסכים תחילה : הענן כבר כאן והתוכנה כשירות (Saas ) גם !

בואו נסכים על נושא נוסף :  הדיון בענן יש להבין שמתחלק לשני נושאים עיקריים :

תשתית הענן – הכוונה לכל נושא אירוח (Hosting) השרתים / בסיסי הנתונים /שטח אחסון  /טיב הגישה והקצב ,

ניהולם / גיבויים ושדרוגם  - בחוות שרתים אצל ספק אינטרנט או

בחוות שרתים מרוחקת (מחוץ לארגון ) בחברות כגון Amazonודומיה .

תוכנה כשירות (Saas ) -  הכוונה לאפליקציה (יישום המחשוב הארגוני ) שפותחה בכלי פיתוח אינטרנטיים (שפות יעודיות או קוד פתוח )  , הגישה לאפליקציה היא באמצעות קישור (URL) והזדהות למשתמש (user /pass ) באמצעות דפדפן מכל מקום בכל עת .

רכיבי ניהול ידע ( Knowledge management) עקריים  :

• "ארכיב ארגוני מרכזי " המייצרסטנדרט יצירה/ עדכון/ שיתוף/ ארכוב מסמכים בארגון .
• מנוע חיפוש המאפשר שליפת מידע ברמתמסמך , טקסט , מילה (פונולוגית ) מתוך מאגר "הארכיב הארגוני המרכזי"
• כלי המאפשר שיתוף פעולה בין עובדיהארגון ברמת פרויקט / משימה /קבוצת עבודה תוך שמירה על סטנדרטים של יצירה /עדכון/שינויים במסמכים בסביבת העבודה האחידה ("ארכיב ארגוני מרכזי ") .
• יצירת אזורי עבודה לקבוצות עבודהלפי פרויקט /משימה תוך ניהול הרשאות גישה ,עדכון ושיתוף ברורים לכל הארגון
• ניהול פרופילי משתמשים הכוללהרשאות גישה , העדפות חיפוש וחשיפתם בארגון ,ניהול לוג תנועות משתמש במסמך
• שיתוף מערך הדואר האלקטרוני לתוך"ארכיב ארגוני מרכזי " וניהול המידע הלא פורמלי בדוא"ל להפוךלסטנדרט במערכת ניהול הידע .

ספקי יישומי  המחשוב הארגוני השונים (ERP , CRM , BILLING , PLM , Knowledge managementועוד ) עושים צעדים עקב בצד אגודל לאפשר ללקוחותיהם בחירה חדשנית לרכישת היישום כשירות ,

במאמר הזה נדון בתחום ניהול הידע ההופך להיות נגיש כתוכנת שירות Saas.

איזה קריטריונים יש לקחת בחשבון בתהליך אפיון מערכת ניהול ידע בענן ?

? איזה סוג ארגון לפנינו ומה הפריסה שלו ?

ארגון לוקלי – ארגון שכל פעילותו במדינה אחת ,הרוצה ליישם מערכת ניהול תוכן צריך לחשב עלות /תועלת של האפשרויות הבאות :רכישת שרת אחסון בעסק + רכישת רישוי תוכנה לעובדיו

או יישום תוכנת ניהול ידע מבוססת שירות , כאשר המידע מאוחסן ומאובטח בענן .

ארגון גלובלי  - ארגון שקשת משתמשיו לקוחותיו ושותפיו העסקיים פרוס באתרים שונים בעולם ,סביר שירצה ליישם מערכת ניהול ידע בענן .

אפשרות הגישה /שיתוף המידע /עבודה בשיתוף פעולה בין קבוצות פיתוח /תמיכה ללא תלות במיקום ובזמן.

מתן אפשרות גישה ולו רק לצפיה בלבד לשותפים ולקוחות הארגון תוך שמירת אחידות  תוכן ואפשרויות חיפוש נרחבות ,יהוו פרמטר מוביל בבחירת מערכת ניהול ידע בענן .

חשוב להחליט היכן לאחסן את המידע :בשרתי ספק התוכנה או

להפריד את השרתים לחוות אחסון של נותן שירות יעודי .

לרכוש את השימוש בשירות (בתוכנה) מספק הפתרון על מנת לקבל את התמיכה /שדרוגי גרסאות התוכנה .

? מה היקף הרישוי הנדרש וסוג הפעילות של המשתמשים ?

תהליך אפיון דרישות לקראת רכישת מערכת מחשוב ארגוני כולל תמיד את שיקולי עלות הרישוי.

כאשר אנחנו רוצים להכניס סטנדרט עבודה בנושא ניהול ידע כל עובד בארגון הרשאי ליצור /לעדכן /לקרוא מסמכים בארגון יקבל גישה למערכת

אם בנוסף  אנו רוצים להרחיב את הרישוי ללקוחותינו /שותפינו העסקיים, הנושא עשוי להפוך להיות הוצאה כבדה לארגון .

מודל רישוי התוכנה כשירות (ניהול הידע בענן ) עשוי לפתור זאת לדוגמא באמצעות רישוי לפורטל יעודי במחיר  חד פעמי שדרכו יוכלו להתחבר ולפעול קבוצת משתמשים רחבה ללא צורך לשלם שירות חודשי אישי לכל אחד מהם .

חשוב לאפיין במדויק את הרשאות הגישה /הביצוע /השיתוף של כלל המשתמשים היעודיים למערכת כפרמטר חשוב לקראת בחירת פתרון ניהול הידע בענן .

? רמת אבטחת המידע , רמת הנגישות בכל זמן , רמות ההרשאות למשתמשים .

על מנת לשים מערכת ניהול ידע בענן יש צורך בביטחון מלא ותמיכה נמרצת של הנהלת הארגון לעשות זאת .

ארגון המנהל מידע רגיש וסודי (בטחוני ,פיננסי , בריאותי ) סביר להניח שיבדוק עצמו וארגונים הדומים לו לפני קבלת ההחלטה .

פרמטר נוסף זמינות המידע מכל מקום ובכל זמן ,מה קורה כאשר יש שיבושים בשירותי האינטרנט ? האם ניתן לעבוד off lineולסנכרן את המידע בשלב מאחר יותר ?

? איזה מסמכים אנחנו נדרשים לנהל ,באיזה היקפים ,תדירות וקצב התעבורה במסמכים .

בעידן הנוכחי ניהול הידע מתקיים במשרדי הארגון ובאתרים וירטואליים כגון : אתר החברה / בלוג החברה באינטרנט , באתרי סרטים ותמונות ורשתות החברתיות .

· יש צורך לאפיין באיזה סוגי מידע עסקינן ומה היקפו ? מה יתוחזק במסגרת מערכת ניהול הידע ומה מחוץ לגבולותיה ?

מידע מובנה – מסמכים הנוצרים בכלי ישום משרדי סטנדרטיים : word ,excel ,power point, adobe reader

מידע לא מובנה  -מידע הקיים ב hard copyאו על פתקים וניירות ,בדוא"ל היסטורי , יש לסרוק או לשכתב לסטנדרט ניהול התוכן .

מידע מקודם וירטואלי – מידע ארגוני שהוקם למטרת קידום השיווק באינטרנט כגון ערוצי YouTubeודומיהם , מצגות באתרי שיתוף , תמונות באתרי אחסון ברשת, מידע זה שייך לוגית לניהול הידע הארגוני אך מוקם.מעודכן ומשתף באתרים במרחב הקיברנטי .

פוסטים וסטאטוסים בכלי מדיה חברתית אתרים ובלוגים של הארגון.

לינקים לכתבות , סרטונים ,מצגות , תמונות שקיבלנו באמצעות דוא"ל ומאוחסנים מחוץ לארגון .

· תדירות שליפה ואחזור מסמכים  , קצב והיקפי העדכון , היקפי רמות שיתוף והחזקת גירסאות מקבילות פתוחות של מסמך ,פרמטרים אלה עשויים להשפיע על  תנאי סף הכרחיים לאחסון בענן – יש לבחון פרמטרים כמרכזיים וחשובים בשלבי האפיון .

? על מי לסמוך ?

האם אחסון בענן מספיק לארגון שלנו ? או

" לכל צרה שלא תבוא "  נוסיף גם שרת מקומי כגבוי ?

שיקול זה נובע כמובן לא רק מהיבט כספי אלא תלוי בסוג הארגון , המידע והצורך בזמינות ואי טולרנטיות לכשל .

לסיכום : עולם מחשוב הארגוני -  ניהול ידע מתחיל להציע פתרונות תוכנה כשירות (Saas ) , הנושא מורכב ועשוי להועיל עבור ארגונים שלמדו היטב את הצרכים והיתרונות שמחשוב ענן עשוי להביא אך שוב לפני החלטה,

אפיון מדויק והתאמה לצורך הכרחיים .

בכל מקרה חשוב לזכור שלאחר בחירה ותחילת יישום מערכת ניהול ידע בענן , בכל שלב אפשר להחליט להיפרד ולהחליף את השירות בענן למוד העבודה "הישן" : שרתים בחצר העסק ורכישת רשיונות תוכנה שיהיו בכספת לעד ...

תיהנו .