כל עסק המחזיק מלאים או רכוש קבוע נדרש לבצע ספירת מלאי, היערכות נכונה מראש ובחירה בשיטת עבודה נכונה יכולים לחסוך אלפי שקלים בהוצאות וגם זמן יקר הכרוך בהשבתת העסק לצורך ביצוע ספירות המלאי, בנוסף טעויות בספירה עצמה עלולות להסב נזק רב בדיווח של נתונים שאינם נכונים.
ישנן מספר שיטות לביצוע ספירות מלאי
1. ביצוע הספירה באורח ידני, רישום של כל מוצר מהמלאי על דפים ובהמשך הקלדתו למחשב.
2. ביצוע ספירה מלאי ע"י שימוש במסופונים ממוחשבים וקבלת קובץ מלאי מוכן.
3. ביצוע ספירת המלאי ע"י עובדי העסק הקיימים.
4. התקשרות עם חברה מקצועית המתמחה בביצוע ספירות מלאי.
ביצוע ספירת מלאי יכול להימשך בין שעות בודדות למספר ימים בהתאם למקצועיות העובדים, שיטת הספירה וכמות המלאי הנספר, ניתן לבצע את הספירה על חשבון שעות הפעילות של העסק ובכך לסגור את המקום לזמן הספירה או לבצע ספירה מחוץ לשעות הפעילות עניין שעשוי להיות כרוך בתשלום שעות נוספות.
לפני קבלת ההחלטה על דרך ביצוע ספירת המלאי יש לבחון מהם הפתרונות הטכנולוגיים העומדים לרשותכם. במקרים רבים גורם מקצועי יוכל לחסוך לכם כסף רב על ידי צמצום זמני העבודה בזכות טכנולוגיות מתקדמות וכוח אדם מיומן, בנוסף בפנייה לגורם חיצוני אתם מקבלים תוצאות שאינן מוטות, גניבות רבות בעסקים מבוצעות על ידי עובדים החברה, כאשר עובדים אלו מבצעים את ספירות המלאי יש להם אינטרס לעוות את תוצאות הספירה ובכך לטשטש את עקבותיהם, מהלך זה מוביל לתוצאות שאינן נכונות ולהפסדים כספיים של בעל העסק שגם אינו מודע לגניבות שמתרחשות מתחת לאפו.
ביצוע ספירות מלאי ידנית
בשיטה זו בשלב הראשון עוברים הסופרים על כל פריט בחנות או בעסק ומבצעים רישום ידניים של המק"ט והכמות שנספרו. בשלב הבא מקלידים העובדים את הנתונים למחשב באופן ידני, ישנן שתי בעיות עיקריות בביצוע ספירה מסוג זה, האחת היא שיש כאן פתח לטעויות רבות בעבודה ידנית, כל טעות ברישום הכמות, באות או במספר ברישום המק"ט או טעויות בהקלדה הידנית למחשב יתנו תוצאות שגויות, הבעיה השנייה היא הזמן הארוך וכמות העובדים הגדולה הנדרשת לביצוע הספירה משום שהיא איטית ובד"כ דורשת עבודה בזוגות.
ביצוע ספירת מלאי באמצעות ממוחשבת
ספירת מלאי הנעשית ע"י מספונים היא מהירה יותר, כל קובץ המלאי נטען על מסופוני הספירה מבעוד מועד, העובדים סורקים את הברקוד של כל מוצר והוא מזוהה מיידית ע"י המסופון ונספר באופן אוטומטי, בשיטה זו זמן העבודה מתקצר באופן משמעותי,, אין רישומים ידניים, כל עובד יכול לעבוד לבד והסיכוי לטעויות מצטמצם למינימום, בסיום ספירת המלאי נפרקים המסופונים ובעל העסק מקבל קובץ בפורמט המוכן לטעינה במערכת המידע שלו, כך בלחיצת כפתור כל נתוני הספירה נטענים למחשב ומוכנים לשימוש, שיטה זו היא המהירה ביותר ובכך חוסכת זמן עבודה רב וכפי שכל בעל עסק יודע זמן עבודה שווה הרבה מאוד כסף.