בשנים האחרונות כמות המידע והתחרות הקיימת מצריכים ארגונים רבים לנתח מצב קיים ולהגיב לשינויים בזמן קצר מאוד.
החשיבות למערכת אחת המאפשרת ניתוח כל היביטי הארגון ממקום אחד ובזמן אמת ולוקחת בחשבון לוגיקות עסקיות מורכבות ומאפשרת בניית תחזיות, ניתוח מצב קיים, מתחרים, פוטנציאל שוק ועוד הולכת וגדלה.
הפתרון - מערכות בינה/תובנה עסקית (BI)
הטמעת מערכת בינה עסקית אינה תהליך פשוט. ארגונים משקיעים משאבים רבים להטמעת מערכת BI אחת כלל ארגונית ולעיתים השימוש, בסוף התהליך, מינימלי.
אחת ההנחות השגויות ב-BI היא: אם נבנה את זה (את המערכת) אז הם (המשתמשים) יבואו.
להלן מס' סיבות לכשלון פרוייקטי בינה עסקית ואיך ניתן להמנע מיכך?
- כניסה לפרוייקט BI, שבמהותו עסקי, ללא תמיכת הנהלה. BI מחלקתי ככל שיהיה עדיין מוטמע במטרה לענות על צורך עסקי ולא טכנולוגי כמו כן חשובה ראיה רחבה של כל הארגון עלמנת לבנות המערכת בצורה נכונה שתאפשר התרחבות בעתיד למחלקות נוספות.
- התמקדות ברשימת יכולות של כלי BI השונים ולא בצורך של הארגון. לפני כל פרוייקט BI, לפני כתיבת שורת קוד אחת חייבים להבין מה מניע את התהליך כולו, מהו הצורך הארגוני/הבעיה שלשמה "התכנסנו". לאחר שנבין זאת נוכל לבנות תוכנית עבודה מסודת ומותאמת לצרכי הארגון ומשם להתקדם.
- איכות נתונים. הכלל: "Garbage In=Garbage Out". נתונים שגויים מובילים להחלטות שגויות. חובה לטפל בנתונים שגויים לפי עלייה לאויר אחרת משתמשים ינטשו את המערכת באופן מיידי.
- מתרכזים בעלות רישוי ולא בעלות הכוללת ועלכן חורגים מהתקציב בצורה משמעותית ולפעמים בוחרים טכנולוגיות עם עלות רישוי זולה או חינמית אבל לא לוקחים בחשבון עלויות כלליות נוספות. העלות האמיתית של פרוייקט BI, בנוסף לרישוי, מכילה מרכיבים כמו Professional Services, תשתיות מיחשוב, תחזוקה שוטפת וגמישות לשינויים שמאפשרת המערכת.
- אי יכולת לצפות ולטפל בשינויים - רוב מערכות ה-BI ישתנו באופן מהותי בתוך שנה/שנתיים מההקמה. חשוב להבין שמערכות BI משקפות מצב אמיתי של הארגון ומתבססות על נתונים עכשווים והסטוריים. מאחר והסביבה משתנה, המשתמשים עובדים עם המערכת, לומדים להכירה ומעלים דרישות חדשות שישקפו את המציאות החדשה, ישנה חשיבות רבה לתכן ולהקצות את המשאבים המתאימים (תקציבית ותפעולית) עלמנת לתת מענה מהיר למשתמשים, אחרת המערכת תהפוך מיושנת מאחר ולא תשקף את מצבו אמיתי של הארגון ובכך לא תענה לצרכים החדשים.
- אי רצון/תמיכה ברעיון של"אמת ארגונית אחת" מביא למצב של ריבוי מערכות ואי אמון במערכת ה-BI שאמורה להיות ה"אמת הארגונית האחת". הנושא חייב להיות מבורך ומגובה עלידי הארגון מהמנכ"ל ומטה.
- BI סטנדרטי. אין דבר כזה. אפילו אם שני ארגונים מיישמים את אותו מודל ה-BI, לכל ארגון יש מידע שונה, צרכים שונים, תובנות עסקיות שונות וכו'. BI מותאם ונתפר לצרכי הארגון אותו הוא משרת וזו גם החוזקה של מערכת BI - לתת מענה בצורה האמינה והמדוייקת ביותר בארגון הוא מוטמע.
- דשבורדים יפים יפתרו הבעיה. דשבורדים, יפים ככל שיהיו, דורשים זמן רב לתכנון כמו כל היבט אחר במערכת עלמנת שיציגו את הנתונים הנכונים עבור צרכי הארגון.
- ביצועים - מערכות BI חייבות להיות מהירות ולתת מענה לשאילתות בזמן קצר ככל הניתן. רצוי בזמן אמת. משתמשים היום משווים הכל לגוגל, אם מחכים לתשובה יותר ממס' שניות לכל היותר יזנחו את המערכת.
- והכי חשוב, לעבוד בשיתוף פעולה ושקיפות מלאה בין כל המעורבים בפרוייקט לכל אורך התהליך ולא רק בסופו
בהצלחה !
אתם מוזמנים לפנות אלי בכל שאלה