הפקת יום עיון
אם אתם נדרשים לארגן יום עיון עבור עצמכם, מקום עבודתכם או עבור לקוח שלכם, אתם וודאי יודעים כי מדובר בפרויקט לכל דבר. פרויקט כזה מחייב תכנון קפדני, תקצוב, ניהול ופיקוח כדי שהתוצאות יהיו משביעות רצון. למענכם, הכנו כאן כמה טיפים שימושיים, שיסייעו לכם לארגן יום עיון מוצלח, שעוד ידובר בשבחו שנים רבות.
הכנה מוקדמת
כבכל פרויקט, נדרשת כאן הכנה מוקדמת ויסודית. לכן, ערכו ישיבה עם גורמים אחרים שיש להם קשר עם הפרויקט, לרבות נציגים מן המוזמנים, המרצים וצוות המארגנים. בישיבה כזו יעלו וודאי סוגיות חשובות שלא נתתם עליהם את הדעת. נחיצותה של ישיבת "סיעור מוחין" שכזו, היא רבה מאוד.
תקציב
חשוב מאוד לקבוע מראש מסגרת תקציבית לאירוע. מסגרת כזו תחייב אותנו לתעדף נושאים מסוימים ותרסן היסחפות אחר רעיונות ספונטאניים. קחו בחשבון כי אתם עלולים גם לחרוג מהמסגרת. זה בסדר, כל עוד החריגה מוצדקת ולא גדולה (לא יותר מ-5%). אם אתם שכירים ועמדתם בתקציב המתוכנן, אין ספק כי מנהל הכספים בחברה שלכם יעריך אתכם על כך.
מיקום ונגישות
חשוב מאוד לערוך את יום העיון במקום מרכזי, עם גישה נוחה מצירי תנועה מרכזיים וסמיכות לתחנות תחבורה ציבורית. תנו דעתכם על כך שראוי גם לערוך את האירוע במקום נגיש לנכים, כי בהחלט עשויים להגיע גם נכים לאירוע. עניין החניה גם הוא חשוב מאוד עבור האורחים. בררו מראש היכן באזור יש מגרש חניה חופשי לשימוש או מגרש זול יחסית. ייתכן ותוכלו גם להגיע להסדר של חניה מוזלת עם בעלי המגרש, בתאום מוקדם. חשוב שתשלחו במייל או בדואר הזמנות הכוללות מפות ברורות והנחיות הגעה מפורטות, כדי להקל את ההגעה ליעד. לפני המשלוח להדפסה, עשו הגהה יסודית על המסמך, כדי לוודא שלא נפלה בו טעות.
האירוע הוא לאורחים
חשוב שתזכרו: האירוע שלכם מיועד לאורחים. הגדירו במדויק את מי אתם מזמינים לאירוע. בקשו מהאורחים לשלוח לכם הנחיות למקרים של צרכים מיוחדים (למשל: תרגום סימולטני, צרכי אבטחה, ענייני כשרות מיוחדים). האירוע לא צריך להיות מפואר, יקר או מנקר עיניים כדי לשאת חן. אם המרצים, האווירה והקייטרינג יקלעו לטעמם של המוזמנים, עוד ידובר בשבחכם חודשים רבים.
האולם
האולם הוא המקום בו ישהו הנוכחים במהלך האירוע. אם מדובר ביום עיון בנושאים טכנולוגיים, יש לברר אודות מכללות המציעות השכרת כיתות עם ציוד מחשב. מכללות רבות מציעות להשכרה כיתות מרווחות ומצוידות היטב, כולל מערכות הקרנת וידאו, מערכות שמע, מחשבים חזקים ותוכנות מתקדמות. עוד לפני האירוע, חיוני שתגיעו למקום לפחות פעם אחת, כדי לסקור ביסודיות את הכיתה בה יערך יום העיון. דאגו שאיש טכני מטעם המקום יהיה נוכח בביקור, כדי לענות על שאלותיכם.
משלוח הזמנות
דאגו לשלוח את ההזמנות לאורחים מספיק זמן מראש, כדי שיוכלו להתארגן ולפנות לעצמם זמן להגיע. אם אתם שולחים במייל, התקשרו ושאלו אם המוזמן אכן קיבל את המייל. כמה ימים לפני האירוע, וודאו בשיחה טלפונית כי המוזמן אכן מתכוון להגיע לאירוע.
שעות האירוע
אם אין ברשותכם תקציב גדול, דעו כי בשעות אחר הצהריים תוכלו לשכור אולמות בתעריף זול יחסית. ערכו רשימה של מקומות בהם ניתן לערוך את האירוע אחר הצהריים וערכו ביניהם סבב התמחרות קצר, באמצעות המייל והטלפון. בצורה כזו, ניתן להפחית את עלויות יום העיון בצורה משמעותית.
קייטרינג
נכון הדבר כי האורחים אינם מגיעים ליום העיון שלכם בעיקר כדי לאכול, אך עם זאת הקייטרינג צריך להיות מכובד ואסטטי. רצוי לבחור חברת קייטרינג לפי המלצות ולוודא מראש מה בדיוק כולל המגוון שיוצע לאורחים ומה תהיה צורת ההגשה שלו (שרות עצמי, מלצרים וכד').
מרצים
המרצים הם עמודי התווך של יום העיון שלכם. הם חייבים להיות מקצועיים, בעלי מוניטין, סובלניים ובעיקר- כאלו שיודעים להרצות בפני קהל. בשום אופן אל תסתכנו בהזמנת מרצים שאינכם מכירים אישית או שלא קיבלתם המלצות אודותיהם. מומלץ מאוד גם לבוא ולראות אותם בהרצאה אחת לפחות, לפני שאתם מזמינים אותם להרצות באירוע שלכם.
הסכמים כתובים
חיוני שההסכמים עם כל נותני השירות: אולם, קייטרינג, מרצים וכד'- יהיו בכתב. עניין זה חשוב משני טעמים. ראשית, הוא מפרט בדיוק את התמורה שכל צד מספק לצד השני. שנית, ניתן לאכוף מסמך כזה, במקרה הצורך, בהליך משפטי. עניין זה בלבד יש בו משום הרתעה מפני הפרה עתידית.
תמיכה טכנית
גם באירועים היקרים והמוקפדים ביותר, משהו תמיד עשוי להתקלקל. דאגו שנציג טכני מטעם המקום יהיה זמין לכם במשך כל האירוע, כדי לטפל מיידית בבעיות שהתעוררו. הכניסו סעיף לעניין זה גם בהסכם מול בעלי האולם.
משוב
גם אם יום העיון שארגנתם היה מוצלח, תמיד ניתן ללמוד מניסיון העבר ולהשתפר אף יותר. בסוף האירוע, הכינו שולחן עם מזכרות שימושיות עבור האורחים (עט, דיסק און קי, וכד') ובקשו מהמוזמנים למלא שאלון קצר, המלמד על מידת שביעות רצונם מהאירוע ועל הצעות לשיפור. עניין זה יעזור לכם מאוד בארגון יום העיון הבא.