סוף מעשה במחשבה תחילה
המלצות ליישום מוצלח של Advanced Planning
אילן בנישו, סמנכ"ל פרוייקטים, ISCS
שנת 2009 מזמנת לארגונים עסקיים לא מעט אתגרים, ומבטיחה את מקומה בפנתאון השמור לשנים שהחתירה למצויינות תפעולית היא לחם חוק עבורן. הצרכנים מצמצמים הוצאותיהם, התקציב הארגוני, ההלוואות וההשקעות מתהדקות וליצרנים אין ברירה אלא להפחית עלויות, לבחון כל העת את הצעת הערך שלהם ולראות שהיא עונה לצרכי הלקוח כמו גם לתור אחר אפשרויות צמיחה חדשות. גורמים נוספים שהופכים את התמונה למורכבת אף יותר, הם התנודתיות בדפוסי הביקוש ובסחורות, והצורך הגובר לשמור על אבטחה ובקרת איכות בשרשרת האספקה. כדי לעמוד באתגרים אלו בעולם תפעולי שבו הביקושים וצרכי הלקוח הם חזות הכל, ארגונים מובילים מחפשים אחר פתרונות לשרשרת הערך המציעים גישה מתקדמת לקונספט המסורתי של תכנון (Planning).
חברת טויוטה היוותה לפני שנים חלוצה בתחום התכנון, כששיטת ניהול זו סייעה לה להתחרות בשוק המקומי והבינ"ל עם משאבים מוגבלים. טויוטה צמצמה לכדי מינימום מקומות של חוסר יעילות ובזבוז והתרכזה בשיטות עבודה מוכוונות לערך מוסף גבוה. טויטה גדלה להיות מובילה בתחומה וסיפור ההצלחה שלה היה למודל עבור יצרנים מכל העולם.
רוח הדברים עדיין נכונה, אך עם זאת, שינויים רבים חלו וקונספט התכנון כיום רחב יותר ומכיל גם דברים נוספים מעבר לשיטות יצור תעשייתי.
הדור הבא של Advanced Planning מחדש ומרחיב מעבר למודל של טויוטה – תכנון מתקדם, המיושם בחוכמה ובשיטתיות לכל רוחב ואורך הארגון יכולה להוות מפתח ליכולתו של היצרן לעמוד בהצלחה בתחרות של השוק העסקי, הן בתקופות פריחה והן בשנים מאתגרות כשנת 2009.
להלן חמש אסטרטגיות שיסייעו ליצרנים לסגל שיטות חשיבה מתקדמות בתחום זה במטרה לשפר את ביצועיהם התפעוליים והעסקיים ולהגדיל רווחים:
- מחוייבות לכל רוחב הארגון - המטרה הבסיסית של ה - Planning המסורתי בעינה עומדת: חיזוי, תכנון ביקושים ואספקות, הפחתת עלויות, מקסום של הצעת הערך וצמצום השונות. אלא שכיום יש להרחיב תפיסה זו אל מעבר לעולמות התוכן של
התפעול ושרשרת האספקה ולהכיל אותן על שאר חלקי הארגון כמו גם על שותפים לשרשרת שאינם חלק מהארגון (ספקים, יצרני משנה, 4PL וכו'). בסביבה הדינמית
של ימינו, כל אגפי הארגון ותהליכי העבודה בו קשורים זה בזה ומושפעים הדדית, כך שפרפר המשיק כנפיו בצד אחד של הארגון גורם לסערה בצידו השני. לפיכך, כל תקלה באחת מחוליות השרשרת (כולל גם חוליות שאינן חלק אורגני מהארגון) חייבת לקבל מענה מהיר בזמן אמת. תיחום העניין למהלכי היצור בלבד אינה מספקת - שינוי שמתבצע באחד מתהליכי שרשרת האספקה (תכנון, רכש, יצור, שינוע, הפצה...) או אפילו שינוי ברמת אזור או מדינה כלשהי מביא להשלכות לא מתוכננות ולא רצויות בחלקים נוספים של הארגון. לפיכך, Planning אפקטיבי מתייחס לכל שרשרת הערך. חברות מובילות מיישמות היום כלים מתקדמים שיאפשרו לכלול שיקולי זמינות, חשיבות עסקית ותועלת לארגון כמכלול ולא בהסתכלות על חטיבה מסויימת בלבד.
- להבין מה מניע את שרשרת האספקה בארגון: הבנת הביקוש, ולא פחות חשוב- הבנת השונות והתנודות בביקוש, היא חיונית להפחתה של בזבוז – או MUDA – מונח יפני המבטא פעילות בזבנית ולא פרודוקטיבית וקונספט בסיסי במערך הייצור של טויוטה. השונות כיום גדולה מאד ומניעיה הם כוחות שוק וכלכלה שאינם בשליטת היחיד או הארגון. היא נגרמת מנהיית הצרכנים אחר ערך מוסף במחיר הוגן, חדשנות מוצר, תחרותיות גלובלית וציפייה לפעילות שיווק וקידום מכירות ענפה. בזמני משבר חשוב מאד לבחון מחדש את התחזית הארגונית, תהליכי תכנון הביקושים, להטיל ספק בהנחות המסורתיות ולוודא את תוקפן. ל – Advanced Planning יש סיכוי גבוה יותר להצליח בארגון שמבין מה מניע את הביקוש למוצריו, ולפיכך יכול להגיב במהירות לשינויים בדפוסי הביקוש. הארגון צריך להיות מסוגל להבין לעומק את הביקוש – לא רק לדעת מה התחזית למוצריו. באמצעות יכולות סטטיסטיות ואף חשוב יותר – באמצעות תהליכי עבודה חוצי ארגון הכוללים את מערך התכנון, המכירות, השיווק, הפיתוח והכספים ניתן להשפיע על הביקוש ולעצב אותו, והתוצאות העסקיות - בהתאם.
- יצירת קשר הדוק בין ביקושים לניהול האספקות: אחת שמנועי הביקוש(Demand) מובנים, השלב הבא הוא להשתמש בביקוש כדי לפתח תכנון אינטגרטיבי של האספקות (Supply) – החל ממוצר סופי המופץ ללקוחות, דרך תכנית
ייצור, תכנון חומרי גלם ורכש אופטימלי. כל התכניות הללו נשענות על אותו ביקוש ולכן צריכות להיות מנוהלות בראייה אחודה ומקושרת. בדרך זו יופחתו משמעותית
חוסר הניצולת והבזבוז- MUDA – שקיימים ברוב שרשראות האספקה. ה-MUDA בא לידי ביטוי במספר אופנים:
Scheduling לא אפקטיבי ושינויים רבים בייצור הגוררים אחריהם עלויות, עודפי מלאי (תוצ"ג, חו"ג ומלאי בתהליך) שנצברו עם הזמן מתוך ניסיון לשמור על רמת השירות ולצמצם את הסיכון. ראייה אחודה ומסונכרנת של הביקושים תאפשר לארגון לעבור מייצור בדחיפה (Push) למשיכה (Pull) המוכתבת מביקוש הלקוחות ומתורגמת למונחי הביקוש הרלוונטיים לחוליות השונות בשרשרת (רכש, יצור, הפצה וכיו"ב). הצלחת המהלך מצריכה שני יסודות – היכולת לקבוע מדיניות מלאי אופטימלית והיכולת לשפר את תכנית הרכש בהתבסס על הביקוש המעודכן ביותר.
- למנף את העוצמה הטמונה במערכות ובטכנולוגיות המידע להשגת שקיפות וגמישות גלובלית: הזמנים בהם חברות יכול לנהל באפקטיביות את שרשרת האספקה שלהם על בסיס MRP, תוך הרצת תכנית יצור לכל מפעל בנפרד הם נחלת העבר. שרשראות האספקה כיום הינן גלובליות ומורכבות, והארגונים זקוקים לפתרון תכנון מתקדם - המסוגל ליצור תכנון אופטימלי המתחשב בריבוי האילוצים, נקודות הייצור וכו', ועם זאת מהיר ליישום ונוח לשימוש. על התכנון המתקדם לאפשר למשתמש לשתף פעולה עם שותפי המסחר (בתוך הארגון ומחוצה לו) ולאפשר ירידה ברמת הרזולוציה במטרה להבין את מנועי הביקוש. פתרונות התכנון המתקדם כיום מגלמים בתוכם Best Practices ומאפשרים שקיפות ברמה הגלובלית של הארגון וגמישות לצורך תגובה מהירה למתרחש בסביבה העסקית. מרכיבים אלו הינם מפתח חשוב לחברה בשמירת יתרונה התחרותי.
- התאמה לתכנית התפעולית והכלכלית של הארגון: אחד מהאלמנטים הקריטיים ביותר ליצירת אסטרטגיית Advanced Planning ולביסוסה בארגון הוא ליצור קשר הדוק בינה לבין התכנית העסקית של הארגון ותכניות הביקוש והאספקה שלו. מטרת המערך הפיננסי בארגון היא לתכנן ולנתב את ההוצאות, לעקוב אחר תזרימי המזומנים ולהשקיע בתבונה כך שיעדי המכירות והרווחיות יושגו. לפיכך, חיוני שהניהול הפיננסי והמסחרי יהווה חלק אינטגרלי ביוזמת התכנון, יחשף למידע, לשקיפות ולתהליכי קבלת ההחלטות הקריטיות. כדי למקסם את היעילות
התפעולית, ארגונים משלבים תהליכי S&OP ( (Sales & Operation Planning לכל רוחב הארגון.
תהליכיPlanning אינם עוד דיסיפלינה הנוגעת לתכנון הייצור בלבד – יוזמה כזו יכולה ליצור תוצאות חיוביות לכל רוחב שרשרת הערך ולהשפיע עמוקות על שרידות הארגון בטווח הרחוק. ביישום מוצלח של תהליכי Advanced Planning, היעילות התפעולית משפרת את הרווח התפעולי, מגדילה הכנסות, משפרת תזרים מזומנים ומהווה בטחון ליציבות הארגון בתקופות קשות כלכלית. בדרך זו יכול הארגון להתרכז בצמיחה וניצול הזדמנויות עסקיות הן בתקופות משבר והן בעת שגשוג.
המאמר נכתב ע"י– אילן בנישו, סמנכ"ל פרוייקטים בחברת ISCS
ISCS הינה חברת מומחה ליישום פתרונות מתקדמים בתחום שרשרת האספקה.
ISCS מתמחה ביישום פתרונות טכנולוגייים, כמו גם תהליכי עבודה בתחומי שרשרת האספקה בארגונים יצרניים וקמעונאים. ISCS מייצגת באופן בלעדי בישראל את חברת JDA העולמית ומיישמת את פתרונות JDA לחברות מובילות בארץ ובעולם.
לפרטים נוספים נא לפנות למשרדי החברה – Shirak@iscs.co.il; 03-7676969