1. זיהוי הצורך של הלקוח ומתן מענה- אנשים ימסרו מידע אישי רק בתמורה למשהו בעל ערך, התמורה יכולה להיות רשימת טיפים, מאמרים בעלי ערך או המלצות מוצר או שרות. בידקו מה לקוחות המטרה שלכם מגדירים כבעל ערך עבורם ואז צ'פרו אותם בזה.
2. מיקוד המסר- בחרו את המילים, הגרפיקה והפלטפורמה השיווקית בהתאם לקהל היעד, אין טעם להפיץ מסר רחב לאוכלוסיה הלא מתאימה, גם אם זה זול זה כסף מבוזבז.
3. הקלו על לקוחות שרוצים להצטרף אליכם. חייב להיות כפתור הרשמה בולט ומרכזי בכל הזמנה בדוא"ל ובכל דפי האתר שלכם, אל תיתנו ללקוח לחפש אותו! בנוסף- בכל שיחה בין איש מכירות ולקוח פוטנציאלי השתדלו לקבל כתובת דוא"ל ותנו ללקוח תמורה להסכמתו.
4. היו עקביים במראה ובמילים. אם כל מודעה נראית אחרת מקודמתה לקוחות יתבלבלו, ישכחו מי אתם ושהם אי פעם נרשמו לקבלת עדכונים מכם,בידקו כמה גרסאות ולבחור את המוצלחת בהן ותתמידו איתה.
5. תדירות קבועה של אימיילים ללקוחות- גם אם הלקוח שלכם מחפש רק מידע ולא לבצע קניה, עדכונים קבועים עשויים לבנות אמון ולקבע מערכת יחסים ביניכם שתוביל לכך כי יבחר לקנות מכם גם במקום וזמן אחרים.
6. בתוכנת אימייל אוטומטית- היא תחסוך לכם זמן עבודה יקר ותאפשר לכם לנתח את התוצאות- האם הם הגיעו ליעדם ואפילו אם הלקוחות פתחו אותם.
7. תזמון נכון של הדוא"ל- חישבו על קהל היעד שלכם ומתי הוא יושב מול המחשב. הימנעו מ"התנגשויות" עם גלים של הודעות אחרות כמו בערבי חג או בימי ראשון, אז תיבות הדוא"ל של כולם נוטות להיות מלאות מהרגיל. שילחו בימי השבוע בשעות הצהרים לעסקים ובחמישי בערב לאנשים פרטיים.
8. בדקו את זמן טעינת הדוא"ל. בבחירה בין דוא"ל פשוט ודוא"ל מעוצב ומשופע גרפיקה ותמונות צריך תמיד לאזן באמצעות בדיקת זמן טעינת הדוא"ל למסך של המשתמש. זמן ארוך מדיי עשוי לגרום לנמען להתייאש ולוותר על פתיחת הדוא"ל ואתם בזבזתם מסר שלא עבר- אז כן, מיתוג הדוא"ל הוא חשוב אבל סבלנות הלקוחות מוגבלת. אפשר תמיד לשלוח דוא"ל יחסית פשוט ובו לשים לינק לדף אינטרנט "כבד" יותר אשר בו תוכלו להתפרע מבחינת תמונות, גרפיקות או פלאש.
9. בנו מותג חזק. שדרו תדמית ארגונית ברורה באמצעות לוגו פשוט אך חזק בעל צבעים מוגדרים אשר יופיע בכל דף, בין אם נייר או ווב. מיתוג חזק יעזור ללקוחות לזכור אתכם ויחזק את ביטחונם בערכו וביציבותו של העסק/המוצר שלכם.
10 בנו מערכת אמון בשלבים. אם בהתחלהאתם באמת רק צריכים שם, דוא"ל ורשות לשלוח להם דואר, אל תבקשו את כל קורותחייהם. לאחר שתבנו אמון הדדי תוכלו לבקש מידע נוסף, אם תגלו שאתם מוכרחיםאותו, אבל אם תתחילו את מערכת היחסים בדרישה לקבלת יותר מדי פרטים אישיים,מערכת היחסים עשויה להיות קצרה מאוד.