בשנים האחרונות ניכרת עלייה משמעותית בהשתתפות בעלי עסקים קטנים ובינוניים במכרזים שונים שמציעות רשויות מקומיות וחברות אחרות במשק וזאת מתוך מגמה לנסות להרחיב את בסיס הפעילות העסקית. כל העושה שימוש במכרזים מחויב להכיר את מושגי הבסיס וההיבטים המשפטיים הטמונים, או במילים אחרות- מה מותר ומה אסור בכל אחד מהשלבים.
מכרזים - היסוד
מכרזים הם תהליכים בהם גופים (כל אדם וגוף עסקי) שמעוניינים לרכוש עבודה או מוצר מבקשים הצעות מחיר מקבלנים או ספקים ומחליטים לגבי ההצעה הטובה ביותר, שאינה בהכרח הזולה מבין כולם, אלא מתחשבת בפרמטרים כמו איכות, ניסיון, זמן אספקה וכיוצא בזה. יש לקחת בחשבון כי על חלק מהגופים חלה חובה חוקית לפרסם מכרזים וזאת לפי חוק חובת מכרזים המחייב גופי מדינה וגופים ציבוריים לפרסם מכרזים לגבי חלק מהרכישות שלהם. ולגבי אלו שאינם מחויבים לפרסום מכרז ועדיין בוחרים זאת, הרי שהם מחויבים לנהל את ההליכים בהתאם לדיני מכרזים, לרבות תקנות שקובעות את דרך ניהול המכרז בכל מיני סיטואציות.
מכרזים – הנהלים מאחורי
חשוב לקחת בחשבון כי למכרזים קיימות דרישות חובה שמוגדרות במסגרת המכרז כתנאים מינימאליים, שבמידה ואינם מתקיימים, ההצעה למכרז תיפסל. תנאי הסף של המכרז, המפורטים בחוק כמחויבים להיכלל במסגרת המסמכים, נדרשים להיות מנוסחים בצורה מדויקת כדי למנוע חוסר בהירות בהקשר. בנוסף לאלו, כל מפרסם מכרז רשאי להוסיף דרישות סף נוספות בהתאם לסוג העבודה או המוצר שמבקש לרכוש. במרבית המקרים, במסגרת פרטי המכרז, מצוין גם האומדן- כלומר הערכה של מפרסם המכרז לגבי עלות העבודה או המוצר, כאשר זו נקבעת באמצעות מומחים מטעם מפרסם המכרז. אמנם לגבי מכרזים המתקיימים על פי חוק חובת מכרזים אין חובה לעריכת אומדן, לגבי מכרזי רשויות מקומיות קיימת חובה כזו. אומדן, באופן כללי, הינו רצוי בכל המקרים וביכולתו להקל על בחירת ההצעה ועל התמודדות מול כל התוקף את החלטת ועדת המכרזים, ובנוסף גם מאפשר למפרסם יכולת לדעת מתי הצעה כספית נמוכה מדי ועשויה לסכן את יציבותו הכלכלית של המציע. יש לקחת בחשבון כי במקרה בו מכרז מנוסח בצורה שאינה שוויונית או כזו המקפחת קהל מציעים פוטנציאלי, ניתנת אפשרות בידי מציעים להעלות טענה לגבי צורת המכרז ולדרוש את שינוי התנאים בו.
הגשה למכרזים ובחירת הזוכה
כחלק מתנאי המכרז, המפרסם קובע את המועד האחרון להגשת ההצעות למכרז, והיכן ממוקמת תיבת ההצעות, שלתוכה יש להכניס את המעטפות הכוללות את ההצעות, לרבות המסמכים שנדרשים לצרף להצעות. בהתאם לחוק חובת מכרזים, מפרסם המכרז אינו מחויב להזמין את המציעים ולשתפם בהליך פתיחת המעטפות כך שיהיה פומבי, אך זהו מומלץ מאחר ומאפשר למנוע טענות של מציעים בהקשר להליך פתיחת המעטפות. לגבי בחירת ההצעה הזוכה, כאמור, זו אינה מושפעת אך ורק מפרמטרים כמו עלות נמוכה של ההצעה, אלא גם מתחשבת בפרמטרים כמו איכות ונתונים מיוחדים של המוצר או העבודה, אמינות, מומחיות וניסיונו של המציע, המלצות אודותיו ודרישות מיוחדות של עורך המכרז. לאחר שנבחרה ההצעה הזוכה, בעל המכרז מחויב לשלוח לזוכה הודעה על זכייתו במכרז ובמקביל, לשלוח, ללא דיחוי, ליתר המשתתפים הודעות על תוצאת המכרז, וזאת על מנת לאפשר לאלו שלא זכו לוודא את זכויותיהם ולהחליט על המשך צעדיהם. לאלו הזכות לעיין במסמכי המכרז, כולל הצעתו של המשתתף שזכה במכרז, חוות דעת של מומחים, פרוטוקול ועדת המכרזים וכיוצא בזה.