לקראת נסיעה לחו"ל נדרשות הכנות מרובות, ורבות מהכנות אלו הן בתחום הניירת: חידוש הדרכון, הוצאת ויזה, רכישת כרטיסי טיסה, הזמנת מקומות לינה בבתי מלון, רכישת כרטיסים להופעות, הצגות או אטרקציות ייחודיות ולא פחות חשוב - רכישת פוליסת ביטוח נסיעות לחו"ל.
רכישת פוליסת ביטוח נסיעות לחו"ל ניתנת להעשות בצורה כמעט אוטומטית כיום. בין אם על ידי הפעלת השירות הניתן על ידי חברות האשראי, או דרך רכישת פוליסה באמצעות קופות החולים או סוכני הנסיעות. אולם דבר אחד חייבים לזכור והוא כי גם אם רכישת או הפעלת פוליסת ביטוח נסיעות לחו"ל נעשתה באמצעות גורמים אלו, החברה המבטחת, בסופו של דבר, היא חברת ביטוח.
קיימות שתי סיבות טובות לזכור כי החברה המבטחת היא חברת ביטוח ולא כל אותם סוכני ביניים: המידע המגיע לחברת הביטוח הוא היחיד שיקבע אילו תנאים תכסה פוליסת הביטוח בה בחרתם. גם אם רכשתם פוליסת ביטוח נסיעות לחו"ל באמצעות קופות החולים, חברת הביטוח אינה יודעת מהו מצבכם הגופני, וגם אם רכשתם פוליסה באמצעות סוכן נסיעות, חברת הביטוח אינה בהכרח מתעמקת ביעדי הנסיעה או אופייה.
החשיבות של פרטים אלו יכולה להיות ההבדל בין פוליסה המתאימה לצרכיכם ופוליסה שאינה מתאימה להם. אנשים הנוסעים לחופשת סקי, מסתכנים בפציה הנגרמת כתוצאה מהפעילות אותה הם מתכננים לבצע בעת חופשתם - סקי. פוליסת ביטוח נסיעות לחו"ל שאינה כוללת הרחבה עבור ספורט חורף, לא לבטח כנגד פציעות שמקורן בפעילות מסוג זה. בדומה, אם אתם מתכננים חופשה גדושה באדרנלין עם קפיצות בנג'י, צניחה חופשית, טיפוס מצוקים באמצעות חבלים או צלילה, כדי שתדאגו לרכוש פוליסת ביטוח נסיעות לחו"ל אשר כוללת סעיפי הרחבה המכסים ספורט אתגרי, בלעדיה, פציעות שמקורן בפעילות אותה תבצעו במסגרת הנסיעה לא יהיו מכוסות.
לא רק הפעילויות המתוכננות בנסיעה הן בעלות חשיבות אלא גם יעדי הנסיעה ומצבכם הגופני. אשה בהריון כדאי שתתיעץ עם סוכן ביטוח לפני רכישת פוליסת היטוח נסיעות לחו"ל וכמוה גם מי שנוטל תרופות מרשם על בסיס קבוע. הדבר נכון לאנשים הסובלים ממצבים בריאותיים קודמים כמחלות לב לדוגמה, על אחת כמה וכמה. פוליסות הביטוח השונות נבדלות זו מזו גם בגובה הכיסוי אולם גם בהיקף החריגים לכיסוי ומה שפוליסה מסוימת תכסה, פוליסה אחרת עלולה שלא לכסות.
מלבד רכישת ביטוח נסיעות לחו"ל יש כמובן להצטייד גם בדרכון בתוקף. רצוי כי תוקף הדרכון יהיה לחצי שנה נוספת לפחות לאחר מועד החזרה המשוער. קיימות ארצות שונות בהן נושאי דרכונים שתוקפם בן למטה מחצי שנה לא יורשו להכנס למדינה. ניתן להאריך את הדרכון באמצעות תשלום באינטרנט ומשלוח תעודות בדואר רשום, אולם כאשר מדובר בהוצאה ראשונית של דרכון או בדרכון של קטין (בין אם מדובר בחידוש או הוצאה ראשונית) יש להתייצב בלשכת מנהל האוכלוסין הקרובה למקום מגוריכם.