לפניכם מגוון של רעיונות לעריכת אירוע משמעותי לעובדים בתקציב לא גדול. בין אם מדובר על מסיבת פורים, ערב צוות, יום כיף, או כל אירוע גיבוש צריך לצד אטרקציות מישהו שיהיה אמון על הפקת אירועים ועל הארגון בפועל.
איגודי העובדים וועדי עובדים, מחלקת משאבי אנוש הם אלה שאחראים לא מעט פעמים על הנופש, החופש והתקציב עבור אירועים מגבשים לעובדים. החוכמה היא לדעת כיצד ל
להלן יוצגו לפניכם רשימה מסודרת של פעולות אשר יעזרו לכם להפיק אירוע לעובדים בקלות יחסית.
1.בחנו בלוח שנה וביומן שלכם שלושה תאריכים אפשריים לעריכת המסיבה או הנופש. שימו לב שימים אילו לא יהיו "העמוסים ביותר בשנה" או בעבודה היום יומית. עדכנו את ההנהלה הבכירה בשלושת התאריכים באם צריך וקבעו תאריך מוסכם גם בשיתוף העובדים. (בהתאם להתנהלות קודמות).
2.פרסמו את התאריך הנבחר לכלל העובדים דרך האי מייל של הארגון, כולל בלוח מודעות במטבח, או בכל מקום מרכזי.
3. בררו מה התקציב שאתם יכולים לקבל עבור האירוע. אם אתם יודעים כבר מהו הסכום בדקו כיצד הוא יועבר אליכם ומתי. יש הבדלים בין ערב מחלקתי שבו מחלקת הרווחה היא זאת שמקציבה את הסכום לבין אירוע לכלל העובדים בחברה, במקרה כזה האישור הכספי נקבע מול המנכ"ל ורואה החשבון.
4.קביעת מטרות לאירוע - היעדים והמטרות משתנים בהתאם לאופי האירוע. כתבו מה המטרות שאתם רוצים כי ימולאו בתום האירוע. רשמו את המטרות האישיות שלכם, המטרות של הפעילות החברתית, המטרות מצד ההנהלה כפי שהם תופסים אותם ושל העובדים.
פיתוח עבודת צוות- אם המטרה היא שיפור היחסים בין חברי הצוות לראש הצוות או ביניהם הדבר מצריך סדנה של מנחה קבוצות או יועץ ארגוני שיתמקד בצד התקשרות
נופש בארץ או בחו"ל - אם המטרה היא לפנק את העובדים צריך לבחור מדריך טיולים, ספא, מלונות עם אוכל גורמה הדבר מצריך בירורים עם חברות נסיעה ובתי מלון.
ערב גיבוש - אם המטרה היא ההכרות בין העובדים, ניתן לבחור בסדנה של משחקי חברה, שפת גוף, פעילות חברתית בתנועה. אם המטרה היא בעיקר בידורית יש לבדוק עלות של מופע סטנד אפ או לבחור סדנת גרפולוגיה.
השקת מוצר וקידום מכירות- אם המטרה היא פרסום ושיווק של מוצר חדש יש צורך לעבוד מול חברת הפרסום, בחירת אולם, ואטרקציות רלבנטיות, בחירת דברור מול לוקחות וותיקים ופוטנציאלים.
כנסים וימי עיון - אם המטרה היא שיפור פריון העבודה לעובדים אתם צריכים מרצים מחוץ ומתוך החברה, אם הכנס מיועד ללקוחות חפשו מלבד איש מקצוע המתאים גם הרצאה או מופע מבדר.
5. רשמו את מה הדברים אשר באחריות שלכם ומה הדברים שחברת ההפקה, חברת הפרסום ואתם אחראים.
6. בחירת ספקים - בהתאם למטרות יש לבחור את הספקים. ראשית בדקו אם יש ספקים או חברות הפקה שהחברה כבר עובדת איתם ועדין ערכו מכרז, השוו בין מחירים, רעיונות ואטרקציות לצד המטרות שהצבתם.
7. בחירת מיקום - בית, מסעדה, מועדון /פאב, אולם אירועים, אולם מופעים, חדר הרצאות בבית מלון, מתחמי הרצאות, פארק בטבע, מאהל בדואי, שיט ביאכטה.
בהתאם למטרת האירוע לכל אחד מהמקומות האלה יש יתרונות וחסרונות
בית - תחושת אינטימיות ושמישהו פותח את הבית אז קשה לעובד/ת לסרב להגיע. אך לא תמיד ניתן להכיל את כל העובדים וכמובן לעשות רעש בשעת המותרות בחוק.
מסעדה - פותר את בעיית התפריט. לא ניתן לעשות כל פעילות חברתית כגון יוגה צחוק. לבדוק כשרות.
מועדון/ פאב - משדר משהו צעיר ודינאמי. ניתן לקבל גם הפעלות כדוגמת קריוקי, או ריקודים. לבדוק כשרות.
אולם אירועים - מתאים לאירועי השקה, ערב חברה. רוב העזרים הטכניים להרצאות נמצאים. יש לבדוק נושא של כשרות.
אולם מופעים - כמו בכל מקום כדאי לבדוק מספר מקומות בתנאי שהמרחק הגיאוגרפי לא משמעותי. ניתן לקבל רעיונות מחברת ההפקות / האמרגן.
חדר הרצאות בבית מלון - משדר יוקרה, יש את כל האביזרים. ככול שמספר הכוכבים רב יותר כך לרוב התמחור גבוה יותר. מתאים לכנסים, סדנאות והרצאות.
מתחמי הרצאות - מקומות המיועדים להרצאות כדוגמת כפר המכבייה, רמת אפעל, בית ציוני אמריקה
פארק בטבע - אם תחושת החופש והחוסר פורמאליות חשובים זה המקום. החיסרון הם אורחים לא קרויים כמו ברחשים, וסקרנים.
מאהל בדואי - מעביר תחושה של אווירה משוחררת, ניתן לקבל גם אוכל בסגנון מזרחי.
שיט ביאכטה - תלוי בקרבה הגיאוגרפית שלכם לים. משדר יוקרה, כיף, גיבוש דרך המים.
8. בחירת הפעלה חברתית - על פי המטרות שיעדתם לאירוע בחרו פעילות גיבוש לעובדים.