הנטייה לחשוב כי מערך מחשוב מתוחכם ומתקדם יביא עימו לחיסכון ישיר בכמות ההדפסות והמדפסות של הארגון הוכחה כבר כלא מציאותית.
למעשה בשנים האחרונות מספר המסמכים המופקים וכפועל יוצא גודל מערך התחזוקה המביא בסופו של דבר להיווצרות המסמך הולך וגדל, כתוצאה ישירה מכך עולות הוצאות התחזוקה וההדפסה של העסק (לא משנה גדול או קטן).
עסקים רבים נעזרים בשנים האחרונות בחברות ייעוץ המתמחות בחיסכון בעלויות תוך כדי חיסכון בהדפסה וצמצום הפקת מסמכים.
תהליך שכזה צריך להתנהל באופן יעיל וחכם על מנת להימנע מהעלאת התנגדות מצד עובדים בארגון אשר נוטים לחשוב כי מאחר ומתבצעת בדיקה ובקרה נעשה משהו הפוגע בהם.
תהליך הבדיקה והבקרה כולל מספר שלבים ליישום-
ראשית יש לבצע
מיפוי כולל של מערך המדפסות והצרכים של העסק
, במרבית המקרים נגלה כי אפשר להסתדר עם 3 מדפסות במקום 4.
הגדרת הצרכים צריכה להיעשות בהתאם לרמת ההדפסה הקיימת כיום תוך שאיפה לצמצום עד כמה שניתן מבלי לפגוע בתהליך העבודה הקיים.
מציאת פתרון איכותי
בשוק קיימים מספר פתרונות אשר יביא להשגת המטרות של צמצום בעלויות הדפסה לדוגמא ניתן ללהתקין מדפסת עם מונה הדפסות למעקב.
ביצוע מו"מ אל מול הספקים השונים
ביצוע רכש מחדש ומו"מ אל מול הספקים השונים יביא במרבית המקרים להקטנת החוזים ואפילו לשיפור השירות
יישום הפתרון בעסק
השלב האחרון והחשוב מכל הוא ההטמעה הנכונה בעסק בשיתוף והסברה לכל העובדים אשר יכולים לחולל פלאות הן בתהליך העבודה והן בחיסכון בעלויות הדפסה, שלב זה הוא קריטי להצלחה ורק יישומו המלא יביא לתוצאות המקוות.
עסקים וארגונים אשר יקדישו זמן ומאמץ בנוגע לשיפור מערך ההדפסות של העסק יוכלו כבר מהחודש הראשון להטמעת התהליך החדש לראות שיפור וקיטון משמעותי בהוצאות העסק בכלל וההדפסה בפרט.