בכול מקום עבודה חשוב לגרום הן לעובדים והן לאורחים המבקרים במקום להרגיש נוח ולהרגיש חשובים ומוערכים. רושם חיובי הוא אחד הדברים החשובים ביותר לכול בעל עסק בכול מקצוע. על מנת להעניק ערך מוסף, תחושת נוחות וקבלת פנים נעימה חשוב להוסיף למקום העבודה גם אלמנטים שאינם קשורים ישירות לעיסוק הכללי של המקום. קפה למשרד הוא אחד האלמנטים הללו.
כאשר מוצבת פינת קפה במשרד או אולם מכירות למשל העובדים וגם המבקרים במקום יוכלו ליהנות מקפה מרענן וטרי בכול שעות היום. הערך המוסף שמתקבל מקפה למשרד גבוה בהרבה מן ההשקעה הנדרשת. עובדים שמקבלים קפה למשרד יהיו מרוצים יותר ממקום עבודתם מעובדים שלא ניתנת להם האפשרות ליהנות מקפה או משקאות חמים אחרים בשעות העבודה. למעשה, קפה למשרד נחשב כדבר חובה בכול מקום עבודה והעדר של פינת קפה יכול ליצור רושם של חוסר אכפתיות מצד המעביד ואי דאגה לצרכים בסיסיים של עובדיו.
כשמדובר באורחים שמגיעים למשרד הרי הגשת קפה היא דבר מקובל וראוי. אם לא תוכלו להציע לאורחים שלכם קפה אתם עלולים להעביר רושם גרוע ביותר. קפה למשרד בו מבקרים אורחים או לקוחות הוא חובה של ממש. יותר מכך, מומלץ להשקיע במכונת קפה למשרד שכן הקפה מן המכונה איכותי יותר ומעניין יותר וכך תוכלו ליצור רושם של קידמה, שפע ויוקרה. מכונות קפה למשרד לא חייבות להיות היקרות ביותר או היוקרתיות ביותר. מכונת קפה סטנדרטית שאינה דורשת הוצאה קיצונית או תחזוקה יקרה ניתן לרכוש כמעט בכול מקום.
קפה למשרד טומן בחובו יתרון נוסף. מכיוון שקפה, יותר מכול משקה אחר מעורר וממריץ הרי שעובדים אשר שותים קפה יהיו גם הם בעלי מרץ ועיירתיים יותר. כמובן שגם כאן מכונת קפה למשרד יעילה יותר מפינת קפה רגילה. מכונת קפה למשרד תגרום לעובדים לגשת אל פינת הקפה לעיתים קרובות יותר ולקבל את "זריקת" המרץ שהם זקוקים לה. ישנם אלו שיאמרו כי עובדים אשר מבלים זמן יקר בפינת הקפה אינם תורמים ואינם מועילים אך חשוב לזכור שעובד שממלא את חובותיו כראוי עשה זאת עם קפה למשרד או ללא קפה, הקפה סך הכול יאפשר לו לעשות את עבודתו מהר יותר ובזריזות רבה יותר.
כאשר אנו בוחרים סוגים של קפה למשרד או מתלבטים בין פינת קפה רגילה למכונת קפה חשוב לקחת בחשבון את מידת ההשקעה השאנו מבקשים להשקיע בעובדים במשרד ובמבקרים בו. קפה יוקרתי אכן יעשה רושם טוב יותר ומכונת קפה אף יותר מכך. יחד עם זאת ישנו שיקול של מחיר והוצאות נלוות. מכונת קפה זקוקה לתחזוקה וניקוי וכן לתיקון מפעם לפעם, פינת קפה גם כן יש לתחזק ולנקות אך ניתן לומר בבטחה כי הטרחה וההוצאה קטנה יותר.