בחירה בחברת קייטרינג לאירוע היא אחת מהבחירות החשובות ביותר, שכן הצלחת אירוע נמדדת בעיקר באיכות האוכל המוגש. במידה ובחרתם במקום לקיים בו את האירוע, בין אם אולם אירועים או מתוך מבחר גני אירועים במרכז או גני אירועים בשרון, את זה שאינו כולל קייטרינג משלו, תמצאו עצמכם נדרשים לבחור זאת בעצמכם. אז מאיפה מתחילים ואיך עושים זאת ביעלות. להלן מקבץ עצות לבחירת קייטרינג לאירוע:
קודם כל המלצות
בקשו המלצות מחברים, מכרים או משפחה על חברות קייטרינג שהם מכירים באופן אישי, או בעקיפין, נכחו באירוע שהוגש בו אוכל מוצלח במיוחד ויוכלו לברר את הפרטים עבורכם. במידה ואתם מתקשים למצוא כאלו או רוצים במקביל לבחור מתוך מבחר גדול יותר, כנסו לרשת לאתרים של חברות קייטרינג ובדקו מה התפריטים שהם מציעים. מומלץ לבחור חברת קייטרינג הממוקמת לא הרחק ממקום האירוע על מנת למזער את הסיכויים שהאוכל יעבור טלטלות בדרכו הארוכה עד הגעתו למקום, במיוחד כשמדובר בחודשי הקיץ החמים.
בירור ראשוני
רכזו את פרטי ההתקשרות של מספר מצומצם של חברות קייטרינג וצרו קשר ראשוני. בשיחה זו בררו את הפרטים הראשונים המסננים מבחינתכם, כמו למשל בירור אם לחברה יש תעודת עסק (והיא בתוקף). במידה ואתם שומרי כשרות, וודאו שיש להם תעודת כשרות בתוקף, האם השירות שלהם כולל גם מלצרים ומגישי מנות? האם האוכל מגיע כפי שהוא מוכן או שמבשלים אותו במקום האירוע? האם יש מינימום או מקסימום מנות שניתן להזמין? (ישנן חברות שלא מקיימות אירוע הכולל פחות מ-100 מוזמנים או יותר מ-400 וזאת כדאי לדעת מבעוד מועד). בנוסף, האם החברה עושה שימוש באוכל טרי או קפוא? האם קיימת אפשרות להזמין מנות מיוחדות כמו למשל מנות צמחוניות או מנות ילדים (שהאחרונות לרוב במחיר מוזל יותר). בעצם כל שאלה שנראית לכם חיונית ועל סמך התשובות, תוכלו להחליט באם להתקדם מול אותה החברה.
פגישת טעימות
לאחר שבחרתם מספר מצומצם וממוקד של חברות קייטרינג שעברו את הסינון הראשוני, כדאי לקבוע פגישת טעימות ובוודאי לא להסתכן ולהזמין חתול בשק. לאחר שתגיעו ותתרשמו מהמקום, מהניקיון שלו, מהשירות וכמובן מהאוכל, שערב לחיככם או לא, תוכלו לבחור את החברה המתאימה ביותר.
עלויות המזון
קחו בחשבון שהעלויות משתנות בהתאם למנות שתבחרו. סטייק אנטריקוט יעלה לכם יותר מסוג בשר בקדירה והעלות משתנה בהתאם לצורת ההגשה (הגשה רגילה, בופה או הגשה אמריקאית). בחירת סוג האוכל והמנות צריכה להיעשות בהתאם להעדפותיכם האישיות ולסגנון האורחים הצפויים להגיע. לא כדאי לחסוך במגוון המנות או לבחור במנות זולות יותר מאחר והצלחת האירוע תלויה באיכות האוכל המוגש ובמגוון שלו.
כמות המנות להזמנה
למרות שתאשרו הגעת המוזמנים מעט לפני מועד האירוע, סביר להניח שכמות האורחים בפועל תהיה קטנה מהמתוכננת. בעת מעמד הזמנת כמות המנות, מומלץ להזמין כמות של מנות גבוהה בכ-10% מהכמות של האורחים שאישרו הגעתם. כך, גם במקרה בו ברגע האחרון יהיו אורחים שיצליחו להגיע, לא ייווצר מצב בו תהיו במחסור מנות ובמקסימום, במידה ויישאר אוכל, תוכלו לבקש לארוז לכם ולקחת אתכם להמשך השבוע.
לסיכום
בבחירת חברת הקייטרינג שתספק לכם את האוכל לאירוע, מומלץ לבחור חברה שקיבלתם המלצות עליה, שתספק אוכל בסגנון המותאם לקהל היעד (תפריט הכולל אוכל גורמה מול אוכל ביתי ופשוט), שאתם באופן אישי טעמתם והתרשמתם מאיכויות המזון ובתקציב שתוכלו לעמוד בו.