האם גם אתם הצטרפתם למהפכת ניהול המסמכים?
ארגונים רבים מבינים שאפשר רק להרוויח מהמעבר לסריקת מסמכים דיגיטאלית. אם גם אתם הצטרפתם לקדמת הטכנולוגיה, עשיתם צעד בכיוון הנכון. אך האם די בכך כדי לבצע מהפיכה בניהול המסמכים בעסק שלכם? בשורות הבאות ננסה להבין מהו הצעד הנוסף שיחסוך לעסק שלכם זמן ומאמץ רבים.
כיצד אפשר להפיק את המרב מהארכיון הדיגיטאלי?
אחד החסרונות של שמירת מסמכים רבים בעותק קשיח היא הזמן הרב הדרוש למציאת מסמך בודד. סריקת מסמכים ושמירתם בארכיון דיגיטלי אמורה לפתור את הבעיה, שכן לוקח הרבה פחות זמן לבצע חיפוש בספריה דיגיטאלית מאשר לפשפש באלפי מסמכים רגילים. סידור המסמכים בצורה יעילה יסייע למציאת את המסמך הדיגיטלי המבוקש במהירות המרבית. לכן נשאלת השאלה – איך מסדרים את כל מסמכי הנייר בתוך ארכיון דיגיטלי?
סידור מסמכים בארכיון דיגיטאלי
כשם שתוכן עניינים של ספר מאפשר לנו להגיע לעמוד הרצוי מבלי שנצטרך לקרוא את כל הספר, כך שימוש באינדקס בארכיון הדיגיטלי מאפשר לנו לגשת לכל מסמך בקלות ובמהירות. מהו האינדקס? כאשר אנחנו שומרים מסמך בארכיון דיגיטלי, אנחנו מסווגים אותו באמצעות שדות בהם מוזנים פרטי זיהוי שונים, כגון שם, גודל, סוג וכדומה. כאשר נרצה לשלוף מסמך, נזין את פרטי הזיהוי שלו בשדות המיועדים לכך וכך נוכל למצוא אותו במהירות.
כיצד בונים אינדקס?
האינדקס הוא כאמור מרכיב משמעותי לשליפה מהירה של מסמכים מהארכיון הדיגיטאלי. אך האם האינדקס שמשמש רופא יהיה זהה לאינדקס שמשמש וועדת תכנון ובנייה? כמובן שלכל עסק הצרכים שלו: סביר להניח שרופא יסווג מסמכים על פי שם המטופל, מין, גיל, מחלות וכו', בעוד וועדת תכנון ובנייה תסווג מסמכים לפי גודל הקרקע, גוש, חלקה, בעלות וכדומה. לכן, בניית האינדקס צריכה להיעשות על פי הצרכים הייחודיים של כל עסק, על מנת להבטיח ניהול קל ויעיל של המסמכים.
אנחנו בחברת A.D.M.S Solutions Ltd מעמידים לרשותכם פתרון כולל של שירותי סריקת מסמכים ושמירתם בצורה דיגיטאלית. צרו עימנו קשר ותוכלו ליהנות מייעוץ לבניית אינדקס, הכולל אפיון והתאמה מלאה לצרכים הייחודיים של העסק שלכם.