איך להרים כנס בצורה מושלמת?
תכנון של אירוע כמו כנס בין אם מדובר בכנס מקצועי של חברה, כנס העוסק בתחום מסויים המאגד בתוכו קשת רחבה של אנשים מאותו תחום, תערוכה או פאנל נחשב ברוב המקרים להפקה של ממש. בכדי שהכנס יעבור בשלום וגם יזכה להצלחה, עלינו לחשוב על כל הפרטים הכי קטנים. במאמר הבא, נציג בפניכם את כל הפרמטרים הכי חשובים לארגון כנס מקצועי.
אפיון הכנס והכנת לו״ז מפורט
כאמור יש סוגים שונים של כנסים: ימי עיון, כנסים ארציים, סדנאות, כנסים בינלאומיים וכו׳. בכדי שתוכלו לבחור את המקום המתאים לכנס, הכנס ואת כמות האנשים שצפויים להגיע. במידה ומדובר בהפקה של ממש, מומלץ להיעזר בשירותיה של חברה מקצועית לארגון כנסים.
בחירת מקום
בחירת המקום של הכנס חייבת להתבצע בהתאמה מושלמת לכמות האנשים. אין זה ראוי לבחור מקום שמכיל 100 אנשים, ובסופו של דבר יגיעו 200, שכן לרובם לא יהיה מקום לשבת, ובמקום כנס מסודר ניתן יהיה לצפות כאוס, שיבושי לו״ז ועוד. בנוסף, חוסר תיאום שכזה מתפרש תמיד כחוסר מקצועיות. יחד עם זאת, במידה ואנו יודעים שרוב המוזמנים לכנס מגיעים ברכבם הפרטי, חשוב לוודא שיש מקומות חנייה מוסדרים בתיאום מלא עם המקום. כאשר הכנס מתפרס על יותר מיום אחד, יש לדאוג לפתרון לינה לאורחים שמגיעים מחו״ל או ממקומות מרוחקים.
תאורה, הגברה, מקרן
רוב הכנסים כוללים בתוכם הרצאות, פאנלים או העברה של מצגות מקצועיות המכוונות לפרקטיקה וליישום בשטח. בכדי שהמסרים יעברו בצורה איכותית, עלינו לדאוג למערכת הגברה לאירועים, לרמקולים ולמקרופון מקצועי. אין אנו רוצים להגיע למצב שהקהל לא שומע כמו שצריך את המרצה או המנחה. יחד עם זאת, המקרן והמסך חייבים להיות מותאמים לגודל האולם. זאת בכדי שכולם יוכלו לראות כפי שצריך את התכנים שמועברים באמצעות המקרן. לפני שהמרצה מתחיל להרצות, חשוב לבדוק שהכל עובד בצורה חלקה ושהמיקרופון או המדונה מכוונים לכיוון הפה שלו. גם נושא התאורה קריטי בארגון של כנס. במידה והכנס נמשך לשעות הערב המאוחרות חשוב לוודא שמערכת התאורה של האירוע מספיק חזקה בכדי שהאנשים יוכלו לדבר אחד עם השני וגם לראות זה את זה.
עניינים נוספים
• פרסום- אינטרנט, יחסי ציבור, פוסטרים, חוברות ועוד.
• תקציב- גיוס כספים.
• אוכל - קייטרינג מתאים לאירוע.
• חומרים נלווים- תיקי כנסים, צילומים, חוברות, צילומי, בלוק כתיבה + עט ועוד.
לסיום, ארגון כנס הינו הפקה של ממש ולכן יש להתחיל ולהתכנן הכל מספיק זמן מראש.