כיום לא מעט בעלי עסקים מחפשים אחר דרך תמידית להוזיל עוד ועוד את ההוצאות עבור בית העסק על מנת להגדיל את סך ההכנסות, לשם כך יש לבחון באופן מעמיק את כל ההוצאות הנדרשות עבור כל סוג של עסק ולבדוק מהן ההוצאות שניתן לקבל עבורם שירות זול יותר וכאלה שאולי ניתן לוותר עליהן או לשנות את אופן הפעולה שלהן כדי לקבל הוצאה קטנה בהרבה ממה שקיים עד כה.
בחינה מחדש של ההוצאות מידי רבעון ומידי שנה מסייעות לכל עסק לבדוק בצורה חוזרת ונשנית את ההוצאות ובכך לאתר דרכים חדשות לשם ייעול של העסק.
ייעול של הוצאות משרדיות
בכל משרד קיים צורך להדפיס מסמכים, בחלק מן המשרדים מדובר בתקנים פנימיים אשר מחייבים הדפסה על מנת לספק לכל לקוח את הניירת לאחר ביצוע של עסקה. במקרים כאלה בכל עמדה של עובד חייב להיות גם מחשב וגם מדפסת אשר מאפשרת מסירת חומרי הדפוס לידיו, לאחר החתמתו על המסמכים שנשארים אצל החברה.
בשל ההתעסקות הרבה עם המדפסות והמחשבים, לא מעט בתי עסק בוחרים בשירות של השכרת מדפסות אשר חוסך בעלויות ומייעל את כל הטיפול והתחזוקה בהן. חלק אחר מצריך עבודה רבה עם פקסים אשר מגיעים ונשלחים מ/ל מקום העסק באופן יומיומי. במקרה כזה הרבה עסקים בוחרים לעבוד עם שרתים אליהם כל החומר מועבר ונשמר בארכיונים ממוחשבים עד לצורך בהם.
הצבה של מדפסת ופקס במצורה אישית בכל משרד צריכה תמיד להיבחן מבחינת צרכיהם של העובדים בחומרים המודפסים, ולעיתים ניתן למרכז את השירותים הללו עבור כמה עמדות משותפות כדי להתגבר על הוצאות מיותרות בכל אגף בבית העסק. השכרת מדפסות וציוד עבורן מאפשר במקרים רבים לבית העסק להתנהל בצורה טובה יותר, כאשר הוא אינו מבזבז כסף עבור רכישת ציוד יקר והתחזוקה השוטפת שלו שמצריכה איש תחזוקה ספציפי למטרה זו.