הקדמה
תכנונו של מחסן עשוי להצריך שינוי כדי להתאימו לקו מוצרים חדשים או כדי להכנות יותר גמישות לפעילותו השוטפת של המחסן. כאשר מוצע תהליך תכנון של מחסן חדש יש להצמד לפרטים כדי להבטיח את הצלחת פרוייקט הבניה. תהליך תכנון המחסן צריך לכלול את ששת השלבים הבאים:
* הגדרת יעדים
* לאסוף מידע
* ניתוח/איבחון
* יצירת תוכנית
* יישום התכנית
* שלב לאחר היישום
הגדרת יעדים
כאשר מחליטים על תכנון מחסן, המטרות צריכות להיות מוגדרות וברורות. המטרות צריכות להיות מסוכרנות עם אסטרטגיית האיחסון של החברה. ניתן להגדיר מטרות ברמה גבוהה כגון הפחתת עלויות איחסון או הספקת שירות לקוחות מירבי. באותה מידה המטרות יכולות להיות יותר ספציפיות כמו למקסם את שטח האיחסון ככל שניתן, לספק גמישות מירבית במחסן או כדי להגביר את היעילות ללא צורך בהגדלה וחריגה מהתקציב.
איסוף מידע
המידע הספציפי על המחסן שמוצע לבנייה צריך להיאסף ולהתרכז. זה כולל את המפרט של המחסן, השרטוטים האדריכליים שעשוי להשפיע על איחסון, טיפול ושינוע. הפרטים צריכים לכלול מפה פיזית של שטח המחסן המוצע כדי להראות עמודים, דלתות, מגבלות גובה, רציפי טעינה ופריקה ומידוף. תכונות חיצוניות שעלולות להשפיע על קבלה, איחסון ושליחה של מוצרים צריכים להילקח בחשבון גם כן.
ניתוח/איבחון
אחרי איסוף המידע הספציפי ואישור התוכניות הניתוח יכול להתחיל ביחס ליעדים שהוגדרו לבניית המחסן. הניתוח צריך לקבוע אם ניתן להגשים את היעדים ואם לא אז כיצד ניתן לשנות ולהתאים למצב החדש/קיים. בשלב זה של תהליך התכנון ההחלטה צריכה להתקבל על ידי מנהלי המחסן כדי לקבוע אילו פעולות יש לנקוט אם לא ניתן להתאים את היעדים הכלליים או שיידרש לבצע שינוי מהותי. אם ניתן להתאים את הדרישות והיעדים המבוססים על ניתוח המידע שבוצע יישום פרטי התוכנית יוכלו לצאת אל הפועל.
יצירת תוכנית
תכנית יישום הפרטים צריכה להראות את כל הצעדים הנדרשים על מנת ליצור תכנית בנייה של מחסן. יש להשתמש בניתוחים והמטרות שנאספו ביצירת התכנית, ראשית כל התכנית צריכה להיות מוצגת ברמה גבוהה ביותר ומחולקת לחלקים כאלה שיצביעו על כל צעד וצעד שיינקט בדרך ליישום התכנית במלואה. כל משימה צריכה להיסקר ולהקצות את המקורות והמשאבים הנאותים כמו למשל הקצאת הזמן המוערך הדרוש למילוי המשימה.
התכנית צריכה לציין מתי נדרש להתחיל את המשימה ולסיימה בהתבסס על זמינות המשאבים, קבלנים פנימיים או חיצוניים או תלות במשימה אחרת אחריה כבשרשרת. התכנית צריכה להיבדק כדי לוודא שכל יחסי התלות נקשרו בצורה חכמה ונכונה. ברגע שהתכנית יוצרה היא צריכה להיבדק במימד הזמן אם הינו בר השגה להשגת התכנית הכוללת ואם ישנם מספיק משאבים זמינים.
יישום התכנית
לעיתים פריסת המחסן שמיושמת היא לא אחת שתוכננה בתכנית המקורית. זה עלול להתרחש כאשר לוחות הזמנים ליישום התכנית לא מציאותיים, מחסור במשאבים, חוסר הזמינות של קבלנים חיצוניים או ניתוח ירוד של המידע שנאסף. כדי להבטיח שתכנית בניית המחסן תושג במלואה יישומה צריך להיות מתוזמן וללא סטייה בכמות ועם הגעת חומרי הגלם במחסן. הזמן האידיאלי לכך יהיה כאשר המפעל/מחסן מושבת או לקראחת סוף שבוע כאשר הפעילות פוחתת, אם היישום של התכנית נמצא במימדים קטנים.
עם זאת במחסנים מודרניים, זה לא תמיד אפשרי ולכן לעיתים קרובות יש צורך במשאבי מחסן נוספים כדי לשמר את יכולת הטיפול והשילוח של המוצר. אם זהו המקרה אז זה צריך להיכלל בלוחות הזמנים בתכנית המסודרת של המחסן, היישום צריך לוודא שכל השינויים שבוצעו במחסן צריכים להיות משוכפלים ומגובים במערכת הניהול מחסן בצורה כזו שניתן יהיה לעקוב אחר כל פריט.
מלאי פיזי של מוצרים במחסן לאחר יישום התכנית צריך להישלח החוצה כדי להבטיח שהמערכת משקפת במדויק את המחסן.
לאחר יישום התכנית
לאחר שהתכנית יושמה במלאה, צריך להתבצע סדרת בדיקות כדי להבטיח שהתכנית היא בדיוק כפי שתוכננה על ידי האדריכלים שלה. כל פריט צריך להיות מאוחסן על פי התכנית הכוללת וזו צריכה להיבדק כדי לוודא שהתכנית נכונה. אם ישנן שגיאות, זה עלול להוביל לבחירת פריט שגויה או איבוד של הפריט בתוך המחסן עצמו. משלוח עלול להיות מופר אם מערכות המחסן לא עודכנו באופן מדויק אודות מימדי המחסן (בקורדינאטות) או אם הפריטים עצמן אוחסנו במקומות הלא נכונים למה שהוגדר במערכת ניהול עצמה.
לתקופת זמן שלאחר יישום תכנית הבנייה צריכות להיעשות בדיקות תקופתיות כדי להבטיח שהפריסה עובדת ושאין בעיות מבצעיות כלליות שהתרחשו או עלולים להתרחש כתוצאה מהתכנון והפריסה החדשה של המחסן.