כאשר עמותות פונות בבקשה לתרומה, יש חשיבות רבה לצירוף חומרים תדמיתיים בנוסף לאלו המציגים את הפרויקט הספציפי לטובתו מגויסים הכספים. הפקת חומרים תדמיתיים על העמותה צריכה להוות חלק בלתי נפרד ממערך פיתוח משאבים של כל עמותה, ויש לערוך אותם בקפידה.
חומרי התדמית או תיק התדמית המצורף לבקשת תרומות לעמותות מתאפיין בפרספקטיבה רחבה יותר מן תיק הפרויקט הספציפי, ומטרתו להציג בפני התורם הפוטנציאלי את המטרות של העמותה תוך הדגשת הייחודיות שלה. כמו כן עליו לסקור את ההיסטוריה וההישגים של העמותה עד כה, ולהציג אותה כארגון אשר פועל באופן מתוכנן ויעיל, ומצליח להגשים את מטרותיו.
בין הנושאים עליהם יורחב בתיק התדמית של העמותה:
· היסטוריית העמותה, האישים והאירועים הדומיננטיים במהלכה, והישגי העמותה לאורך השנים.
· ייחוד העמותה.
· יעדים ומטרות של העמותה בטווח הקצר, וחזון העמותה לטווח הארוך יותר.
· האסטרטגיה ודרכי הפעולה של העמותה להגשמת יעדיה.
· אמצעי המדידה והביקורת של העמותה באשר ליעילות פעולותיה.
· עדויות של אנשים אשר נעזרו בעמותה והאופן בו פעילות העמותה השפיעה עליהם.
· פרסומי מדיה שונים על העמותה ופעילותה במידה וקיימים.
אמנם איסוף החומרים והפקת תיק תדמית מקיף הם משימה לא פשוטה, אך העמותה בוודאי תיהנה מפירותיה. במידה ותורמים פוטנציאליים יתרשמו לחיוב מן העמותה, ויקבלו את הרושם כי תרומתם אכן תוכל להביא להגשמת הפרויקט, הם יגברו הסיכויים כי יענו לבקשה לתרומה, בין אם מדובר על קרנות פילנתרופיות או אנשי עסקים בכירים.
חברות גיוס כספים מקצועיות יכולות לייעץ לעמותה ולסייע לה בהפקת החומרים התדמיתיים. עמותה ללא ניסיון קודם בתהליכי פיתוח משאבים וגיוס כספים עלולה לבזבז משאבים יקרים בהפקת חומרים שלא יציגו אותה באור נכון, ולא יתרמו להשגת מטרות העמותה. חברה מקצועית תדע לייעץ לגבי הפורמט הרצוי להפקת החומרים, בחירת התוכן, הנוסח השיווקי, והעיצוב הגרפי של החומרים.
כמו כן, חברה מקצועית תחזיק בראייה רחבה ותכוון להפקת תיק תדמית כחלק מן המערך הכולל של פיתוח המשאבים של העמותה, ותציע שירותים נוספים בכדי להבטיח ניהול נכון של תהליכי גיוס כספים לעמותה. לדוגמא, פיתוח תוכנית אסטרטגית לשם גיוס משאבים לעמותה, כתיבת בקשות מקצועיות לקרנות פילנתרופיות בחו"ל, יח"צ עבור העמותה, ליווי וסיוע במהלך ביקורים של נציגי קרנות פילנתרופיות ועוד.