ניהול וארגון יעיל הינם ללא ספק הבסיס להצלחתם של כל חברה ועסק, ובימינו חלק גדול מתפקידים אלו נופלים בחיקן של מערכות מידע ממוחשבות, אשר משדרגות את העסק ומקנות לו יתרונות משמעותיים בשוק התחרותי. בימים עברו היו אלו היו מערכות אינטרה נט נפרדות בתוך החברה שהופעלו רק על ידי אנשי מקצוע מוסמכים ומיומנים, וכל הליך הפקת המידע היה ארוך ומייגע. ואולם, כיום מואצים תהליכי הגלובליזציה בד בבד עם התקדמות המהפכה הטכנולוגית, וכן לאור העובדה שכמעט לכל אדם כיום יש בבית מחשב אישי או מכשיר סמארטפון המחוברים לאינטרנט. לכן, מערכות פורטל ארגוני מקשרות בימינו באופן שוטף ורציף את כל משתמשי הקצה של החברה, החל מהעובדים והמחלקות השונות, דרך ספקים ולקוחות, ועד לשותפים עסקיים.
הצורך בשיפור מערכות המידע של ארגונים
כאמור, מערכות המידע היו בעבר מערכות אינטרה נט, כלומר רשתות פנימיות אשר היוו כלי עבודה לריכוז מידע ונתונים של הארגון. מכיוון שמערכות אלו ניחנו בתבנית מוגבלת, היו קשות לשימוש עבור משתמשי הקצה ופסיביות במהותן, נמנע שיתוף דינאמי בו זמני של כל הגורמים בחברה. בדיוק על מנת לפתור בעיה זו נוצר הפורטל הארגוני. זהו למעשה שולחן עבודה הפועל כדפדפן ומרכז על מסך משתמש הקצה את כל הפעולות והיישומים הנחוצים לו, והמספק סביבת עבודה נוחה ויעילה לשימוש יומיומי שוטף.
מה מאפשר פורטל ארגוני
כאמור, הפורטל הארגוני מאפשר למשתמש הקצה להגיע באופן מרוכז לכל יישומי הארגון הרלוונטיים עבורו, וכך הופך ניהול המידע בארגון לזמין ואקטואלי, ואף מתעדכן בו זמנית בכל רחבי הארגון. כך שאם מחלקת האספקה ביצעה רכישה, מחלקת החשבונאות תדע על כך באופן מיידי ומידע זה יסווג אוטומאטית במקומו המתאים. בנוסף, מערכת הפורטל הארגוני מאפשרת לבצע מגוון רחב של פעולות, כדוגמת יישומי משרד, פרסום הודעות פנים ארגוניות, פרסום באינטרנט, בסיסי נתונים, גישה לארכיוני החברה, ניהול מידע ארגוני, ביצוע חיפושים מורכבים, שיתוף ותקשורת עם עובדים אחרים, ועוד מגוון יישומים העושים כלי זה לחיוני בכל חברה וארגון מתקדמים.