זוכרים שפעם כאשר הייתם קונים דבר מה במכולת או בחנות הספרים, במעמד המכירה בקופה היה הזבן כותב במחברת את הפריט שקניתם? זה אומר שהוא רושם לעצמו מה להביא לחנות – מכיוון שעוד פריט מסוג מסוים ירד מהמלאי. בשנים האחרונות ישנה המצאה שמקלה מאד על הקמעונאים. עם כניסתם של המחשבים שבהם מצוי המלאי, הרבה יותר קל למוכר לעקוב ולסמן במקום מה נקנה ומה חסר במלאי. ההמצאה הזו היא מסופון. זה מיכשור קצה טכנולוגי שמאפשר למוכרן לסרוק ובכך לעדכן במקום את המלאי המצוי במחשב.
איך מספון נייד עובד?
ודאי ראיתם המכשיר הזה בקופות בכל חנות שנכנסתם אליה. המוכר סורק את המוצר שאתם קונים, המכשיר עושה 'ביפ', והנה – המחשב קיבל עדכון שנמכר אייטם מסוים ויש להזמינו מהמחסן. בכל חנות יש מסד נתונים ממוחשב המחובר למחסן הראשי ובוא כל המלאי בחנות. ברגע שהמסופון הנייד צפצף, המחסן מקבל הזמנה לאייטם זהה לזה שנקנה כדי שלא יחסר בחנות. מסופון הוא מחשב קטן ועליו תוכנה שיש לה גישה למלאי הכללי של החנות. בשל כך, רכישת מסופון עבור החנות, צריכה להתלוות במסד נתונים פרטני וכמובן רמת אבטחה נאותה כדי שהמלאי והכמויות שבמחסן לא יזלגו לאנשים הלוטשים עיניים לעברו.
מסופון הוא כלי שגם מסייע לחנויות לבצע ספירת מלאי. בלחיצת כפתור פשוטה אפשר להוציא פלט מחשב ובו מס' הפריטים בחנות והמלאי שנשאר מהם במחסן. המסופון עובד באמצעות סריקת ברקודים והוא מוכר לכם מכל חנויות הקניונים, הרשתות והסופרמרקטים. ישנם שני סוגים של מסופונים: כאלו אלחוטיים – שאפשר להסתובב איתם בחנות עצמה ולסרוק את הברקודים ללא צורך להתקרב לקופה. אלו משמשים בדרך כלל את המוכרים שהולכים בחנות ושואלים אתכם 'אפשר לעזור?'. היום אפשר להפוך טלפון סלולארי למסופון נייד באמצעות תוכנה שהחברה קונה עבור אנשי המכירות שלה. וישנם גם מסופונים קבועים, מחשבים נייחים, שנמצאים בדרך כלל בעמדות הקופה ואלו המכשירים שמצפצפים כאשר לקוח קונה אייטם במעמד הקופה.
ספירות מלאי באמצעות מסופונים
לכל חנות יש מלאי. חלק ממנה נמצא פיזית בחנות וחלק ממנה במחסן. כמובן שתלוי באיזו חנות זו ומה היא מוכרת אבל אין כמעט חנות שאין מלאי – בין אם שלה באופן פרטי במחסן או בין אם מס' מחסנים של המוצרים שהיא מוכרת דרך ייבואנים.
כדי לשלוט במלאי הזה, יש צורך לעשות מדי כמה חודשים ספירת מלאי. ספירות מלאי נעשות בכל עסק שיש בו תנועה של סחורה / חומרי גלם. בעסקים של היום הספירה קלה יותר – וחל בה שינוי משמעותי בעשור האחרון, עם כניסת המסופונים, מכשירים אלחוטיים שבלחיצה אחת מסמנים למחסן שאייטם נמכר. בצורה כזו אפשר להוציא פלט מחשב פשוט – שמשווה בין מה שיש בחנות לבין מה שיש במחסן. בחלק מהעסקים, למרות שיש מערכות מידע, עדיין עושים גם ספירת מלאי ידנית על ידי עובדי קבלן, בדרך כלל תלמידי תיכון. הספירה נעשית בפיקוח רואה חשבון שבודק את ההכנסות וההוצאות והאם הן תואמות את כמות הסחורה שנמכרה לכאורה.
סיבות לספירות מלאי
לספירות מלאי יש שתי סיבות עיקריות. האחת – אימות המלאי. למרות שהמחשב 'לא טועה', חשוב לוודא שלא נעשו תרמיות ולא הועלמו דברים תחת הרדאר. למשל, גניבה, אובדן או בלאי לא מופיעים במחשב וחשוב להשוות בין המסחן למה שקורה בחנות בפועל. חשוב שזה יהיה רשום, מטעמי מס, ולכן זה בפיקוח של רו"ח. בנוסף, כל חברה מגישה הצהרת הון ולכן חשוב מאד להשוות את השווי בפועל, ערך הסחורה לאחר קיזוז בלאי וכולי, למה שמצהירים. לפעמים יש סחורה בכמות מסוימת, אבל היא איננה שווה את ערכה המוצהר עוד, בשל בלאי. רשויות הפיקוח מחייבות את כל העסקים מרמה מסוימת ומעלה לעשות ספירה אחת לכמה זמן ולדווח על כך.
לרוב ספירה כזו מתקיימת בסוף שנת מס, 31 לדצמבר. בדרך כלל באותו היום העסק יהיה סגור, ישכרו עובדי קבלן חד יומיים והם אלו שיספרו את המוצרים.