קייטרינג לחתונה

בחירת ספק קייטרינג

ערב החתונה הוא הערב, שבעיני רבים נחשב לערב המלוכה. הכול סובב סביב החתן והכלה, וכולם מגיעים לחלוק להם כבוד ולקחת חלק באירוע.
לכן, כיאה לערב מלוכתי, הכול צריך להיות מאורגן על הצד הטוב ביותר, וכמובן החשיבות הקולינרית היא בעדיפות עליונה.

שלב 1: הגדרת צרכים לאירוע

בעת איתור וחיפוש חברות מתאימות לאספקת שירותי קייטרינג יש לבצע עבודת הכנה ראשונית של תחקור והגדרת הצרכים לטובת האירוע.

השלבים הבאים יכינו מעין תיק לאספקת מידע בעת פנייה לחברות קייטרינג לחתונות, לשם קבלת הצעת מחיר יעילה וממוקדת.
ככל שתהיו יותר ממוקדים ותדעו מה אתם רוצים, כך יהיה קל יותר לענות על מבוקשכם. בצורה כזו תוכלו להוציא את המיטב מחברות קייטרינג לחתונה. המיקוד והידע המקדים מייעלים ומקלים על תהליך הבחירה של הספק המתאים, ולעתים מוזילים את עלויות הקייטרינג!

התיק הזה יוכל ללוות אתכם במשך כל התהליך של בחירת קייטרינג לחתונה. רכזו בו את כל הנתונים שייאספו, וכך תוכלו להשוות ביתר קלות בין כל חברות קייטרינג לחתונות שתיפגשו בדרך.

עברו על כל השלבים הבאים ורכזו את המידע שלהלן:

· סוג קייטרינג נדרש: יש להגדיר איזה סוג קייטרינג אתם רוצים – קייטרינג בשרי, קייטרינג חלבי, קייטרינג גורמה, אסאדו או פשוט קינוחים.
קחו בחשבון, שלא כל חברת קייטרינג לחתונות מספקת את כל השירותים הנ"ל!!!

· מידת כשרות: מה היא רמת הכשרות הנדרשת – קייטרינג כשר למהדרין , כשר, או לא כשר. כדאי לכם לבדוק אם את רמת הכשרות לה מצפים המוזמנים .בהכשר גלאט ומהדרין יש כאלו שיעדיפו הכשר של רב מסוים כגון מחפוד, או בד"ץ העדה החרדית, ולא יסתפקו בבד"ץ.
שימו לב, שנושא הכשרות עלול להיות בעייתי עבור רוב חברות הקייטרינג הבינוניות והקטנות, מכיוון שזה מאלץ אותן לעבור הכשרות מיוחדות, שעלותן לא מבוטלת.

· מה כמות המנות הנדרשת? בצעו הערכה ראשונית לגבי מספר המוזמנים. בכל אירוע, כדאי לאשר את הגעת המוזמנים מראש, כי הרי בסופו  של דבר משלמים לחברת קייטרינג לפי מספר המנות אשר סוכם בראש.

· חתונה, היא בדרך כלל אירוע רב משתתפים, ולא כל חברת קייטרינג יכולה לנהל אירוע בסדר גודל שכזה. משום שבדרך כלל חברות קייטרינג העורכות אירועים קטנים, וערוכות לכמות מנות של עד 50 - 60  מוזמנים, הן אכן יוכלו לבצע את האירוע, אך יאלצו להיעזר בקבלני משנה. האילוץ הזה עלול לייקר את עלות האירוע. עם זאת, לחברות קייטרינג לחתונה יש כבר מערך של ציוד ועובדים משלהם, כך שאין להן צורך לפנות לגורמים נוספים.

· מיקום האירוע – מומלץ לבחור חברת קייטרינג לחתונה מהאזור הגיאוגרפי, שבו יתקיים האירוע. חברת קייטרינג לחתונות מהאזור תוכל לתת הצעת מחיר זולה יותר מהצעת מחיר שתציע חברת קייטרינג מרוחקת, פשוט מכיוון שהתפעול עבורה פשוט יותר.

· לוגיסטיקה וציוד לאירוע – יש לדעת שחתונות, שמתבצעות במקומות לא מוסדרים, דורשות שינוע ולוגיסטיקה נוספים, כגון אספקת שולחנות, כסאות, גנרטור, ואף מקור מים סכו"ם וכו'. לפיכך חתונה בשטח תחייב חברה אשר בעלת ניסיון בשטח, אשר תוכל להתמודד עם קשיים צפויים.
הכינו מראש את רשימת הציוד הקיים במקום האירוע, כדי שחברת קייטרינג  תוכל להעריך מה חסר ולהציע לכם גם את החוסרים הנדרשים.

· שיטת הגשה רצוייה: התמחור של חברות קייטרינג לחתונה לא כולל את עלות מלצרים ושאר נותני שרות באירוע. החליטו על סוג ההגשה הרצוי – הגשה לשולחנות, בופה, או מלצרים מסתובבים.
שימו לב שבד"כ מוקצה מלצר אחד לשולחן או שניים בעת ההגשה.
לכל מלצר יש עלות נוספת לתקציב
בהגשה בסגנון בופה מומלץ יחס של עמדה אחת ל 70 אורחים
ישנם סוגים נוספים של שיטות ההגשה כגון אמריקן סרביס, שבו המנות מגיעות כמנת גורמה אישית,
או שיטת ההגשה המסורתית, שבה המנות מגיעות במגשים למרכז השולחן וכל אחד לוקח מנה כאוות נפשו,

· אלכוהול: ללא ספק מהווה חלק בלתי נפרד מכל חתונה!!! ותמיד עולה השאלה, האם כדאי  להיעזר בשירותי חברת קייטרינג או בר חיצוני או לספק את האלכוהול באופן עצמאי, במיוחד כשמדובר באלכוהול תוצרת חוץ, שעלותו גבוהה יחסית. כל חברות הקייטרינג לחתונה יכולות לספק יין ובירה מקומית, וכמובן שתייה קלה. בנוסף, קיימת האפשרות להיעזר בשירותי בר אקטיביים, אך הם מייקרים את האירוע. לרוב, המתחתנים מעדיפים לרכוש את האלכוהול באופן עצמאי, בין היתר כי חשוב לפנק את המוזמנים באלכוהול איכותי וטוב, שלא יגרום ליותר מידי כאבי ראש ביום למחרת...

אספו את כל הנתונים הנ"ל ורכזו אותם במסמך כתוב, אותו תוכלו להציג לחברות קייטרינג מתאימות, שתאתרו עבור החתונה שלכם.

שלב 2: איתור חברות קייטרינג

ברגע שעברתם את השלב הראשון של הגדרת שירותי הקייטרינג הנדרשים, אפשר להתחיל באיתור חברות קייטרינג המתאימות לחתונות.

· היכנסו לעמודים ולאתרי האינטרנט של החברות השונות וודאו שהן עונות על הצרכים אותם הגדרתם. היכנסו לגלריית התמונות שלהם ולתפריטים אותם הם מציגים באתר, השתמשו במידע העומד לרשותכם באתר וכן הפעילו את הרגש והדמיון לבחירת 3 חברות קייטרינג לחתונות, העונות על מעטפת הצרכים והשירותים אותה הגדרתם.

· במידה ולא מצאתם בסיווג חברות קייטרינג לחתונה חברה מתאימה לדרישותיכם,  להלן מספר מקורות נוספים לאיתור ספקים:

· חפשו "בגוגל" ביטויים רלוונטיים וממוקדים לפי אזור או שירותי הקייטרינג הנדרשים כגון: "חברות קייטרינג לחתונה", "חברות קייטרינג כשר לחתונה", "קייטרינג חלבי לחתונה", "קייטרינג בשטח לחתונה", וכדומה. ככול שתהיו יותר ממוקדים במילות החיפוש, כך תאתרו חברה מתאימה בקלות יתר.

· דפי זהב ו 144-  ניתן לפנות לדפי זהב, ול 144 לסיווג חברות קייטרינג לחתונה.

· התייעצו עם חברים ומכרים אשר ערכו לאחרונה אירוע דומה.

שלב 3: הצעת מחיר והשוואה בין ספקי קייטרינג לחתונה

· לאחר שאיתרתם מספר ספקים מתאימים, אנו ממליצים בשלב ראשון לשלוח להם מייל, המתאר את הנתונים אותם אספתם. שליחת דוא"ל תקל עליכם ותחסוך לכם זמן, כיוון שתוכלו להשתמש באותו הקובץ שוב ושוב. אם במקום זאת תבחרו לדבר עם החברות, תגלו שבכל שיחה תיאלצו לתאר את מבוקשכם עבור האירוע, ושכל שיחה כזו עשויה להימשך עד חצי שעה. לעומת זאת מידע מדויק, שיעבור אליהם במייל או בפקס יחסוך מכם את הצורך לפרט את פרטי האירוע בכל שיחה עם חברה אחרת.

· בפנייתכם השאירו פרטי קשר שלכם, ותנו לחברות לחזור אליכם. לשיחה שתערכו עמם יש חשיבות רבה, כיוון שהיא מהווה מגע ראשוני עם חברת הקייטרינג, שאחראית להצלחת האירוע שלכם. שימו לב אם נעים לכם לדבר עם בעלי החברה ועם מנהליה – חשובה הכימיה בין הספק לבין בעלי האירוע.

להלן מספר נושאים שכדאי להקדיש להם תשומת לב:

· האם החברה בעלת ניסיון  באירועים בסדר הגודל שאתם מבקשים.

· האם החברה עומדת ברמת הכשרות אותה אתם צריכים.

· יש לבקש תפריטים והצעת מחיר כתובה ולערוך השוואה בין החברות השונות גם ברמת השרותים הנלווים.

· יש לבדוק את רמת האוכל של החברות. לשם כך רצוי לבצע טעימות, ומומלץ מאוד לבצע אותן באירוע, שבו יוגש תפריט דומה לזה שבחרתם. כך תוכלו לתפוס שתי ציפורים במכה: גם תוכלו לבדוק את התפריט בזמן אמת, וגם תוכלו לראות איך מתנהל האירוע, רמת השירות הניתנת ודברים שרואים רק בזמן אמת.

· כדאי לבקש פירוט של הצוות שיועסק בשעת האירוע – מספר מלצרים, ברמנים, מגישים וכדומה, כי השירות לעתים חשוב לא פחות מרמת האוכל.

· יש לבדוק ולקבל המלצות על החברות.

· לא תמיד המחיר הוא זה שקובע ויש לשקלל את כל המרכיבים, כדי לראות מדוע חברת קייטרינג אחת יקרה מהשנייה.

· קייטרינג לחתונה זה "פרויקט". השירות וניהול הפרויקט חשובים ביותר באירוע.

· דרשו מחברת הקייטרינג אחוזי סטייה גבוהים על מספר המנות שאתם קובעים מראש (רזרבה). כך תוכלו לצמצם עלויות, במקרה שלא כל המוזמנים הגיעו.

· עיברו על רשימת המוזמנים ובדקו את חתך האוכלוסייה. במידה וקיים מספר מצומצם של מוזמנים חרדים, יהיה מיותר להזמין את כל המנות לאירוע גלאט כשר (מייקר מאוד את עלות המנה), וניתן יהיה להזמין רק מספר מדוייק של מנות לטובת מוזמנים אלו.

· בחרו חברת קייטרינג שנעים לעבוד מול בעליה / מנהל האירוע אשר עומד מולכם.

לאחר שעשיתם את כל הצעדים הללו, יש לשקלל את התוצאות ולבחור את החברה המתאימה ביותר.
אל תמהרו לבחור את החברה הזולה יותר רק בגלל המחיר לפעמים הזול עולה ביוקר